Medewerkers.

Omgaan met toewijzingen bij functiewijziging, uitdiensttreding en (tijdelijke) afwezigheid van medewerkers

Omgaan met toewijzingen bij functiewijziging, uitdiensttreding en (tijdelijke) afwezigheid van medewerkers

Tags: Medewerkersbeheer, Toewijzingen, Gebruikersbeheer, Overdracht taken, Beheerprocessen

Beschrijving

In een kwaliteitsmanagementsysteem is het essentieel dat openstaande taken en verantwoordelijkheden altijd actief worden beheerd. Wanneer een medewerker tijdelijk afwezig is, van functie verandert of uit dienst treedt, voorkomt het overdragen van toewijzingen dat kwaliteitsprocessen stagneren. Door tijdig een nieuwe verantwoordelijke aan te wijzen, blijft de opvolging van acties geborgd, voldoet uw organisatie aan compliance-eisen en blijft de werkdruk binnen het team beheersbaar. Hieronder leest u hoe u toewijzingen kunt overdragen, medewerkers kunt deactiveren en definitief kunt verwijderen.

Toewijzingen overdragen

Beschikbaar voor:

• Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
• Alle gebruikers (met de juiste permissies)

Toepasselijke permissies:

• Toewijzingen van medewerkers overdragen

Stappen:

1. Ga naar Medewerkers > Beheren > Medewerkers.

2. Selecteer de medewerker waarvan u toewijzingen wilt overdragen.

3. Klik op Toewijzingen overdragen bovenaan het medewerkersoverzicht.

4. U ziet een overzicht van alle actieve toewijzingen:

• Rood gemarkeerd: Toewijzingen waar de medewerker nog aan gekoppeld is, of toewijzingen zonder toegewezen medewerker.
• Groen gemarkeerd: Toewijzingen die al aan een andere medewerker zijn toegewezen.

5. Kies hoe u toewijzingen wilt overdragen:

• Alle toewijzingen tegelijk;
• Alleen toewijzingen binnen een specifieke module;
• Of per individuele toewijzing een vervanger instellen.

6. Klik op Overdragen om de actie uit te voeren of klik op Annuleren om te stoppen zonder wijzigingen.

Deactiveren van een medewerker

Beschikbaar voor:

• Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
• Alle gebruikers (met de juiste permissies)

Toepasselijke permissies:

• Medewerkers deactiveren

Wanneer een medewerker tijdelijk afwezig is (bijvoorbeeld bij ziekte, verlof of detachering), kunt u ervoor kiezen om de medewerker te deactiveren. Dit voorkomt dat de medewerker toegang heeft tot het systeem, terwijl alle gegevens en toewijzingen behouden blijven.

Let op:

Bij deactiveren is het niet verplicht om openstaande toewijzingen over te dragen. Toewijzingen die niet worden overgedragen, blijven gekoppeld aan de gedeactiveerde medewerker en worden automatisch weer actief zodra de medewerker wordt hergeactiveerd.

Stappen:

1. Ga naar Medewerkers > Beheren > Medewerkers.
2. Selecteer de medewerker die u wilt deactiveren.
3. Klik op Deactiveren bovenaan het medewerkersoverzicht.
4. Bevestig de deactivering.

Medewerker verwijderen

Beschikbaar voor:

• Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
• Alle gebruikers (met de juiste permissies)

Toepasselijke permissies:

• Toewijzingen van medewerkers overdragen

Let op:

Verwijder een medewerker alleen als deze definitief uit dienst is. Is de medewerker slechts tijdelijk afwezig? Gebruik dan de optie deactiveren.

Stappen:

1. Ga naar Medewerkers > Beheren > Medewerkers.

2. Selecteer de medewerker die u wilt verwijderen.

3. Klik op Verwijderen bovenaan het medewerkersoverzicht.

4. U krijgt de mogelijkheid om openstaande en toekomstige toewijzingen over te dragen:

• Rood gemarkeerd: Toewijzingen die nog aan de medewerker gekoppeld zijn of zonder toegewezen medewerker.
• Groen gemarkeerd: Toewijzingen die al correct zijn overgedragen.

5. Kies hoe u toewijzingen wilt overdragen:

• Alle toewijzingen tegelijk;
• Alleen binnen een specifieke module;
• Of per individuele toewijzing een vervanger instellen.

6. Klik op Overdragen en verwijderen om de overdracht te bevestigen en de medewerker te verwijderen, of klik op Annuleren om de actie te stoppen.

Tips & Best Practices

• Controleer altijd of alle openstaande toewijzingen zijn overgedragen voordat u een medewerker verwijdert.
• Maak gebruik van deactiveren in plaats van verwijderen als er een kans is dat de medewerker terugkeert.
• Bij functiewijzigingen is tussentijdse overdracht van toewijzingen aan te raden om onderbrekingen in kwaliteitsprocessen te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Vraag: Kan ik toewijzingen overdragen zonder de medewerker te verwijderen?
Antwoord: Ja, via de knop Toewijzingen overdragen in het medewerkersoverzicht.

Vraag: Wat gebeurt er met de toewijzingen na het deactiveren van een medewerker?
Antwoord: De toewijzingen blijven gekoppeld aan de gedeactiveerde medewerker en worden automatisch weer actief als de medewerker opnieuw wordt geactiveerd.

Vraag: Moet ik bij verwijderen altijd alle toewijzingen overdragen?
Antwoord: Ja, anders blijven taken onbeheerd achter. Tijdens het verwijderproces krijgt u daarom de mogelijkheid om openstaande en toekomstige toewijzingen direct over te dragen.

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het overdragen van toewijzingen of het beheren van medewerkers? Neem gerust contact op met onze helpdesk via helpdesk@equse.nl. Wij helpen u graag verder.