Contextanalyse

Tags: Contextanalyse, Contextfactoren, Interne factoren, Externe factoren, Thema’s

Beschrijving

Met de contextanalyse legt u interne en externe factoren vast die van invloed zijn op het functioneren en de richting van uw organisatie. U groepeert deze factoren binnen thema’s, zodat de context van de organisatie overzichtelijk en samenhangend wordt beschreven.

U kunt factoren onderbouwen met bestanden en koppelen aan risico’s en beheersmaatregelen, doelstellingen en stakeholders. Hiermee maakt u zichtbaar hoe ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie doorwerken in andere onderdelen van het managementsysteem.

In dit artikel leest u hoe u thema’s en factoren toevoegt, wijzigt en verwijdert. Ook leest u hoe u een factor onderbouwt, koppelt aan andere onderdelen en als concept opslaat of publiceert.

Thema’s toevoegen en onderhouden

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Context beheren

Met thema’s brengt u structuur aan binnen de contextanalyse. Binnen ieder thema groepeert u factoren die inhoudelijk met elkaar samenhangen.

Een thema bestaat uit een naam en een omschrijving. Nadat u het thema heeft opgeslagen, kunt u hier interne en externe factoren aan koppelen.

Thema toevoegen

Stappen:

Ga naar Contextanalyse > Beheren > Thema’s.

Klik op Thema toevoegen.

Vul de naam van het thema in.

Voeg een omschrijving toe.

Klik op Opslaan om het thema beschikbaar te maken.

Thema wijzigen

U kunt de naam of omschrijving van een bestaand thema aanpassen.

Stappen:

Ga naar Contextanalyse > Beheren > Thema’s.

Klik op het thema dat u wilt wijzigen.

Klik op Wijzigen.

Wijzig de naam en/of omschrijving.

Klik op Opslaan.

U kunt een thema ook vanuit het factorenoverzicht wijzigen door op het potloodpictogram achter de naam van het thema te klikken.

Thema verwijderen

Een thema kan alleen worden verwijderd wanneer hier geen factoren meer aan zijn gekoppeld.

Stappen:

Ga naar Contextanalyse > Beheren > Thema’s.

Selecteer het thema dat u wilt verwijderen.

Klik bovenaan het overzicht op Verwijderen.

Let op:

Wanneer een thema nog één of meerdere factoren bevat, wordt de verwijderoptie niet weergegeven. Verwijder of verplaats eerst de gekoppelde factoren.

Interne en externe factoren vastleggen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Context beheren

Een factor beschrijft een concrete interne of externe omstandigheid die relevant is voor de organisatie. U legt per factor vast op welke omgeving deze betrekking heeft en binnen welk thema de factor valt.

U kunt een factor onderbouwen met bestanden. Daarnaast kunt u koppelingen toevoegen naar risico’s en beheersmaatregelen, doelstellingen en stakeholders. Zo wordt zichtbaar welke onderdelen van het managementsysteem samenhangen met de vastgelegde context.

Factor toevoegen

Stappen:

Ga naar Contextanalyse > Beheren > Context.

Klik op Factor toevoegen.

Kies of de factor betrekking heeft op de interne of externe omgeving.

Vul de naam en omschrijving van de factor in.

Selecteer een bestaand thema of voeg een nieuw thema toe.

Voeg eventueel een label toe om de factor verder te duiden.

Klik op Volgende.

Voeg eventueel bestanden toe ter onderbouwing.

Klik op Volgende.

Voeg eventueel koppelingen toe naar risico’s en beheersmaatregelen, doelstellingen of stakeholders.

Klik op Volgende.

Klik op Opslaan als concept om de factor later aan te vullen of op Publiceren om de factor beschikbaar te maken.

U kunt een factor ook direct binnen een bestaand thema toevoegen. Klik hiervoor in het factorenoverzicht bij het gewenste thema op Factor toevoegen. Het thema wordt dan direct aan de nieuwe factor gekoppeld.

Factor als concept opslaan of publiceren

Sla een factor als concept op wanneer de gegevens, bestanden of koppelingen nog niet volledig zijn. De factor kan dan later verder worden aangevuld.

Publiceer de factor wanneer deze beschikbaar mag worden gemaakt voor gebruikers met toegang tot de contextanalyse.

Factoren wijzigen en actualiseren

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Context beheren

U kunt een bestaande factor wijzigen wanneer de beschreven omstandigheid verandert of wanneer aanvullende informatie beschikbaar komt.

Bij het wijzigen kunt u ook:

De omgeving aanpassen van intern naar extern of andersom.

De naam en omschrijving aanpassen.

Het gekoppelde thema wijzigen.

Bestanden toevoegen of aanpassen.

Koppelingen naar andere systeemonderdelen toevoegen of aanpassen.

Stappen:

Ga naar Contextanalyse > Beheren > Context.

Klik op het potloodpictogram bij de factor die u wilt wijzigen.

Wijzig de gewenste gegevens in het zijpaneel.

Klik op Opslaan.

Factoren verwijderen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Context beheren

Verwijder een factor wanneer deze niet meer binnen de contextanalyse hoeft te worden vastgelegd.

Stappen:

Ga naar Contextanalyse > Beheren > Context.

Klik op het prullenbakpictogram bij de factor die u wilt verwijderen.

Klik op Verwijderen om de factor definitief te verwijderen.

Tips & Best Practices

Gebruik thema’s om factoren met een vergelijkbaar onderwerp bij elkaar te plaatsen, zodat gebruikers de interne en externe context eenvoudiger kunnen overzien.

Voeg een bestand aan een factor toe wanneer een document of rapport de beschreven omstandigheid inhoudelijk onderbouwt.

Koppel een factor aan risico’s, beheersmaatregelen, doelstellingen of stakeholders wanneer u de samenhang met deze onderdelen zichtbaar wilt maken.

Sla een factor als concept op wanneer de omschrijving, onderbouwing of koppelingen nog moeten worden aangevuld.

Pas de omgeving van een factor aan wanneer een eerder als intern vastgelegde factor bij nader inzien extern is, of andersom.

Veelgestelde vragen

Kan ik een factor direct aan een bestaand thema toevoegen?
Ja. Klik in het factorenoverzicht bij het gewenste thema op Factor toevoegen. Het thema wordt direct aan de nieuwe factor gekoppeld.

Kan ik een factor verplaatsen van intern naar extern?
Ja. Open de factor om deze te wijzigen en pas de omgeving aan van intern naar extern of andersom.

Wat is het verschil tussen bestanden en koppelingen bij een factor?
Bestanden gebruikt u om documenten aan een factor toe te voegen. Met koppelingen legt u een relatie naar andere systeemonderdelen, zoals risico’s, doelstellingen of stakeholders.

Kan ik bestanden en koppelingen later toevoegen?
Ja. Open de bestaande factor en voeg de gewenste bestanden of koppelingen toe.

Waarom kan ik een thema niet verwijderen?
Een thema kan alleen worden verwijderd wanneer hier geen factoren meer aan zijn gekoppeld.

Gerelateerde artikelen

Interne en externe contextfactoren bekijken

Risico’s vastleggen en actueel houden

Stakeholders vastleggen, actueel houden en beschikbaar stellen

Doelstellingen vastleggen en opvolgen

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het vastleggen of beheren van interne en externe factoren? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.