Bestanden

Met Bestanden beheert u ondersteunende documentatie voor uw kwaliteitsmanagement centraal en gestructureerd. Denk bijvoorbeeld aan rapportages, certificaten, SLA’s en andere documenten die u wilt bewaren, terugvinden en actueel houden. U brengt deze bestanden overzichtelijk onder in mappen en kunt documenten periodiek laten beoordelen wanneer dat nodig is.

Belangrijkste mogelijkheden

Bestanden centraal opslaan en structureren

U kunt bestanden op een vaste plek opslaan en onderbrengen in een duidelijke mappenstructuur. Zo houdt u ondersteunende documentatie overzichtelijk bij elkaar en blijft deze eenvoudig terug te vinden.

Waar nodig kunt u de toegang tot mappen beperken. Daarmee zorgt u ervoor dat bepaalde documenten alleen beschikbaar zijn voor medewerkers die deze nodig hebben.

Revisies plannen en uitvoeren

Met revisieplanning bepaalt u wanneer een document opnieuw moet worden beoordeeld. Daarbij kunt u werken met verschillende workflows: van een eenvoudige revisie tot een uitgebreider proces met meerdere stappen.

Binnen zo’n workflow kunnen taken worden verdeeld over bevoegde medewerkers. Zo kan de ene medewerker een revisie aanleveren, een andere deze beoordelen en weer een andere medewerker verantwoordelijk zijn voor het publiceren. Daarmee kunt u de controle en verantwoordelijkheden rond het actueel houden van documenten afstemmen op de werkwijze van uw organisatie.

De revisietaken worden voor de verantwoordelijke medewerkers zichtbaar in de modules Kalender en Taken. Daardoor zien zij welke werkzaamheden voor hen gepland staan en welke revisies nog aandacht nodig hebben.

Ook blijft de revisiehistorie behouden. Hierdoor kunt u terugzien hoe een document door de tijd heen is gewijzigd.

Wanneer gebruikt u Bestanden?

U gebruikt Bestanden wanneer u ondersteunende documentatie rond uw kwaliteitsmanagement centraal wilt bewaren en gestructureerd beschikbaar wilt houden. Bijvoorbeeld voor rapportages, certificaten, SLA’s of andere documenten die dienen als onderbouwing of naslag.

De module is vooral van betekenis wanneer documenten niet alleen moeten worden bewaard, maar ook periodiek opnieuw aandacht vragen. Met revisieplanning zorgt u ervoor dat op het juiste moment wordt beoordeeld of de inhoud nog actueel is en dat duidelijk is welke medewerkers daarbij een taak hebben.