Medewerkers.

Taken overdragen, medewerkers deactiveren en toegang & notificaties uitschakelen bij afwezigheid, functiewijziging of uitdiensttreding

Taken overdragen, medewerkers deactiveren en toegang & notificaties uitschakelen bij afwezigheid, functiewijziging of uitdiensttreding

Tags: medewerker deactiveren, medewerker uit dienst, geen notificatiemails, toegang eQuse intrekken, taken/toewijzingen overdragen

Beschrijving

Wanneer een medewerker tijdelijk afwezig is, een nieuwe functie krijgt of uit dienst treedt, is het belangrijk dat werkzaamheden op een zorgvuldige manier worden overgedragen. In eQuse houdt dit in dat openstaande taken en toewijzingen bij de juiste collega terechtkomen, terwijl de vertrekkende of wijzigende medewerker wordt gedeactiveerd. Daardoor vervalt de toegang direct en worden ook alle notificatiemails automatisch stopgezet. Zo blijft het werk overzichtelijk, blijven verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld en blijft de continuïteit binnen het team gegarandeerd.

Toewijzingen overdragen

Beschikbaar voor:

• Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
• Alle gebruikers (met de juiste permissies)

Toepasselijke permissies:

• Toewijzingen van medewerkers overdragen

Stappen:

1. Ga naar Medewerkers > Beheren > Medewerkers.

2. Selecteer de medewerker waarvan u toewijzingen wilt overdragen.

3. Klik op Toewijzingen overdragen bovenaan het medewerkersoverzicht.

4. U ziet een overzicht van alle actieve toewijzingen:

• Rood gemarkeerd: Toewijzingen waar de medewerker nog aan gekoppeld is, of toewijzingen zonder toegewezen medewerker.
• Groen gemarkeerd: Toewijzingen die al aan een andere medewerker zijn toegewezen.

5. Kies hoe u toewijzingen wilt overdragen:

• Alle toewijzingen tegelijk;
• Alleen toewijzingen binnen een specifieke module;
• Of per individuele toewijzing een vervanger instellen.

6. Klik op Overdragen om de actie uit te voeren of klik op Annuleren om te stoppen zonder wijzigingen.

Deactiveren van een medewerker

Beschikbaar voor:

• Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
• Alle gebruikers (met de juiste permissies)

Toepasselijke permissies:

• Medewerkers deactiveren

Wanneer een medewerker tijdelijk afwezig is (bijvoorbeeld bij ziekte, verlof of detachering), kunt u ervoor kiezen om de medewerker te deactiveren. Dit voorkomt dat de medewerker toegang heeft tot het systeem, terwijl alle gegevens en toewijzingen behouden blijven.

Let op:

Bij deactiveren is het niet verplicht om openstaande toewijzingen over te dragen. Toewijzingen die niet worden overgedragen, blijven gekoppeld aan de gedeactiveerde medewerker en worden automatisch weer actief zodra de medewerker wordt hergeactiveerd.

Stappen:

1. Ga naar Medewerkers > Beheren > Medewerkers.
2. Selecteer de medewerker die u wilt deactiveren.
3. Klik op Deactiveren bovenaan het medewerkersoverzicht.
4. Bevestig de deactivering.

Medewerker verwijderen

Beschikbaar voor:

• Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
• Alle gebruikers (met de juiste permissies)

Toepasselijke permissies:

• Toewijzingen van medewerkers overdragen

Let op:

Verwijder een medewerker alleen als deze definitief uit dienst is. Is de medewerker slechts tijdelijk afwezig? Gebruik dan de optie deactiveren.

Stappen:

1. Ga naar Medewerkers > Beheren > Medewerkers.

2. Selecteer de medewerker die u wilt verwijderen.

3. Klik op Verwijderen bovenaan het medewerkersoverzicht.

4. U krijgt de mogelijkheid om openstaande en toekomstige toewijzingen over te dragen:

• Rood gemarkeerd: Toewijzingen die nog aan de medewerker gekoppeld zijn of zonder toegewezen medewerker.
• Groen gemarkeerd: Toewijzingen die al correct zijn overgedragen.

5. Kies hoe u toewijzingen wilt overdragen:

• Alle toewijzingen tegelijk;
• Alleen binnen een specifieke module;
• Of per individuele toewijzing een vervanger instellen.

6. Klik op Overdragen en verwijderen om de overdracht te bevestigen en de medewerker te verwijderen, of klik op Annuleren om de actie te stoppen.

Tips & Best Practices

• Controleer altijd of alle openstaande toewijzingen zijn overgedragen voordat u een medewerker verwijdert.
• Maak gebruik van deactiveren in plaats van verwijderen als er een kans is dat de medewerker terugkeert.
• Bij functiewijzigingen is tussentijdse overdracht van toewijzingen aan te raden om onderbrekingen in kwaliteitsprocessen te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Vraag: Kan ik toewijzingen overdragen zonder de medewerker te verwijderen?
Antwoord: Ja, via de knop Toewijzingen overdragen in het medewerkersoverzicht.

Vraag: Wat gebeurt er met de toewijzingen na het deactiveren van een medewerker?
Antwoord: De toewijzingen blijven gekoppeld aan de gedeactiveerde medewerker en worden automatisch weer actief als de medewerker opnieuw wordt geactiveerd.

Vraag: Moet ik bij verwijderen altijd alle toewijzingen overdragen?
Antwoord: Ja, anders blijven taken onbeheerd achter. Tijdens het verwijderproces krijgt u daarom de mogelijkheid om openstaande en toekomstige toewijzingen direct over te dragen.

Vraag: Telt een gedeactiveerde medewerker mee voor het maximale aantal medewerkers in mijn vestiging?
Antwoord: Nee. Een gedeactiveerde medewerker telt niet mee voor het maximum aantal medewerkers binnen uw vestiging. Hierdoor kunt u bij langdurige afwezigheid — bijvoorbeeld ziekte of verlof — eenvoudig een tijdelijke vervanger uitnodigen, zonder dat u het medewerkersmaximum hoeft te verhogen.

Vraag: Wat gebeurt er als ik het gebruikersaccount van een medewerker verwijder?
Antwoord: Wanneer u een gebruikersaccount verwijdert, verliest het systeem de koppeling met de persoon. Taken, en historische gegevens kunnen dan niet meer aan de juiste medewerker worden gekoppeld.

Vraag: Kan een medewerker nog worden geactiveerd als het gebruikersaccount is verwijderd?
Antwoord: Nee. Een verwijderde medewerker kan niet worden hersteld. Als de persoon opnieuw moet worden toegevoegd, moet er een nieuwe medewerker worden aangemaakt. Dit wordt dan behandeld als een nieuwe medewerker zonder historische gegevens.

Vraag: Hoe kan ik e-mailnotificaties stopzetten bij uitdiensttreding?
Antwoord: Door de medewerker te deactiveren. Een gedeactiveerde medewerker heeft geen toegang meer tot de vestiging en ontvangt geen e-mailmeldingen meer. Let op: als het e-mailadres van de medewerker is ingesteld bij berichtgevingsinstellingen in een formulierflow, moet u dit handmatig verwijderen in de instellingen van die flow.

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het overdragen van toewijzingen of het beheren van medewerkers? Neem gerust contact op met onze helpdesk via helpdesk@equse.nl. Wij helpen u graag verder.