Activiteitopdrachten

Vestiging, Hoofdkantoor

Een overzicht van activiteitopdrachten bekijken

U kunt het overzicht van activiteitopdrachten bekijken via Activiteiten > Werken > Opdrachten.

Met de optie snel filteren kunt u het overzicht filteren op openstaande, verlopen, uitgevoerde of alle activiteitopdrachten. De status van een activiteitopdracht wordt aan de hand van verschillende kleuren weergegeven (bijvoorbeeld groen voor uitgevoerd).

Een activiteitopdracht bekijken

U kunt een activiteitopdracht bekijken via Activiteiten > Werken > Opdrachten. Klik in het overzicht met activiteitopdrachten op de activiteitenopdracht waarover u meer informatie wilt bekijken.

In het zijpaneel kunt u naast de algemene informatie en gekoppelde bestanden, links en planning ook de opdracht afhandeling (uitvoering) zien.

Een activiteitopdracht uitvoeren

Ga naar Activiteiten > Werken > Opdrachten en klik in het overzicht met openstaande activiteitopdrachten, bij de activiteitenopdracht die u uit wilt voeren, op de knop uitvoeren.

Door de activiteitenopdracht uit te voeren zal een nieuwe activiteit worden aangemaakt (u kunt deze niet aanpassen). Afhankelijk van de instellingen bij de activiteitenopdracht door de opdrachtgever, heeft u de mogelijkheid om zelf een planning vorm te geven (bij een opdracht met een vaste planning is de planning reeds bepaalt door de opdrachtgever en kunt u alleen de verantwoordelijke medewerkers toewijzen bij de planmomenten).

De activiteit zal pas zichtbaar worden in uw systeem als u deze in de laatste stap heeft gepubliceerd. Dit kunt u doen door de optie item direct publiceren te activeren en daarna op de knop publiceren te klikken.

De activiteitopdracht is hiermee uitgevoerd (u kunt de opdracht terugvinden via het snelfilter ‘uitgevoerd’ of ‘alle’) en de activiteit is nu toegevoegd aan het overzicht in de module Activiteiten.

Een activiteitopdracht als niet van toepassing markeren

Afhankelijk van de instellingen bij de activiteitopdracht door de opdrachtgever, kan een activiteitopdracht door u als niet van toepassing gemarkeerd worden. Wanneer dit het geval is dan kunt u dit doen door direct onder de knop uitvoeren op de link markeer als n.v.t. te klikken en uw k euze te bevestigen.

De activiteitopdracht is hiermee uitgevoerd (u kunt de opdracht terugvinden via het snelfilter ‘uitgevoerd’ of ‘alle’).

Bij een activiteitopdracht de niet van toepassing markering verwijderen

Wanneer u een activiteitenopdracht wilt uitvoeren die u eerder als niet van toepassing heeft gemarkeerd, dan heeft u de mogelijkheid deze markering te verwijderen zodat u deze (alsnog) kunt uitvoeren. Klik hiervoor direct onder de knop n.v.t. op de link markering verwijderen en bevestig uw keuze.

De activiteitenopdracht kan nu door u worden uitgevoerd (u kunt de opdracht terugvinden via het snelfilter ‘openstaand’ of ‘verlopen’ en ‘alle’).

Bij activiteiten de opdrachtafhandeling bekijken

Klik in het overzicht van activiteitopdrachten op de opdracht waarvoor u de opdrachtafhandeling (uitvoering) wilt bekijken. Klik vervolgens onderaan in het zijpaneel, bij opdrachtafhandeling, op het pijltje om de afhandeling te bekijken.

Hoofdkantoor

Wat betekent afhandelwijze automatisch?

Activiteitopdrachten met een vaste planning die niet als niet van toepassing gemarkeerd kunnen worden, zullen door het systeem automatisch voor u uitgevoerd worden (het is niet mogelijk zelf een planning vorm te geven).

Wanneer een activiteitenopdracht automatisch is uitgevoerd dan zal dit worden weergegeven door middel van het woord automatisch direct onder de status.

Een activiteitopdracht toevoegen

Volg onderstaande stappen om een nieuwe activiteitopdracht toe te voegen.

Stappen

Ga naar Activiteiten > Beheren > Opdrachten en klik op de knop activiteitopdracht toevoegen (1) om het venster met stappen voor het toevoegen van een nieuwe activiteitopdracht te openen.

Vul een naam in voor de activiteit (en optioneel een omschrijving en een label) en selecteer wie de planning bepaalt (hoofdkantoor of vestiging) (2).

In beide gevallen kan eventueel nog een tekst worden ingevoerd om de vestiging te sturen in de planning.

Na het selecteren van het type planning heeft u de mogelijkheid om de optie vestiging mag opdracht markeren als n.v.t. te activeren. Hiermee kan de vestiging bij het uitvoeren van de opdracht deze als niet van toepassing markeren.

Afhankelijk van het geselecteerde type planning en/of de mogelijkheid voor de vestiging om de opdracht als niet van toepassing te markeren, kunt u een verplichte einddatum instellen waarop de opdracht uiterlijk moet worden uitgevoerd door de vestiging.

Klik op de knop volgende om de instellingen op te slaan en de planning voor de activiteit vorm te geven.

Klik op de knop volgende om de planning op te slaan en de ontvangers van de opdracht in te stellen.

De optie hoofdkantoor (1) is optioneel en geeft u de mogelijkheid om de opdracht ook naar het huidige ingelogde hoofdkantoor (opdrachtgever) te verzenden. Selecteer de optie specifieke groepen ( 2) wanneer u de opdracht naar specifieke vestigingsgroepen wilt verzenden of de optie specifieke vestigingen (3) om de opdracht naar specifieke vestigingen te verzenden.

Selecteer (afhankelijk van de geselecteerde optie) de specifieke vestigingsgroepen of vestigingen waarnaar u de opdracht wilt verzenden (4).

 🦉 Tip: Indien u alvast een opdracht volledig wilt aanmaken, maar het nog niet wil verzenden naar de geselecteerde vestigingen, kies dan voor specifieke vestingen zonder vestigingen te selecteren (leeg laten). 

 🦉 Tip: Wanneer u de opdracht naar alle vestigingen wilt versturen dan kunt u dit doen door bij ‘specifieke groepen’ de optie ‘alle vestigingen’ te selecteren. 

Klik na het instellen van de ontvangers van de opdracht achtereenvolgens op de knop volgende om een toelichting in te vullen (wordt getoond bij het uitvoeren van de opdracht door de vestiging) en bestanden en links te koppelen die in de vestiging worden weergegeven bij de activiteit die bij het uitvoeren van de opdracht ontstaat (mits deze voor de vestiging zijn beschikbaar gemaakt).

In de laatste stap verzenden heeft u de mogelijkheid om de opdracht direct te verzenden naar de ontvangers door op de knop verzenden te klikken.

Zet de optie opdracht direct verzenden uit en klik op de knop opslaan wanneer u de opdracht op een later moment wilt verzenden (de opdracht zal in dat geval als concept worden opgeslagen).

Activiteitopdrachten analyseren

Via Activiteiten > Analyseren > Opdrachten kunt u zien welke vestigingen de activiteitenopdrachten hebben uitgevoerd of dit nog moeten doen. Met de snelfilter instellingen (1) kunt u het overzicht filteren op openstaande, verlopen, afgehandelde of alle activiteitopdrachten. Ook ziet u hier direct hoeveel vestigingen (groen) van het totaal aantal vestigingen waaraan de opdracht is toegewezen, deze reeds hebben uitgevoerd (2) of als niet van toepassing hebben gemarkeerd.

Door een opdracht aan te klikken, kunt u zien welke vestigingen de opdracht reeds hebben uitgevoerd (1), welke vestigingen de opdracht nog niet hebben uitgevoerd (2) en welke vestigingen de opdracht als niet van toepassong hebben gemarkeerd (3).

Taakafhandeling exporteren

Volg onderstaande stappen om alle taakafhandelingen (afhandeling van taken die bij het uitvoeren van een activiteitopdracht zijn ontstaan) te exporteren naar een Excel bestand.

Ga naar Activiteiten > Analyseren > Opdrachten en klik op de activiteitopdracht waarvoor u de taakafhandelingen wilt exporteren.

Klik vervolgens in het zijpaneel op de exporteer knop waarna het Excel bestand (.xlsx) zal worden gedownload naar uw computer.