Gesprekken

Met Gesprekken legt u afstemming met collega’s vast binnen eQuse. Gesprekken kunnen direct worden gevoerd bij het onderdeel waarop ze betrekking hebben. Daardoor blijven vragen, afwegingen en besluiten bij de juiste context bewaard en zijn ze later terug te vinden. Dit vergroot de herleidbaarheid en helpt om zichtbaar te maken wie bij de afstemming of beoordeling betrokken is geweest.

Belangrijkste mogelijkheden

Afstemming en besluitvorming herleidbaar vastleggen

Gesprekken blijven binnen eQuse beschikbaar en kunnen gekoppeld zijn aan het onderdeel waarover de communicatie gaat. Hierdoor blijft niet alleen de uitkomst zichtbaar, maar kan ook worden teruggezien welke afstemming en afwegingen daaraan voorafgingen. Dit ondersteunt een aantoonbare audittrail.

Collega’s betrekken en het vierogenprincipe ondersteunen

Bij een gesprek kunnen meerdere collega’s worden betrokken. Zo kan zichtbaar worden gemaakt dat een onderwerp met meer dan één persoon is afgestemd of beoordeeld. Dit ondersteunt het toepassen van het vierogenprincipe, zonder dat deelname aan een gesprek op zichzelf een formele goedkeuring betekent.

Communiceren bij het betreffende onderdeel

Gesprekken kunnen rechtstreeks worden gekoppeld aan onderdelen binnen verschillende eQuse-modules. Dit geldt bijvoorbeeld voor registraties binnen de formuliermodules en voor onderdelen uit Activiteiten, Bestanden, Indicatoren, Onderhoud en Verbeteren. Gekoppelde gesprekken kunnen ook vanuit Taken en Kalender worden benaderd. Zo blijft communicatie verbonden met de informatie of het werk waarop zij betrekking heeft.

Aandacht houden voor belangrijke gesprekken

Gesprekken kunnen worden gemarkeerd wanneer ze later nog aandacht vragen. Daarnaast kunnen notificaties wijzen op nieuwe berichten, vermeldingen of berichten die langere tijd ongelezen blijven. Dit helpt om relevante afstemming niet uit het oog te verliezen wanneer verdere opvolging nodig is.

Wanneer gebruikt u Gesprekken?

U gebruikt Gesprekken wanneer afstemming over een onderdeel van het kwaliteitsmanagement later herleidbaar moet blijven. Bijvoorbeeld wanneer meerdere medewerkers betrokken zijn bij de beoordeling van een registratie, wanneer keuzes of besluiten aantoonbaar moeten zijn of wanneer communicatie niet los van de bijbehorende informatie mag komen te staan.

De module is vooral van betekenis wanneer niet alleen het uiteindelijke resultaat belangrijk is, maar ook inzicht nodig is in de afstemming die eraan voorafging en wie daarbij betrokken waren.