Contextanalyse
Contextanalyse
Tags: Contextanalyse, Interne factoren, Externe factoren, Thema’s
Beschrijving
Binnen de applicatie fungeert de contextanalyse als een fundamenteel vertrekpunt voor het managementsysteem. De kern van deze module is het systematisch vastleggen van interne en externe factoren die van invloed zijn op het functioneren van de organisatie. Deze factoren worden gestructureerd vastgelegd en gegroepeerd binnen één of meerdere thema’s, zodat de context van de organisatie overzichtelijk en samenhangend wordt beschreven.
Vanuit deze vastgelegde context kunnen, waar relevant, koppelingen worden gelegd naar andere onderdelen zoals risico’s en beheersmaatregelen, doelstellingen en stakeholders. Deze koppelingen ondersteunen de onderbouwing door zichtbaar te maken hoe vastgestelde factoren doorwerken in keuzes en prioriteiten binnen het managementsysteem.
In dit artikel leest u hoe u factoren en thema’s binnen de contextanalyse kunt beheren. U leert hoe u interne en externe factoren kunt toevoegen, wijzigen, bekijken en verwijderen, en hoe u aanvullende bestanden en links kunt vastleggen ter onderbouwing.
Thema toevoegen
Thema’s binnen een contextanalyse beschrijven de belangrijkste interne en externe factoren die van invloed zijn op het functioneren en de richting van een organisatie. Het gaat hierbij om relevante ontwikkelingen, kansen en bedreigingen, zoals wet- en regelgeving, technologische veranderingen, marktontwikkelingen, klantverwachtingen en maatschappelijke trends zoals digitalisering en duurzaamheid. Ook de verwachtingen van belanghebbenden (stakeholders) maken hier onderdeel van uit. Door deze thema’s te structureren, ontstaat inzicht dat helpt bij het bepalen van strategische doelen en het beheersen van risico’s.
Een veelgebruikt raamwerk om externe thema’s te analyseren is het PESTLE-model (ook wel PESTEL). Dit model brengt de macro-omgeving in kaart aan de hand van zes invalshoeken: Politiek, Economisch, Sociaal, Technologisch, Legal (Juridisch) en Ecologisch. Het gebruik van dit model ondersteunt organisaties bij het herkennen van kansen en bedreigingen en vormt een solide basis voor strategische besluitvorming en risicomanagement.
Beschikbaar voor
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Alle gebruikers (met de juiste permissies)
Toepasselijke permissies
- Context beheren
Stappen
1. Ga naar Contextanalyse > Beheren > Thema's.
2. Klik op Thema toevoegen.
3. Geef het thema een naam en voeg een omschrijving toe.
4. Klik op Opslaan om het thema direct beschikbaar te maken.
Thema wijzigen
Beschikbaar voor
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Alle gebruikers (met de juiste permissies)
Toepasselijke permissies
- Context beheren
Stappen
1. Ga naar Contextanalyse > Beheren > Thema's.
2. Klik op het thema dat u wilt wijzigen.
3. Klik op Wijzigen.
3. Wijzig de thema naam en/of omschrijving.
4. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.
Thema verwijderen
Beschikbaar voor
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Alle gebruikers (met de juiste permissies)
Toepasselijke permissies
- Context beheren
Stappen
1. Ga naar Contextanalyse > Beheren > Thema's.
2. Selecteer het thema dat u wilt verwijderen door het selectievakje aan te klikken.
3. Klik bovenaan het overzicht op Verwijderen.
Let op:
Een thema kan alleen worden verwijderd wanneer er geen factoren aan zijn gekoppeld. Als een thema nog één of meerdere factoren bevat, is verwijderen niet mogelijk en wordt de verwijderoptie (prullenbak) niet weergegeven.
Factoren toevoegen
Factoren beschrijven concrete interne of externe omstandigheden die relevant zijn voor de organisatie. Deze vormen de inhoudelijke kern van de contextanalyse.
Beschikbaar voor
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Alle gebruikers (met de juiste permissies)
Toepasselijke permissies
- Context beheren
Stappen
1. Ga naar Contextanalyse > Beheren > Context.
2. Klik op Factor toevoegen.
3. Maak een keuze of de factor betrekking heeft op de interne of externe omgeving.
4. Geef de factor een naam en voeg een omschrijving toe.
5. Selecteer een bestaand thema of voeg direct een nieuw thema toe.
6. Voeg indien gewenst een label toe om de factor verder te duiden.
7. Klik op Volgende.
8. Voeg optioneel bestanden toe ter onderbouwing en klik daarna op Volgende.
9. Voeg optioneel links naar andere systeemonderdelen toe, zoals risico’s en beheersmaatregelen, doelstellingen of stakeholders, om de samenhang met de vastgelegde factor inzichtelijk te maken, en klik daarna op Volgende.
10. Klik op Opslaan als concept om de factor later verder aan te vullen, of kies Publiceren om de factor direct beschikbaar te maken.
Factoren wijzigen
Beschikbaar voor
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Alle gebruikers (met de juiste permissies)
Toepasselijke permissies
- Context beheren
Stappen
1. Ga naar Contextanalyse > Beheren > Context.
2. Klik op het potlood bij de factor die u wilt wijzigen.
3. U kunt de gegevens wijzigen in het zijpaneel.
4. Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen op te slaan.
Factoren verwijderen
Beschikbaar voor
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Alle gebruikers (met de juiste permissies)
Toepasselijke permissies
- Context beheren
Stappen
1. Ga naar Contextanalyse > Beheren > Context.
2. Klik op de prullenbak bij de factor die u wilt verwijderen.
3. Klik op de knop Verwijderen om de factor te verwijderen.
Factoren bekijken
Met deze functionaliteit kunt u de vastgelegde interne en externe factoren raadplegen. Dit biedt inzicht in de context van de organisatie, zonder dat u wijzigingen aanbrengt.
Beschikbaar voor
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Alle gebruikers (met de juiste permissies)
Toepasselijke permissies
- Context bekijken
Stappen
1. Ga naar Contextanalyse > Werken > Context.
2. In het overzicht ziet u alle interne en externe factoren, gegroepeerd per thema.
3. Heeft een factor bestanden of links, dan kunt u deze bekijken door op het pijltje bij de factor te klikken.
4. Klik op het gewenste bestand of de link om deze te openen.
Tips & Best Practices
- Gebruik thema’s om structuur en overzicht te behouden.
- Houd factoren concreet, feitelijk en actueel.
- Gebruik bestanden (zoals documenten of rapporten) om factoren inhoudelijk te onderbouwen.
- Gebruik links naar andere systeemonderdelen om de samenhang tussen factoren en vervolgonderdelen, zoals risico’s of doelstellingen, inzichtelijk te maken. Deze koppelingen werken twee kanten op, waardoor de factor ook direct zichtbaar is bij het gekoppelde onderdeel.
- Herzie de contextanalyse periodiek om deze aan te laten sluiten op actuele ontwikkelingen.
- U kunt vanuit het overzicht met factoren ook direct een factor toevoegen aan een bestaand thema door bij dat thema op de link Factor toevoegen te klikken. Dit is handig wanneer u al weet onder welk thema de factor hoort.
- Is een factor in eerste instantie als intern of extern vastgelegd maar blijkt dit later anders te zijn? Dan kunt u dit aanpassen door de factor te wijzigen en de omgeving te wijzigen van intern naar extern (of andersom)
- In het overzicht van factoren kunt u extra informatie over een thema bekijken door op het i-icoontje achter de themanaam te klikken.
- Wilt u een thema aanpassen, dan kunt u dit (ook) doen door op het potlood-icoontje achter de themanaam te klikken.
Veelgestelde vragen
Vraag: Kan ik een factor ook direct toevoegen aan een bestaand thema?
Antwoord: Ja, in het overzicht met factoren kunt u bij een bestaand thema op de link Factor toevoegen klikken. De factor wordt dan direct aan dat thema gekoppeld.
Vraag: Kan ik een factor verplaatsen van intern naar extern (of andersom)?
Antwoord: Ja, door de factor te wijzigen kunt u de omgeving aanpassen van intern naar extern of van extern naar intern.
Vraag: Wat is het verschil tussen bestanden en links bij een factor?
Antwoord: Bestanden worden gebruikt om documenten of bestanden toe te voegen ter onderbouwing van een factor. Links worden gebruikt om relaties te leggen met andere systeemonderdelen, zoals risico’s, doelstellingen of stakeholders.
Vraag: Kan ik bestanden en links ook later toevoegen aan een factor?
Antwoord: Ja, u kunt een factor op elk moment wijzigen en zowel bestanden als links toevoegen of aanpassen.
Vraag: Kunnen alle gebruikers factoren aanpassen?
Antwoord: Nee, alleen gebruikers met de juiste permissies kunnen factoren en thema’s wijzigen.
Hulp nodig?
Heeft u vragen over het vastleggen of beheren van interne en externe factoren, of twijfelt u over een passende inrichting van de contextanalyse binnen uw werkwijze? Neem dan gerust contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.