Permissies.

Hoe werken permissies in eQuse

Administrator account

Een Administrator account is de hoogste vorm van permissies. Een Administrator heeft te allen tijde toegang tot alle functionaliteiten en gegevens binnen het systeem. Deze brede toegang biedt een krachtig instrument om het KMS te beheren en te onderhouden, maar het brengt ook potentiële veiligheidsrisico's met zich mee.

Overwegingen bij het toewijzen van administrator permissies

Er kunnen meerdere Administrator accounts bestaan binnen het Kwaliteitsmanagement Systeem (KMS). Het is echter van het grootste belang om goed na te denken voordat je een medewerker Administrator permissies toewijst. Hoewel deze permissies noodzakelijk kunnen zijn voor sommige beheertaken, kunnen ze tevens een risico vormen voor de beveiliging en integriteit van je KMS. Hier zijn enkele overwegingen:

1. Veiligheidsrisico's: Met grote macht komt grote verantwoordelijkheid. Een Administrator heeft de capaciteit om gegevens te wijzigen, verwijderen of toegang te verlenen tot gevoelige informatie. Daarom moet je ervoor zorgen dat de persoon die deze rol op zich neemt, volledig betrouwbaar is en de benodigde kennis en training heeft om verstandig met deze permissies om te gaan.
2. Noodzaak voor de rol: Niet elke medewerker heeft Administrator permissies nodig om hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. Het is raadzaam om deze permissies alleen toe te kennen aan personen die specifieke taken of verantwoordelijkheden hebben die dit niveau van toegang vereisen. Het minimaliseren van het aantal medewerkers met Administrator permissies helpt om de veiligheidsrisico's te beperken.

Beperkingen van administrator accounts

Ondanks de brede toegang tot het KMS hebben Administrator accounts ook beperkingen. Een belangrijke beperking is dat Administrators geen toegang hebben tot specifiek toegewezen taken.

Administrator permissies toewijzen

Het toewijzen van Administrator permissies kan worden uitgevoerd via het tabblad “Medewerkers” in de "Beheren" omgeving van de module "Medewerkers". Hier zijn de stappen om Administrator permissies toe te wijzen:

1. Nieuwe medewerker: Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker kun je Administrator permissies toewijzen door de optie “Medewerker is Administrator” te selecteren tijdens het invoeren van de medewerkergegevens.
2. Bestaande medewerker wijzigen: Als een bestaande medewerker Administrator permissies moet krijgen, kun je deze wijziging doorvoeren door de medewerker te wijzigen en de optie “Medewerker is Administrator” te selecteren tijdens het wijzigen van de medewerkergegevens.
   

Houd er rekening mee dat bij het toewijzen van Administrator permissies de mogelijkheid om permissies direct aan de medewerkers toe te wijzen (zie hoofdstuk "Medewerkers") vervalt. Het is echter nog steeds mogelijk om permissiegroepen aan de medewerker toe te wijzen. Permissies die op deze manier voor de medewerker van toepassing zijn zullen echter geen invloed meer hebben. Deze toewijzingen van permissiegroepen zijn nog steeds nuttig in situaties waarin specifieke zaken aan een medewerkersgroep worden toegewezen binnen het KMS.

Een medewerker met Administrator permissies is eenvoudig te herkennen aan het "Administrator" label dat achter de naam van de medewerker zichtbaar is in het overzicht van medewerkers.

Het is van cruciaal belang om de rol van Administrator zorgvuldig te beheren en ervoor te zorgen dat deze permissies alleen worden verleend wanneer dit absoluut noodzakelijk is. Het doordacht toewijzen van deze permissies helpt bij het handhaven van een veilige en georganiseerd KMS.

Permissiegroepen

Permissiegroepen vormen de op één na hoogste vorm van permissies binnen jouw Kwaliteitsmanagement Systeem (KMS). Ze zijn een krachtig hulpmiddel om een set van permissies efficiënt toe te passen op meerdere medewerkers, waardoor het beheren van permissies overzichtelijk en effectief wordt.

Voordelen van permissiegroepen

Het gebruik van permissiegroepen biedt verschillende voordelen:

1. Efficiëntie: In plaats van individuele permissies handmatig toe te wijzen aan elke medewerker, kun je permissies op een groep medewerkers toepassen. Dit bespaart tijd en minimaliseert fouten.
2. Overzichtelijkheid: Permissiegroepen maken het beheer van permissies gestructureerd en overzichtelijk. Je kunt groepen aanmaken die logisch georganiseerd zijn op basis van functies, afdelingen of andere relevante criteria.
3. Stapelbaarheid: Permissiegroepen zijn stapelbaar, wat betekent dat je op medewerkers meerdere permissiegroepen kunt toepassen. De toegewezen permissies binnen elke groep worden als het ware bij elkaar opgeteld.

Werken met permissiegroepen

Bij het werken met permissiegroepen is het belangrijk om de volgende principes te begrijpen:

• Cumulatieve toewijzing: Een permissie is voor een medewerker van toepassing zodra deze minimaal via één permissiegroep is toegewezen. Als meerdere groepen permissies aan een medewerker toekennen, worden deze gecombineerd, waardoor de medewerker alle permissies ontvangt die binnen die groepen zijn gespecificeerd.
• Nauwkeurigheid: Zorg ervoor dat permissiegroepen nauwkeurig zijn samengesteld om ervoor te zorgen dat medewerkers de juiste permissies ontvangen. Het is belangrijk om regelmatig de samenstelling van groepen te herzien en bij te werken als dat nodig is.

Toepassingen van permissiegroepen

Permissiegroepen kunnen op verschillende manieren worden toegepast binnen je KMS:

1. Functies en rollen: Je kunt permissiegroepen creëren op basis van specifieke functies of rollen binnen je organisatie. Dit maakt het eenvoudig om de juiste set van permissies toe te wijzen aan medewerkers met vergelijkbare taken.
2. Afdelingen: Als je KMS meerdere afdelingen ondersteunt, kun je permissiegroepen gebruiken om afdelingsgebonden permissies te beheren. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat alleen relevante afdelingen toegang hebben tot specifieke gegevens en functies.
3. Projectteams: Voor tijdelijke projecten of samenwerkingsverbanden kun je permissiegroepen instellen om snel de benodigde permissies aan teamleden toe te wijzen. Na afronding van het project kunnen de groepen eenvoudig worden aangepast.

Het begrip en effectieve toepassing van permissiegroepen zal het beheer van permissies binnen je KMS aanzienlijk vereenvoudigen en optimaliseren. Zorg ervoor dat je permissiegroepen strategisch inzet en regelmatig controleert om ervoor te zorgen dat ze altijd in lijn zijn met de behoeften van je organisatie.

Medewerkers

Medewerkers vormen de derde vorm van permissies binnen jouw Kwaliteitsmanagement Systeem (KMS). Permissies kunnen direct aan individuele medewerkers worden toegewezen of ontnomen, en deze gaan boven de permissies die via een permissiegroep aan een medewerker zijn toegewezen. Dit biedt de flexibiliteit om uitzonderingen te maken op de permissies die via permissiegroepen zijn vastgesteld.

Praktisch voorbeeld van uitzonderingen

Stel je voor dat je een kwaliteitsmanager hebt, Sarah genaamd, die normaal gesproken volledige toegang heeft tot alle documenten en rapporten binnen het KMS. Haar standaardpermissies worden geregeld via de permissiegroep "Kwaliteitsmanagers."

Nu is er een specifieke situatie waarin Sarah tijdelijk beperkte toegang moet hebben tot bepaalde gegevens vanwege gevoelige bedrijfsontwikkelingen. In dit geval kun je een uitzondering maken door Sarah persoonlijk in te stellen met aangepaste permissies.

1. Tijdelijke beperking: Je kunt Sarah's toegang tot specifieke gegevens beperken door haar permissies voor die specifieke gegevensbron of module te ontnemen. Hiermee wordt voorkomen dat ze de informatie kan bekijken of wijzigen tijdens de periode van gevoeligheid.
2. Beheer van uitzondering: Gedurende deze tijdelijke periode kan je de permissies van Sarah aanpassen aan de nieuwe vereisten. Hierdoor behoudt ze nog steeds haar volledige toegang tot andere delen van het KMS, terwijl de uitzondering van kracht is.
3. Terugkeer naar standaard: Zodra de gevoelige periode voorbij is, kun je de uitzonderingspermissies van Sarah eenvoudig terugzetten naar de standaard permissies die gelden voor haar rol als kwaliteitsmanager.

Het belang van uitzonderingen

Hoewel permissiegroepen doorgaans de voorkeursmethode zijn voor het toewijzen van permissies vanwege hun efficiëntie en overzichtelijkheid, bieden individuele medewerker-permissies de mogelijkheid om uitzonderingen te maken wanneer dat nodig is. Dit kan van cruciaal belang zijn in situaties waarin tijdelijke wijzigingen of beperkingen voor specifieke medewerkers vereist zijn.

Het beheer van permissies via medewerkers en permissiegroepen moet zorgvuldig worden uitgevoerd om de veiligheid en efficiëntie van je KMS te waarborgen. Door beide methoden strategisch te benutten, kun je een gebalanceerd en effectief permissiebeheer creëren dat voldoet aan de unieke behoeften van jouw organisatie.

Item specifieke permissies

Item specifieke permissies vertegenwoordigen de vierde en meest gedetailleerde vorm van permissies binnen jouw Kwaliteitsmanagement Systeem (KMS). Met deze methode kun je specifieke items, zoals bestandsmappen, activiteiten, onderhoud en indicatoren beveiligen op een manier die afwijkt van de algemeen toegewezen permissies. Hiermee creëer je uitzonderingen op de standaardpermissies, waardoor je nauwkeurige controle hebt over wie toegang heeft tot bepaalde informatie.

Het belang van item specifieke permissies

Item specifieke permissies zijn van groot belang om de toegang tot gevoelige of vertrouwelijke informatie binnen je KMS strikt te reguleren. Ze bieden de mogelijkheid om:

• Uitzonderingen te maken: In situaties waarin bepaalde items, zoals bestandsmappen met vertrouwelijke documenten, niet voor alle medewerkers toegankelijk moeten zijn, kun je item specifieke permissies gebruiken om de toegang tot deze items te beperken tot een selecte groep medewerkers of permissiegroepen.
• Algemene permissies te overschrijven: Item specifieke permissies hebben voorrang boven permissies die via medewerkers of permissiegroepen op algemeen niveau zijn toegewezen. Hierdoor kun je gedetailleerd bepalen wie toegang heeft tot specifieke items, zelfs als dit afwijkt van de algemene permissies.

Praktisch voorbeeld

Stel je voor dat je een bestandsmap hebt met gevoelige functioneringsgespreksverslagen van medewerkers. Op basis van de algemene permissies hebben alle medewerkers toegang tot deze bestandsmap om documenten in te zien en bij te werken.

Echter, vanwege de gevoeligheid van deze verslagen is het wenselijk om de toegang tot deze bestandsmap te beperken tot alleen de HR-afdeling en de betreffende medewerkers.

1. Item specifieke permissies instellen: Je kunt item specifieke permissies op de betreffende bestandsmap configureren, waarbij je expliciet de HR-afdeling en de specifieke medewerkers aangeeft die toegang moeten hebben.
2. Beperkte toegang: Na het instellen van deze permissies kunnen alleen de aangewezen medewerkers en de HR-afdeling deze bestandsmap en de inhoud ervan zien en bewerken. Alle andere medewerkers hebben geen toegang tot deze specifieke items.

Het instellen van item specifieke permissies biedt je de precisie en controle om de beveiliging van gevoelige informatie te waarborgen, zelfs in situaties waarin algemene permissies niet voldoende zijn.

Houd er rekening mee dat Administrators altijd toegang hebben, zoals beschreven in het hoofdstuk "Administrator Account."