Formulieren

Met Formulieren legt u gegevens op een vaste en gestructureerde manier vast en organiseert u wat er daarna met een registratie gebeurt. Hierdoor ontstaat informatie die niet alleen wordt verzameld, maar ook kan worden beoordeeld, opgevolgd en geanalyseerd. Dit helpt om registraties herleidbaar te houden, ontwikkelingen te herkennen en op basis van vastgelegde informatie te bepalen waar aandacht of verbetering nodig is.

eQuse kent meerdere formulierenmodules: Formulieren, Klachten, Meldingen, Incidenten, Huiselijk geweld en Calamiteiten. Deze werken inhoudelijk op dezelfde manier. Door registraties over verschillende modules te verdelen, kunt u met permissies gerichter bepalen wie toegang heeft tot bepaalde soorten informatie en wie deze mag behandelen of beoordelen. Zo kunnen verantwoordelijkheden worden gescheiden wanneer registraties bijvoorbeeld vertrouwelijk zijn of specifieke deskundigheid vragen.

Belangrijkste mogelijkheden

Gegevens registreren

Met formulieren zorgt u ervoor dat informatie steeds volgens een vooraf bepaalde structuur wordt vastgelegd. Dat maakt registraties beter vergelijkbaar en voorkomt dat belangrijke gegevens afhankelijk zijn van de manier waarop iemand zelf een melding of registratie beschrijft.

Formulieren kunnen ook extern beschikbaar worden gemaakt, zodat personen zonder eQuse-account informatie kunnen aanleveren. Wanneer gegevens periodiek moeten worden geregistreerd, kunt u formulieren plannen. Deze geplande formulieren worden zichtbaar in de Kalender, zodat duidelijk blijft wanneer informatie moet worden aangeleverd.

Registraties beoordelen en opvolgen

Een registratie kan onderdeel zijn van een formulierflow waarin na de eerste registratie aanvullende informatie wordt verzameld en een beoordeling plaatsvindt. Zo kan informatie stapsgewijs worden aangevuld en door de juiste personen worden behandeld.

Met permissies en formulierinstellingen kunt u bepalen wie registraties mag inzien, aanvullen of beoordelen. Hierdoor kunnen verantwoordelijkheden bewust worden gescheiden en kan toegang tot gevoelige of specialistische informatie worden beperkt tot daarvoor aangewezen medewerkers.

Notificaties ondersteunen deze opvolging. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld bericht ontvangen wanneer een registratie is ingediend of afgehandeld. Ook kunnen notificaties afhankelijk worden gemaakt van gegeven antwoorden, zodat registraties die extra aandacht vragen gericht onder de aandacht worden gebracht.

Registraties analyseren

Doordat gegevens gestructureerd worden vastgelegd, kunnen registraties gezamenlijk worden geanalyseerd. U kunt daarbij onder andere kijken naar periodes, antwoorden, statussen en vestigingen.

Hiermee worden afzonderlijke registraties ook een bron voor kwaliteitsinformatie. Door gegevens over langere tijd te bekijken, kunnen terugkerende situaties, verschillen en ontwikkelingen zichtbaar worden. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt bij beoordelingen en bij het bepalen waar verdere actie of verbetering nodig is.

Formulieren en formulierflows inrichten

U bepaalt welke informatie in een formulier wordt vastgelegd en hoe de verdere behandeling van een registratie verloopt. Een formulierflow kan bestaan uit een registratieformulier, een formulier voor aanvullende informatie en een beoordelingsformulier. Daarmee kunt u de registratie en beoordeling laten aansluiten op het doel waarvoor de informatie wordt verzameld.

Met gegevensbronnen kunt u informatie uit andere eQuse-modules als selectieveld in een formulier opnemen. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers, functies, handboekpagina's, leveranciers, stakeholders of vestigingen. Hierdoor hoeft informatie die al binnen eQuse wordt beheerd niet opnieuw als vrije tekst te worden ingevoerd en sluiten registraties beter aan op de gegevens die elders in het systeem worden gebruikt.

Wanneer gebruikt u Formulieren?

U gebruikt Formulieren wanneer informatie op een consistente manier moet worden vastgelegd en deze informatie betekenis heeft voor beoordeling, opvolging of analyse. Dit kan gaan om een eenmalige registratie, periodieke gegevensverzameling of informatie die door externe betrokkenen wordt aangeleverd.

De verschillende formulierenmodules zijn vooral relevant wanneer niet iedere registratie door dezelfde medewerkers mag worden ingezien of behandeld. Door registraties over passende modules te verdelen en de toegang daarop af te stemmen, kunt u verantwoordelijkheden scheiden zonder dat de manier van registreren en beoordelen wezenlijk verandert.

Formulieren zijn daarmee vooral waardevol wanneer u van losse gegevens bruikbare kwaliteitsinformatie wilt maken: informatie die terug te vinden is, op een vaste manier is vastgelegd en gebruikt kan worden om ontwikkelingen te beoordelen en gericht op te volgen.