Hoe kan ik gegevens in documenten automatisch vervangen?
Gegevens in documenten automatisch vervangen
Tijdelijke aanduidingen (zogenaamde placeholders) zijn aanduidingen die in een document kunnen worden ingevoegd en automatisch worden vervangen door specifieke gegevens bij het weergeven of downloaden van het document. Dit stelt u in staat om dynamische informatie zoals bedrijfsgegevens en revisiegegevens in documenten op te nemen zonder deze handmatig te hoeven bijwerken.
Het gebruik van placeholders bespaart tijd doordat u documenten kunt genereren zonder handmatig alle relevante informatie in te voeren.
Omdat placeholders automatisch worden vervangen, minimaliseert dit de kans op menselijke fouten bij het invoeren van gegevens. Het waarborgt nauwkeurige en up-to-date informatie in elk document.
Placeholders kunnen ook eenvoudig worden opgenomen in sjablonen, waardoor een consistente en professionele uitstraling van documenten wordt gegarandeerd. Het maakt het ook gemakkelijk om dezelfde sjablonen te gebruiken voor verschillende documenten, waarbij alleen de specifieke gegevens worden aangepast.
Onderstaande tabellen geven een overzicht van de beschikbare placeholders en de gegevens waarmee de placeholders automatisch worden vervangen.
Bedrijfsgegevens
| Placeholder | Gegevens |
|---|---|
| $EQUSE_COMPANYNAME$ | Bedrijfsnaam |
| $EQUSE_ADDRESS$ | Adres |
| $EQUSE_ZIPCODE$ | Postcode |
| $EQUSE_CITY$ | Plaats |
| $EQUSE_AGB$ | AGB |
| $EQUSE_PHONE$ | Telefoonnummer |
| $EQUSE_FAX$ | Fax |
| $EQUSE_CONTACT$ | Contactpersoon |
| $EQUSE_EMAIL$ | E-mailadres |
| $EQUSE_POSTBOX$ | Postadres postbus |
| $EQUSE_ZIPCODEPOSTBOX$ | Postadres postcode |
| $EQUSE_CITYPOSTBOX$ | Postadres plaats |
| $EQUSE_COMPANYLOGO$ | Logo |
| $EQUSE_GROUPLOGO$ | Groepslogo |
Revisiegegevens (algemeen)
| Placeholder | Gegevens |
|---|---|
| $EQUSE_DOCUMENTNAME$ | Documentnaam |
| $EQUSE_REVISIONVERSION$ | Versienummer |
| $EQUSE_PUBLISHDATE$ | Uitgiftedatum |
Revisiegegevens (laatste revisie)
Deze placeholders geven de namen van de medewerkers die de laatste revisie hebben uitgevoerd. Bij de uitgebreidere workflows (met 3 of 4 stappen) bestaat de mogelijkheid om stappen over te slaan. Bij de betreffende placeholder zal in dat geval een '-' worden weergeven.
| Placeholder | Gegevens |
|---|---|
| $EQUSE_REVISIONDECIDEDBY$ | De medewerker die de revisiebeslissing genomen heeft |
| $EQUSE_REVISIONBY$ | De medewerker die de revisie aangeleverd heeft |
| $EQUSE_REVISIONAPPROVEDBY$ | De medewerker die de revisie goedgekeurd heeft |
| $EQUSE_REVISIONPUBLISHEDBY$ | De medewerker die de revisie gepubliceerd heeft |
Het systeem bepaalt de laatste revisie als volgt:
- Eerste versie document en nog geen revisie uitgevoerd waar geen nieuwe versie uit is ontstaan (revisie niet nodig):
geen revisiegegevens beschikbaar - Revisie uitgevoerd waar geen nieuwe versie uit is ontstaan (revisie niet nodig):
gegevens van deze revisie - Niet de eerste versie en nog geen revisie uitgevoerd waar geen nieuwe versie uit is ontstaan (revisie niet nodig):
gegevens van de revisie waarin deze versie is ontstaan
Revisiegegevens (geplande revisie)
Deze placeholders geven voor de huidige versie van het document, de namen van de medewerkers welke gekozen zijn tijdens het plannen van de workflow. Dit zijn dus de geplande namen en niet de definitieve namen zoals bij de andere placeholders.
De gegevens worden gehaald uit de laatst geplande niet afgeronde workflow. Indien er een nieuwere versie is dan het huidige bekeken document dan wordt de laatst doorlopen revisieplanning op dit document gebruikt (ook al is deze dus afgerond).
| Placeholder | Gegevens |
|---|---|
| $EQUSE_PLANNEDREVISIONDECIDEDBY$ | De medewerkers welke zijn toegewezen om de revisiebeslissing te nemen. |
| $EQUSE_PLANNEDREVISIONBY$ | De medewerkers welke zijn toegewezen om de revisie daadwerkelijk uit te voeren. |
| $EQUSE_PLANNEDREVISIONAPPROVEDBY$ | De medewerkers welke zijn toegewezen om het revisievoorstel goed te te keuren.* |
| $EQUSE_PLANNEDREVISIONPUBLISHEDBY$ | De medewerkers welke zijn toegewezen om de revisie te publiceren. |
| $EQUSE_PLANNEDREVISIONDATE$ | Datum waarop de revisie uitgevoerd dient te zijn (workflow afronden voor). |
*Bij een eenvoudige revisie zullen de gekozen namen bij alle placeholders worden weergegeven. Indien er is gekozen voor de workflow met 3 stappen (zonder goedkeuring) dan zal bij deze placeholder een '-' worden weergeven.