Kwaliteitsregistraties

Met Kwaliteitsregistraties legt u afspraken vast over het bewaren en beheren van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie. U beschrijft onder andere hoe lang informatie wordt bewaard, waar deze wordt opgeslagen, hoe deze wordt vernietigd en wie daarvoor verantwoordelijk is. Zo blijft duidelijk welke afspraken gelden en kan periodiek worden beoordeeld of informatie nog op de afgesproken manier wordt beheerd.

Belangrijkste mogelijkheden

Bewaartermijnen, opslag en vernietiging vastleggen

Per kwaliteitsregistratie kunt u vastleggen welke afspraken gelden voor het bewaren, opslaan en vernietigen van informatie. Hierdoor is duidelijk hoe met de betreffende gegevens moet worden omgegaan en wanneer bewaring niet langer nodig is.

Beleid en uitgangspunten die hieraan ten grondslag liggen, kunnen in Handboeken worden vastgelegd. Kwaliteitsregistraties maakt deze afspraken vervolgens concreet voor de informatie waarop ze betrekking hebben.

Wanneer het bewaren, beveiligen of tijdig vernietigen van informatie relevant is voor de beheersing van een Risico, kan deze samenhang ook zichtbaar worden gemaakt. Zo kunnen afspraken rond kwaliteitsregistraties onderdeel zijn van de maatregelen waarmee een organisatie een risico beheerst.

Verantwoordelijkheid en periodieke opvolging

U kunt vastleggen wie verantwoordelijk is voor een kwaliteitsregistratie. Daarmee is duidelijk bij wie de beoordeling en opvolging van de gemaakte afspraken ligt.

Wanneer informatie periodiek moet worden gecontroleerd, kunnen hiervoor Activiteiten worden gepland. Zo kan op vaste momenten worden beoordeeld of informatie nog bewaard moet blijven en of de vastgelegde afspraken nog actueel zijn.

Wanneer gebruikt u Kwaliteitsregistraties?

U gebruikt Kwaliteitsregistraties wanneer binnen uw organisatie vertrouwelijke informatie wordt bewaard waarvoor duidelijke afspraken nodig zijn over bewaartermijnen, opslag, vernietiging en verantwoordelijkheid.

De module is vooral relevant wanneer u deze afspraken niet alleen wilt vastleggen, maar ook periodiek wilt laten beoordelen en waar nodig wilt verbinden aan beleid of risicobeheersing. Zo blijft inzichtelijk welke informatie wordt bewaard, welke afspraken daarvoor gelden en wanneer opnieuw aandacht nodig is.