Bestanden

Tags: Bestanden, Bestandstaken, Revisieplanning, Revisieworkflow, Revisietaken, Taken afhandelen

Beschrijving

Met bestandstaken voert u werkzaamheden uit die aan een bestand met revisieplanning zijn gekoppeld. eQuse maakt deze taken automatisch aan voor de medewerkers die binnen de revisieworkflow verantwoordelijk zijn voor een taak.

U vindt de aan u toegewezen bestandstaken in het overzicht Bestanden > Werken > Mijn bestand taken. De taken zijn daarnaast zichtbaar in de kalender en kunnen ook vanuit de kalender worden afgehandeld.

Een revisieworkflow kan uit meerdere opeenvolgende taken bestaan. Afhankelijk van de ingestelde workflow beslist een medewerker of revisie nodig is, levert deze een gereviseerd bestand aan, keurt deze het bestand of publiceert deze de nieuwe versie.

Bestandstaken uitvoeren en afhandelen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Bestandstaken afhandelen

Iedere bestandstaak vertegenwoordigt een stap binnen de revisieworkflow. Verschillende medewerkers kunnen binnen dezelfde workflow verantwoordelijk zijn voor verschillende taken.

De volgende revisietaken kunnen onderdeel zijn van een revisieworkflow:

Reviseren nodig: beslissen of het bestand gereviseerd moet worden.

Reviseren: het gereviseerde bestand toevoegen voor goedkeuring of publicatie.

Revisie akkoord: het gereviseerde bestand keuren.

Publiceren: het gereviseerde bestand publiceren.

Ook wanneer bij Reviseren nodig wordt aangegeven dat revisie niet nodig is, moet de stap Publiceren worden uitgevoerd. Bij deze stap wordt de volgende revisiedatum ingepland.

Bij een revisieworkflow met drie stappen maakt het publiceren en het instellen van de nieuwe revisiedatum onderdeel uit van de af te handelen taak. Wanneer de revisieworkflow uit meerdere stappen bestaat, maakt eQuse na het afhandelen automatisch de vervolgtaak aan voor de medewerker die verantwoordelijk is voor de volgende stap.

Door de bestandstaken achtereenvolgens af te handelen, doorlopen de betrokken medewerkers het proces van de revisiebeslissing tot en met het publiceren en het inplannen van de volgende revisiedatum.

Stappen:

Ga naar Bestanden > Werken > Mijn bestand taken.

Open de bestandstaak die u wilt afhandelen.

Bekijk welke revisietaak aan u is toegewezen.

Vul de gevraagde gegevens bij de taakafhandeling in.

Klik op Afhandelen.

Medewerkers informeren bij het publiceren

Bij de revisietaak Publiceren kunt u medewerkers een notificatie sturen om hen te informeren dat een nieuwe versie van het bestand in gebruik is genomen.

Selecteer de optie Altijd sturen wanneer alle medewerkers de notificatie moeten ontvangen. Met deze optie wordt de notificatie ook gestuurd naar medewerkers die hebben ingesteld dat zij dergelijke notificaties niet willen ontvangen.

Tips & Best Practices

Bekijk bij het openen van een bestandstaak welk type revisietaak aan u is toegewezen, zodat u weet of u een beslissing moet nemen, een bestand moet aanleveren, een bestand moet keuren of een nieuwe versie moet publiceren.

Houd er bij een revisieworkflow met meerdere stappen rekening mee dat het afhandelen van uw bestandstaak automatisch een vervolgtaak voor een andere verantwoordelijke medewerker kan aanmaken.

Gebruik bij de revisietaak Publiceren de optie Altijd sturen alleen wanneer alle medewerkers over de nieuwe bestandsversie geïnformeerd moeten worden, ongeacht hun persoonlijke notificatievoorkeur.

Open een bestandstaak via Bestanden > Werken > Mijn bestand taken of via de kalender om de taak te bekijken en af te handelen.

Veelgestelde vragen

Waar vind ik mijn bestandstaken?
U vindt uw bestandstaken via Bestanden > Werken > Mijn bestand taken. De taken zijn daarnaast zichtbaar in de kalender.

Kan ik een bestandstaak vanuit de kalender afhandelen?
Ja. U kunt een bestandstaak zowel via de kalender als via Bestanden > Werken > Mijn bestand taken openen en afhandelen. Dit artikel richt zich op de werkwijze via Mijn bestand taken.

Welke permissie heb ik nodig om een bestandstaak af te handelen?
U heeft de permissie Bestandstaken afhandelen nodig.

Welke revisietaken kunnen onderdeel zijn van een revisieworkflow?
Een revisieworkflow kan de taken Reviseren nodig, Reviseren, Revisie akkoord en Publiceren bevatten. Welke taken u moet uitvoeren, is afhankelijk van de ingestelde revisieworkflow.

Wat gebeurt er wanneer ik een bestandstaak binnen een revisieworkflow afhandel?
Wanneer na uw taak nog een volgende stap binnen de revisieworkflow volgt, maakt eQuse automatisch een vervolgtaak aan voor de verantwoordelijke medewerker.

Kunnen verschillende medewerkers onderdelen van een bestandsrevisie uitvoeren?
Ja. Verschillende medewerkers kunnen verantwoordelijk zijn voor het nemen van de revisiebeslissing, het aanleveren van het gereviseerde bestand, het keuren van het bestand en het publiceren van de nieuwe versie.

Wanneer gebruik ik de optie Altijd sturen?
Gebruik Altijd sturen bij het publiceren wanneer alle medewerkers een notificatie over de nieuwe bestandsversie moeten ontvangen. De notificatie wordt dan ook verstuurd naar medewerkers die dergelijke notificaties hebben uitgeschakeld.

Moet ik de stap Publiceren ook uitvoeren wanneer revisie niet nodig is?
Ja. Ook wanneer u bij Reviseren nodig aangeeft dat het bestand niet gereviseerd hoeft te worden, moet het publiceren worden afgerond om de volgende revisiedatum in te plannen. Bij een revisieworkflow met drie stappen gebeurt dit binnen de lopende taak. Bij een revisieworkflow met vier stappen wordt hiervoor een afzonderlijke taak Publiceren aangemaakt.

Gerelateerde artikelen

Revisieplanning voor bestanden instellen en beheren

De voortgang en historie van bestandsrevisies analyseren

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het uitvoeren van bestandstaken of het doorlopen van een revisieworkflow? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.