Standaard checklists toevoegen en gebruiken vanuit de marktplaats
Standaard checklists toevoegen en gebruiken vanuit de marktplaats
Tags: Marktplaats, Checklists, Normenkaders, Implementatie, Overzicht
Beschrijving
Binnen eQuse kunt u via de marktplaats standaard checklists toevoegen aan uw omgeving. Deze checklists zijn gebaseerd op erkende normenkaders en branche-eisen en helpen u om gestructureerd te werken aan implementatie, toetsing en borging.
Met een checklist brengt u inzichtelijk in hoeverre uw organisatie voldoet aan gestelde eisen. U kunt per eis de implementatiestatus bijhouden en directe koppelingen maken naar relevante documenten, formulieren of andere onderdelen binnen eQuse.
Het gebruik van standaard checklists biedt u:
- Directe aansluiting op erkende normenkaders
- Inzicht in voortgang en implementatiestatus
- Centrale vastlegging van bewijslast
- Efficiëntere voorbereiding op audits en toetsingen
- Samenhang tussen eisen en uw bestaande processen
Wat zijn standaard checklists?
Een standaard checklist is een vooraf ingerichte set van eisen gebaseerd op een specifieke norm of branchekader.
Een checklist bevat:
- Een overzicht van eisen
- Beoordeelbare eisen waarbij u de implementatiestatus kunt vastleggen
- Mogelijkheid tot het toevoegen van een toelichting
- Koppelingen naar relevante onderdelen binnen eQuse
U hoeft de structuur dus niet zelf op te bouwen — u start direct met een inhoudelijk kader.
Welke checklists zijn beschikbaar?
Via de marktplaats zijn onder andere checklists beschikbaar voor:
- ISO 9001
- ISO 27001
- HKZ Openbare Apotheken
- Kwaliteitskader Cosmetische zorg
- HKZ Kleine Organisaties
- Toetsingskader IGJ Particuliere Klinieken
- NEN 7510
- ZKN
- HaZo24
Het aanbod in de marktplaats kan worden uitgebreid en kan per omgeving verschillen. Het is mogelijk dat niet alle checklists standaard beschikbaar zijn.
Wilt u gebruikmaken van een checklist die niet in de marktplaats wordt weergegeven? Neem dan contact op met onze supportafdeling via support@equse.nl. Wij informeren u graag over de mogelijkheden.
Waarvoor gebruikt u een checklist?
U gebruikt een checklist om:
- Inzicht te krijgen in de mate van implementatie van een norm
- Hiaten te signaleren
- Acties en verbetermaatregelen te onderbouwen
- Bewijslast centraal vast te leggen
- Voorbereid te zijn op interne en externe audits
Per eis kunt u aangeven wat de status is, bijvoorbeeld:
- Niet van toepassing
- Begonnen, maar geen inrichting
- Start gemaakt, maar in organisatie niet bekend
- Gestart en aantoonbaar aanwezig
- Geïmplementeerd en toetsbaar
- Getoetste implementatie
Daarnaast kunt u direct verwijzen naar:
- Documenten
- Risico’s
- Verbetermaatregelen
- Incidenten
- Beleidsstukken
Zo ontstaat er een directe koppeling tussen norm en praktijk.
Checklist toevoegen via de marktplaats
Beschikbaar voor:
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Alle gebruikers (met de juiste permissies)
Toepasselijke permissies:
- Checklists activeren in marktplaats
Wanneer u een checklist toevoegt vanuit de marktplaats, wordt deze direct geactiveerd binnen uw omgeving. U hoeft hiervoor geen aparte activatiestap uit te voeren.
Na toevoeging kunt u:
- De checklist openen
- Direct starten met het bijhouden van de implementatiestatus
Stappen
- Ga naar Checklists > Beheren > Marktplaats.
- Klik bij de gewenste checklist op Activeren.
- De checklist wordt direct actief binnen uw omgeving.
Checklist gebruiken
Beschikbaar voor:
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Alle gebruikers (met de juiste permissies)
Toepasselijke permissies:
- Checklists bekijken (werken)
- Checklists uitvoeren
Bij beoordeelbare eisen kunt u:
- De implementatiestatus vastleggen
- Toelichting toevoegen
- Bewijslast koppelen
- Verwijzingen leggen naar relevante onderdelen binnen eQuse
Hierdoor wordt de checklist een actief sturingsinstrument in plaats van een statisch document.
Stappen
- Open de checklist via Checklists > Werken > Checklists.
- Klik de checklist die u wilt gebruiken aan.
- Doorloop de eisen.
- Leg per beoordeelbare eis de implementatiestatus vast door op het potlood te klikken bij Implementatiestatus.
- Voeg de toelichting toe en koppel relevante onderdelen binnen eQuse.
Tips & Best Practices
- Gebruik koppelingen naar documenten en verbetermaatregelen als bewijslast.
- Zet de checklist in als stuurinstrument tijdens managementoverleggen.
- Gebruik de checklist actief bij audits.
- Combineer meerdere checklists wanneer u aan meerdere normenkaders voldoet.
Veelgestelde vragen
Vraag: Kan ik een standaard checklist aanpassen?
Antwoord: Nee, u kunt een standaard checklist niet aanpassen..
Vraag: Kan ik meerdere checklists naast elkaar gebruiken?
Antwoord: Ja, u kunt meerdere normenkaders tegelijk activeren en beheren.
Vraag: Is een checklist verplicht?
Antwoord: Nee, het gebruik is ondersteunend, maar biedt sterke ondersteuning bij implementatie en toetsing.
Vraag: Kan ik checklist eisen aan andere items koppelen?
Antwoord: Ja, bij de implementatie van een eis kunt u links toevoegen naar andere onderdelen binnen het systeem, zoals documenten, processen of andere relevante items. Zo kunt u laten zien hoe de eis binnen uw organisatie is geïmplementeerd en waar aanvullende informatie te vinden is.
Vraag: Kan ik een checklist deactiveren?
Antwoord: Ja, een checklist kan worden gedeactiveerd. Wanneer een checklist wordt gedeactiveerd, is deze niet langer beschikbaar voor gebruikers om uit te voeren. De checklist blijft wel zichtbaar in het beheer en kan indien nodig later weer worden geactiveerd.
Vraag: Kan ik de implementatie van een eis verwijderen?
Antwoord: Nee, de implementatie van een eis kan niet afzonderlijk worden verwijderd. U kunt de implementatie wel aanpassen door de status, toelichting of gekoppelde informatie te wijzigen en opnieuw op te slaan. Hiermee wordt de bestaande implementatie bijgewerkt.
Hulp nodig?
Wilt u advies over welke checklist het beste aansluit bij uw organisatie of hoe u deze optimaal inzet? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.