Releasenotes.

Releasenotes

Versie 5.23

Wijzigen van herhaalpatronen en configureerbare notificaties

Herhaalpatroon wijzigen

De functie "herhaalpatronen wijzigen" is nu beschikbaar in de configuratie-instellingen voor taken. Dit maakt het mogelijk om het patroon van herhalende taken aan te passen, op voorwaarde dat er nog geen van deze taken zijn afgerond. Voor geplande formulieren en opdrachten kan het patroon altijd worden gewijzigd. Houd er rekening mee dat als taken hierdoor worden verwijderd, ook de items die bij het afhandelen van de taak of het uitvoeren van de opdracht horen, zullen worden verwijderd.

Configureerbare notificaties

De notificatie-instellingen voor het ontvangen van een melding 1 of 7 dagen voor de verloopdatum van een geplande taak zijn nu samengevoegd in één enkele instelling. Gebruikers kunnen nu zelf het aantal dagen bepalen voor de notificaties "Notificatie ontvangen voordat de geplande taak start", "Notificatie ontvangen voordat de geplande taak verloopt" en "Notificatie ontvangen nadat een conceptregistratie is aangemaakt of voor het laatst is bijgewerkt" door het gewenste aantal dagen te selecteren.

Werken omgeving module Weblinks

De werkomgeving is nu toegevoegd aan de module Weblinks. Dit stelt medewerkers in staat om weblinks te bekijken zonder dat ze deze kunnen beheren. Om toegang tot de werkomgeving te krijgen, moet de permissie "Weblinks openen" aan de medewerker worden toegekend.

Bevestigingsteksten bij verwijderacties

De bevestigingsteksten bij verwijderingsacties zijn uitgebreid en verduidelijkt om de gebruiker meer bewust te maken van de consequenties van alle verwijderacties.

Notificatie bij nieuwe geplande registratietaak in rfm modules

Er wordt nu ook een notificatie verzonden voor taken die zijn aangemaakt in de rfm modules (Calamiteiten, Klachten, Incidenten, Huiselijk geweld, Meldingen en Formulieren) als deze zijn toegwezen aan specifieke medewerkers. Tevens is nu in notificaties voor dergelijke taken (aangemaakt en herinneringen) duidelijk gemaakt in welke module de taak zich bevind.

Versie 5.22

Risicomanagement verbeterd met toewijzing van risico eigenaren

Het is nu mogelijk om één of meerdere medewerkers als risico eigenaar toe te wijzen bij een risico, wat helpt om de verantwoordelijkheden binnen de organisatie te borgen.

Vestigingen kunnen eigen eigenaren kiezen voor beschikbaar gemaakte risico's. Daarnaast kan de risico beheerder van het hoofdkantoor de toegekende risico eigenaren van onderliggende vestigingen inzien, om zo duidelijkheid te hebben over wie welke verantwoordelijkheden draagt.

In toekomstige releases zullen wij de verantwoordelijkheid van risico eigenaren verder toepasbaar maken zodat dit ook in het systeem geborgd kan worden.

Alternatieve bedankt tekst gebruiken

Vanaf nu is het mogelijk om de invuller van een extern formulier beter te informeren met een alternatieve bedanktekst die na het verzenden van het formulier wordt getoond. U kunt dit instellen bij het toevoegen van een nieuwe formulierflow in de stap 'Extern', of door de 'Externe registratie' instellingen van een bestaande formulierflow te wijzigen.

Overdragen taken geplande formulieren

Het is vanaf nu mogelijk om de taken bij geplande formulieren over te dragen. Dit kan zowel bij losse taken, als bij taken met een herhaalpatroon en geldt alleen voor niet beschikbaar gemaakte formulierflows.

Beoordelingstaken op de opdrachtenkalender

Beoordelingstaken kunnen nu, net als voortgangstaken, op de opdrachtenkalender geanalyseerd worden indien deze een vaste planning hebben.

Nieuwe notificatie-instellingen om u tijdig te attenderen op aankomende taken

Er is een nieuwe notificatie-instelling "7 dagen voor het starten van een taak" toegevoegd om u tijdig te attenderen op aankomende taken. Deze instelling staat standaard aan en kunt u eventueel via uw profielinstelling uit zetten. Als u ook de notificatie "7 dagen voordat de geplande taak verloopt" aan heeft staan en de begin- en einddatum van een taak vallen op dezelfde dag, dan ontvangt u alleen de notificatie voor het starten van de taak.

Nieuwe "werken" omgeving in leveranciersmodule

Aan de module "Leveranciers" is een "werken" omgeving toegevoegd, waardoor medewerkers leveranciersgegevens kunnen bekijken zonder hiervoor beheerrechten nodig te hebben. U kunt dit toegankelijk maken door de permissie "Leveranciers bekijken" toe te wijzen welke standaard uit staat.

Nieuwe permissie voor verwijderen registraties in beoordelen.

Aan alle formuliermodules (calamiteiten, formulieren, huiselijk geweld, incidenten, klachten en meldingen) is een permissie toegevoegd voor het verwijderen van registraties in het tabblad “beoordelen”. Hiermee is een betere scheiding van verantwoordelijkheden binnen het tabblad “beoordelen” mogelijk. Alle medewerkers die registraties konden verwijderen, hebben deze mogelijkheid behouden.

Overige verbeteringen

• Bij het verzenden van een beschikbaar gestelde formulierflow ter beoordeling door het hoofdkantoor, worden er nu ook e-mailnotificaties naar het hoofdkantoor verzonden.
• Bij het instellen van taken met een jaarlijks herhaalpatroon zijn de specifieke maanden niet langer voorgeselecteerd. Hierdoor is het niet meer nodig om alle ongewenste maanden te deselecteren, wat het instellen eenvoudiger maakt.
• Bij het openen van een link in notificatieberichten kan nu meteen naar de betreffende vestiging worden gewisseld (indien u niet in de betreffende vestiging ingelogd bent en toegang heeft tot meerdere vestigingen) en kan het item direct worden bekeken (indien toegankelijk).
• Het verwijderen van een taak in de module “Indicatoren” kon leiden tot een probleem waarbij registraties achterbleven, waardoor het beheren van andere taken niet meer mogelijk was. Dit is nu opgelost.

Versie 5.21

Taakafhandeling verwijderen

Het is vanaf nu mogelijk om een taakafhandeling te verwijderen zodat een foutief afgehandelde taak eventueel opnieuw kan worden afgehandeld. Deze functionaliteit is beschikbaar voor alle taaktypen behalve bij revisieplanningstaken (bestanden en handboeken) en de beoordelingstaak van verbetermaatregelen.

Sneller registeren op formulieren

Om het registreren op formulieren (met een beoordeling) eenvoudiger en sneller te maken is de stap "Verzenden" komen te vervallen als dit de enige optie was in deze stap. Indien dit het geval is wordt de "Verzenden ter beoordeling" knop direct aangeboden in de Registratie stap.

Daarnaast is ter verduidelijking een uitlegtekst toegevoegd aan de daadwerkelijke verzend stap. Deze stap zal dus alleen nog maar verschijnen als men een registratie doet in een hoofdkantoor en de optie "Verzenden naar vestiging" ook beschikbaar is.

Jaarlijkse herhaalpatronen

Bij het plannen van taken kunnen herhaalpatronen nu ook jaarlijks worden ingesteld. Hiermee kunnen eenvoudig taken maandelijks of op basis van kwartalen gepland worden voor één of meerdere jaren.

Bestand op alle plaatsen verwijderen

Bestanden kunnen vanaf nu in één keer op alle plaatsen in het systeem verwijderd worden. Hiermee weet u zeker dat een verkeerd bestand niet nog ergens achterblijft. Deze optie is alleen van toepassing / zichtbaar indien een bestand middels de optie "Bestaand bestand" op meerdere plaatsen is gekoppeld. Verwijderd u echter alleen een bestand als dit definitief verwijderd dient te worden.

Nieuwe notificatie indien registraties te lang in concept staan

Er is een nieuwe notificatie instelling waarmee u een notificatie ontvangt indien een registratie op een formulieren module 3 dagen in concept staat (zowel aanmaakdatum als de laatste wijzing op dit concept zorgen voor een notificatie). Deze instelling is eventueel uit te zetten in de notificatie instellingen in uw profiel.

Versie informatie handboekpagina's uitgebreid

De versie informatie bij handboekpagina's is uitgebreid. Indien de pagina is ontstaan uit een revisie kan nu zichtbaar worden gemaakt wie welke onderdeel van deze revisie doorlopen / afgehandeld heeft.

Filteren op inactieve flows

De resultaten in de Werken omgeving van de formulieren modules kunnen nu ook worden gefilterd op inactieve flows (alleen flows waar registraties op gedaan zijn).

Bestanden filteren

Op de overzichtspagina’s (Werken en Beheren omgeving) van de Bestanden module kan nu ook op weergavenaam gefilterd worden.

Overige verbeteringen / aanpassingen

• Het is niet langer mogelijk om bestanden onder revisie te kunnen bewerken in Office (dit leverde namelijk geen nieuwe bestandsversie op). In een toekomstige versie zullen wij het mogelijk maken om het reviseren direct in Office te doen als dit mogelijk is bij een dergelijk bestand.
• Externe formulieren worden nu getoond in het thema / huisstijl van de organisatie waar de externe link bij hoort (waar de registratie binnen komt).
• In de notificatie e-mail voor externe formulieren kon het voorkomen dat de ingevulde formuliervelden niet getoond werden. Dit is opgelost.
• De berichtgevingsinstellingen (inhoud formulier tonen) konden niet juist worden opgeslagen als er meerdere instellingen tegelijk werden ingesteld. Dit is opgelost.
• De filter instellingen bij beoordelen binnen de formulieren modules werden niet onthouden. Dit is nu wel het geval. Tevens worden de actieve filters nu ook boven de tabel zichtbaar.
• Popup vensters konden blijven hangen in de kalender waardoor deze in beeld bleven staan tenzij de kalender herladen werd. Dit probleem is opgelost.

Versie 5.20

Direct verwerken externe registraties

Vanaf nu kunt u extern gemelde registraties direct verwerken zonder tussenkomst van een medewerker. Indien de optie "Registratie direct verwerken" aan staat in de instellingen van externe registraties bij de flow, dan zal de registratie direct verwerkt worden. Dit betekent dat deze registratie, afhankelijk van of er een beoordeling gedaan dient te worden, wordt verzonden ter beoordeling of direct afgehandeld. Als de instelling uit staat dan werkt het zoals voorheen.

Verbeteringen taakafhandeling

Bij het afhandelen van een taak in de werkomgeving, is het nu duidelijker aangegeven wie de taak moet afhandelen. Hiermee kan men beter inschatten of men de enige is of dat ook andere medewerkers de taak kunnen afhandelen.

In de organisatie kalender (Kalender > Analyseren > Organisatie) is op de bekijkpagina van een taak een verduidelijking aangebracht hoe de afhandeling kan worden bekeken (klikken op naam Medewerker).

Lijsten opdrachten beheer nu te filteren op "Gepland in" en "Type planning"

Er zijn 2 kolommen toegevoegd aan de lijsten in opdrachten beheer te weten: "Gepland in" en "Type planning". Het is tevens mogelijk om op deze kolommen te filteren. Let er hierbij op dat filteren op "Gepland in" alleen zoekt in opdrachten met een vaste planning.

Overige verbeteringen / aanpassingen

• Het aanmaken van een vestigingengroep tijdens het beschikbaar maken van een handboek of een bestandsmap is aangepast zodat direct gedaan kan worden. Er wordt tevens gewaarschuwd voor niet opgeslagen wijzigingen.
• Het filter op impact, frequentie en score in Risico's > Beheren is nu een numeriek filter geworden.
• Indien men een checklist deactiveert voor gebruik in de marktplaats dan worden links naar implementaties op deze checklist niet meer getoond. Indien u de checklist weer activeert voor gebruik dan worden de links weer weergegeven.
• De vestigingenselectie om te wisselen van vestiging is nu doorzoekbaar zodat het vinden van de juiste vestiging eenvoudiger is.
• De snelheid van de opdrachten kalender en het bekijken van taken in deze kalender is qua snelheid aanzienlijk verbetert.
• Verbetermaatregelen, uit een nog niet uitgevoerde opdracht, konden onterecht worden weergegeven als concept in de beheeromgeving. Dit is opgelost.
• Indien men geen toegang had tot een pagina had werd onterecht gemeld dat er een fout was opgetreden in plaats van een melding dat men geen toegang had tot deze pagina.
• Indien men een handboekrevisie uitvoerde in de kalender dan kon het bekijken van een pagina in dezelfde kalender de verkeerde inhoud weergeven. Dit is opgelost.

Versie 5.18

Toewijzen taken aan functies

Vanaf deze release wordt het mogelijk om een taak toe te wijzen aan één of meerdere functies middels de optie "Één medewerker met de aangewezen functie(s)". Dit betekent dat alle medewerkers, welke deze functie hebben, de taak kunnen afhandelen in hun persoonlijke kalender (Werken). De taak wordt uiteindelijk door één van de betreffende medewerkers afgehandeld (gelijk aan de optie "Één medewerker welke hiertoe geautoriseerd is").

Vervolg verbeteren zoeken

We hebben in deze release, zoals aangekondigd, het zoeken verder verbeterd. De volgende wijzigingen en functionaliteiten zijn beschikbaar:

• Er kan gezocht worden op items met een specifiek label. Hiermee kan het aantal gevonden resultaten teruggebracht worden.
• Het is nu mogelijk om alleen op de titels / namen van items te zoeken. Ook hiermee wordt de kans vergroot om sneller de juiste zaken te vinden als men de titel of naam kent.
• De opgegeven zoekopdracht blijft bewaard op de zoekresultaten pagina. Dit maakt het eenvoudiger om snel een nieuwe zoekopdracht te doen.
• Bestanden gekoppeld aan taakafhandelingen komen nu ook terug in de zoekresultaten van Bestanden. Gebruiker dient toegang te hebben tot de betreffende taakafhandeling om deze bestanden te kunnen vinden.

Duidelijkere aanduiding 'actieve filters lijsten'

Na de introductie van de standaard filters in lijsten zoals Activiteiten hebben we feedback gekregen dat sommige gebruikers hierdoor items miste omdat het filter niet duidelijk genoeg aangemerkt stond. We hebben het tonen van actieve filters nu opvallender gemaakt zodat direct zichtbaar is dat er naar een gefilterde lijst gekeken word. Deze aanpassing is doorgevoerd in alle tabellen.

Verbeteringen / aanpassingen voor hoofdkantoren

• Het is voor hoofdkantoren nu duidelijk gemaakt middels een icoon welke items beschikbaar zijn gemaakt in lijsten waar eigen en beschikbaar gemaakte items door elkaar staan (voorbeelden zijn formulieren, leveranciers en stakeholders).

• Indien een hoofdkantoor een registratie doorstuurt naar een vestiging om te beoordelen, dan krijgen alle medewerkers met beoordeelrechten (in de module waarin de registratie is gedaan) van de betreffende vestiging een notificatie per e-mail.

Overige verbeteringen / aanpassingen

• De archief functionaliteit is toegevoegd aan de modules Activiteiten en Onderhoud.
• De datum dat een handboekpagina voor het laatst is gewijzigd wordt nu weergegeven.
• De presentatie van links in het handboek is aangepast zodat deze beter leesbaar zijn (onder elkaar).
• We hebben een eerste versie van een doorzoekbaar enkelvoudig selectieveld geïmplementeerd in de filters voor de lijsten. Dit maakt het kiezen van een optie eenvoudiger ook als men maar één optie mag selecteren. We zullen deze functionaliteit in een volgende versie op meer plaatsen beschikbaar maken.

• Het is nu mogelijk om lijsten op meerdere labels te filteren (items hebben 1 van de gekozen labels).
• Het module menu aan de linkerkant is minder gevoelig gemaakt zodat dit minder snel verdwijnt als men met de muis naast het (sub) menu komt. Hierdoor zou navigeren prettiger moeten werken.
• Indien er een link gemaakt is vanuit een Checklist implementatie dan was het niet mogelijk om vanaf het gelinkte item terug te navigeren naar deze implementatie. Dit is nu wel mogelijk indien men deze implementatie mag raadplegen.
• Er kon een situatie ontstaan dat men een oneindige laadindicator kreeg als een bestand niet kon worden toegevoegd omdat men deze open had staan op de computer. Deze situatie geeft nu netjes een foutmelding zodat men het bestand kan sluiten en alsnog kan toevoegen.
• Het was niet meer mogelijk om los te registreren op niet geplande indicatoren omdat deze niet meer werden weergegeven. Dit is opgelost en weer mogelijk.
• Enkele spelfouten gecorrigeerd.

Versie 5.17

Module kwaliteitsregistraties

Er is een nieuwe module "Kwaliteitsregistraties" aan het systeem toegevoegd. Hiermee kunt u de bewaartermijnen beheren van vastgelegde gegevens zoals persoonsgegevens of andere (vertrouwelijke) informatie. U kunt per registratie vastleggen welke bewaartermijn van toepassing is, plaats van opslag, op welke wijze de gegevens vernietigd dienen te worden en welke medewerker daar verantwoordelijk voor is.

Deze nieuwe module is alleen voor administrators zichtbaar. Door het toewijzen van de nieuwe permissies voor kwaliteitsregistraties aan uw medewerkers kunt u de module beschikbaar maken voor uw overige medewerkers.

De mogelijkheid om vanuit een hoofdkantoor een kwaliteitsregistratie voor vestigingen beschikbaar te maken zal later aan het systeem toegevoegd worden.

Herinnering voor persoonlijk toegewezen taken

Het is vanaf nu mogelijk om een e-mailnotificatie te ontvangen voor persoonlijk toegewezen taken die binnen 1 of 7 dagen verlopen. Deze optie staat standaard voor u aan. Via de notificatieinstellingen in uw profiel kunt u deze instellingen eventueel wijzigen.

Lijstweergave planbare items filteren

De lijstweergave in de beheer omgeving van planbare items (Activiteiten, Indicatoren, Verbetermaatregelen en Onderhoud) worden nu standaard gefilterd op items gepland in het huidige jaar. Dit geeft meer overzicht en maakt het eenvoudiger om focus op de actieve zaken te houden.

Door het aanpassen van de filter instellingen (klik hiervoor op het trechter icoontje) kunt u eventueel zelf een jaar selecteren om de lijst op te filteren (de items worden getoond aan de hand van de einddatum van de taken).

Voor ieder item ziet u in de kolom "gepland in" de jaartallen waarin het item gepland is.

Uitbreiding placeholders voor geplande revisies

Er zijn in deze release additionele placeholders toegevoegd voor geplande revisies welke u kunt gebruiken om informatie uit eQuse in gedownloade bestanden weer te geven. U plaatst deze door de onderstaande codes in uw bestand op te nemen (alle placeholders geven alleen informatie indien bestand onder revisie is).

• $EQUSE_PLANNEDREVISIONDECIDEDBY$: De medewerker(s) welke zijn toegewezen om de revisiebeslissing te nemen.
• $EQUSE_PLANNEDREVISIONBY$: De medewerker(s) welke zijn toegewezen om de revisie daadwerkelijk uit te voeren.
• $EQUSE_PLANNEDREVISIONAPPROVEDBY$: De medewerker(s) welke zijn toegewezen om het revisievoorstel goed te te keuren
• $EQUSE_PLANNEDREVISIONPUBLISHEDBY$: De medewerker(s) welke zijn toegewezen om de revisie te publiceren.

Deze placeholders geven voor de huidige versie van het document de namen welke gekozen zijn bij het instellen van de workflow. Dit zijn dus de geplande namen en niet de definitieve namen zoals bij de andere placeholders. De gegevens worden gehaald uit de laatst geplande niet afgeronde workflow. Indien er een nieuwere versie is dan het huidige bekeken document dan wordt de laatst doorlopen revisieplanning op dit document gebruikt (ook al is deze dus afgerond).

Bij een eenvoudige revisie zullen de gekozen namen bij alle placeholders worden weergegeven. Indien er is gekozen voor de workflow met 3 stappen (zonder goedkeuring) dan zal bij deze placeholder een '-' worden weergeven.

• $EQUSE_PLANNEDREVISIONDATE$: Datum waarop de revisie uitgevoerd dient te zijn (Workflow afronden voor)

Deze placeholder geeft de ingestelde einddatum weer waarop de geplande revisie uiterlijk uitgevoerd dient / diende te zijn.

Overige aanpassingen

• De module "Kindermishandeling" heet voortaan "Huiselijk geweld".
• Checklist implementaties kunnen nu verwijderd worden waardoor het mogelijk is om een verkeerd geselecteerde status ongedaan te maken.
• Er is een foutmelding opgelost bij het verwijderen van een bekwaamheid waar de dekking is ingesteld.
• Inlogs van afgelopen 3 maanden gaven de inlogs van huidige kwartaal weer waardoor dit soms een verkeerd beeld gaf.
• Bij het bewerken van een placeholder document in Word werd de preview niet bijgewerkt na opslaan.

Versie 5.16

Verbeteren zoeken

In de afgelopen maanden hebben wij veel feedback verzameld en gekregen over de zoekfunctie. In deze release doen we hieraan de eerste verbeteringen.

• Mogelijkheid om te zoeken op 1 specifiek itemtype: Het is nu ook mogelijk om alleen op 1 itemtype te zoeken in plaats van door het hele systeem. Zodra u het zoekvak activeert verschijnt nu een menu om dit itemtype te kiezen. Indien u dit niet doet zoekt u op de reguliere manier door alle items. Indien u zoekt op 1 specifiek itemtype zal op de resultatenpagina de tussenpagina met beste resultaten per type worden overgeslagen en kunt u direct aan de slag met de gevonden items binnen de gekozen selectie. Indien u weet wat voor itemtype u zoekt is dit de aanbevolen (en snelste) zoekmethode.
• Direct zoekresultaten tonen verwijderd: In het zoekmenu werden bij het typen in het zoekveld al direct zoekresultaten getoond / opgehaald. Dit zorgde voor een verspringende interface, vertraging in zoeken en het gebruik van het direct openen van de gevonden items was minimaal. Om deze onnodige vertraging te voorkomen hebben we deze functionaliteit verwijderd. Het ophalen van eerdere zoekopdrachten is wel gehandhaafd en uitgebreid met het opslaan van zoekopdrachten op een specifiek type zodat u snel eerdere of veel gebruikte zoekopdrachten kunt herhalen.
• Bestanden gekoppeld aan handboekaanvullingen werden niet gevonden: Er is een aanpassing gedaan waardoor bestanden, welke alleen aan een aanvulling op en handboekpagina van een hoofdkantoor gekoppeld waren nu ook gevonden worden in de zoekresultaten.
• Versienummer bestanden: In de zoekresultaten van Bestanden wordt nu ook het versienummer weergegeven als het een bestand onder revisieplanning betreft.
• Eerste optimalisatie zoeken: Er is een eerste optimalisatie aan het zoeksysteem doorgevoerd waardoor onnodige zoekopdrachten worden voorkomen. Dit zal zeker voor gebruikers met minder permissies een verbetering van de zoeksnelheid op moeten leveren. We blijven de komende tijd werken om de snelheid van zoeken verder te verbeteren.

In de komende tijd zullen wij o.a. de mogelijkheid om op items met gekozen labels te zoeken en het alleen kunnen zoeken op de titels van items toevoegen en de snelheid van het zoeken verder proberen te optimaliseren.

Uitbreiding placeholders bestanden

Er zijn in deze release additionele placeholders toegevoegd welke u kunt gebruiken om informatie uit eQuse in gedownloade bestanden weer te geven. U plaatst deze door de onderstaande codes in uw bestand op te nemen (alle placeholders geven alleen informatie indien bestand onder revisie is). Bij eenvoudige revisie is dit bij alle medewerkerplaceholders de naam van de persoon die de laatste revisie heeft uitgevoerd. Bij de uitgebreidere opties bestaat de mogelijkheid om stappen over te slaan. De betreffende info zal dan een '-' weergeven.

• $EQUSE_REVISIONVERSION$: Het versienummer van het bestand
• $EQUSE_REVISIONDECIDEDBY$: De medewerker welke het besluit heeft genomen of revisie nodig is.
• $EQUSE_REVISIONBY$: De medewerker welke de revisie daadwerkelijk heeft uitgevoerd.
• $EQUSE_REVISIONAPPROVEDBY$: De medewerker(s) welke de revisie hebben / heeft goedgekeurd.
• $EQUSE_REVISIONPUBLISHEDBY$: De medewerker welke de revisie heeft gepubliceerd.

Het systeem bepaald de laatste revisie als volgt:

• Eerste versie document en nog geen revisie uitgevoerd waar geen nieuwe versie uit is ontstaan (revisie niet nodig): geen revisiegegevens beschikbaar
• Revisie uitgevoerd waar geen nieuwe versie uit is ontstaan (revisie niet nodig): gegevens van deze revisie
• Niet de eerste versie en nog geen revisie uitgevoerd waar geen nieuwe versie uit is ontstaan (revisie niet nodig): gegevens van de revisie waarin deze versie is ontstaan.

Revisie gegevens van bestand kunnen bekijken

We hebben in de bestandsinformatie op de voorbeeldweergave en op de bekijkpagina in Bestanden > Beheren > Revisieplanning een overzicht toegevoegd van alle toelichtingen / motivaties welke zijn gegeven bij revisies op die betreffende versie van het document.

Deze geeft voor alle afgeronde revisies de datum en de motivatie welke is opgegeven (indien dit het geval is). Voor eenvoudige revisie staat dit veld in de taakafhandeling. Voor de uitgebreide revisieplanning is dit de toelichting op de revisietaak (waar het nieuwe bestand is toegevoegd).

Daarnaast is ook het versienummer van het bestand in de titel van de voorbeeld weergave toegevoegd.

Overige aanpassingen

• De tekst in de berichtgeving van de modules Calamiteiten, Meldingen, Formulieren, Klachten, Kindermishandeling en Incidenten voor het mailen van medewerkers bij het afhandelen van een registratie gaf ten onrechte aan dat medewerkers in het registratieformulier gemaild werden. Dit diende het beoordelingsformulier te zijn en deze tekst is nu gecorrigeerd.
• De titels van alle taakafhandelschermen hebben nu overal hetzelfde format gekregen zodat dit consistent is minder verwarrend:
  • Afhandelen: Taaktype "taaknaam" afhandelen
  • Afhandeling wijzigen: Afhandeling Taaktype "taaknaam" wijzigen
  • Afhandeling bekijken: Afhandeling Taaktype "taaknaam" bekijken
• Er waren soms situaties waardoor eenvoudige revisie taken niet afgehandeld konden worden doordat het plannen van de volgende revisie niet verscheen. Dit probleem is opgelost.
• Indien er in de teksteditor links gemaakt werden naar "https://start.equse.nl" dan werden deze links aangepast door het systeem waardoor deze in de bijvoorbeeld e-mails van Actueel berichten niet meer correct werkte. Dit probleem is opgelost.

Versie 5.15

Tweestapsverificatie (2FA/MFA/2SV)

In deze versie introduceren we tweestapsverificatie voor eQuse accounts. U kunt dit in uw profiel inschakelen. Er zijn 2 manieren van tweestapsverificatie beschikbaar:

• Via een authenticator app: Bij activeren van deze optie kunt u de QR-code scannen om deze methode te activeren. Bij inloggen genereert u de code in uw authenticator app en vult u deze in om in te loggen.
• Via email: Bij inloggen wordt er een verificatiecode verzonden naar het bij ons bekende emailadres van uw gebruiker. Deze vult u vervolgens in om in te loggen.

U kunt beide methodes tegelijk aan zetten. Bij inloggen bestaat de mogelijkheid te wisselen tussen beide methodes mocht u bijvoorbeeld geen toegang hebben tot uw app of email. Het is tevens mogelijk zogenaamde backupcodes te genereren waarmee u eenmalig kunt inloggen als u geen toegang heeft tot beide methodes. Bij het activeren in uw profiel kunt u deze codes genereren.

Deze tweestapsverificatie methode is alleen beschikbaar als u via gebruikersnaam en wachtwoord inlogt. Gebruikt u de optie "Inloggen via Microsoft" dan dient u tweestapsverificatie in te richten in deze omgeving.

Engelse interface teksten

Vanaf nu is het mogelijk om eQuse5 in het Engels te gebruiken. U kunt de taal wijzigen in uw Profiel. Dit gaat puur om de interface teksten. De inhoud van uw systeem zal nog steeds alleen in de ingevoerde taal beschikbaar zijn. Het is van belang dat als u eQuse in het Engels gaat gebruiken het verstandig is om alle medewerkers van deze taal gebruik te laten maken en het systeem qua inhoud ook in het Engels op te zetten om problemen met talen die door elkaar lopen te voorkomen.

Meer controle over verwerken externe registraties

We hebben een aanpassing gedaan aan het verwerken van nieuwe externe registraties. Om nieuw binnengekomen externe registraties te kunnen zien en verwerken zijn vanaf nu de volgende zaken nodig:

• Gebruiker dient permissie "Registreren op formulieren" (naam kan per module iets afwijken) te hebben binnen de betreffende module.
• Nieuwe permissie "Nieuwe externe formulieren verwerken" (naam kan per module iets afwijken) te hebben binnen de betreffende module of dient door iemand met die permissie aan het concept zijn overgedragen (permissie is dan niet nodig).

De instelling alleen eigen registraties tonen op een flow heeft nu alleen nog effect op niet externe registraties (registraties gedaan door een medewerker in eQuse). Het is van belang om uw permissie instellingen van permissiegroepen en medewerkers aan te passen en de juiste personen de permissies te verstrekken voor het verwerken van deze registraties. Er is, zoals gezegd, een permissie per formulierenmodule toegevoegd.

Versie 5.14

E-mail notificatiewachtrij

Om te voorkomen dat uw mailbox wordt overspoeld met notificaties introduceren wij in deze release de notificatiewachtrij. Met deze functionaliteit worden e-mail notificaties na de laatste verzonden notificatie voor een uur opgespaard. Nadat dit uur voorbij is ontvangt u de notificatie(s) in de wachtrij. Indien er meer notificaties in de wachtrij staan als deze geleegd wordt dan zullen deze worden samengevoegd tot 1 e-mail. Notificaties welke niet meer relevant zijn op moment van versturen worden overgeslagen. De wachtrij wordt bijgehouden per vestiging. De wachtrij betreft alleen notificaties welke u in de notificatieinstellingen kunt beheren. U kunt de status van de wachtrij raadplegen in uw profiel (Sectie Notificatie instellingen).

Analyse audits (hoofdkantoren)

Voor hoofdkantoren voegen we de analyse toe voor auditplannen. Met deze functie kan de beoordeelstatus op een grafische manier worden geanalyseerd en kunt u snel inzichtelijk maken op welke vestigingen beoordelingen achter lopen en waar de meeste negatieve beoordelingen zich bevinden per eis.

SSO via Microsoft (Office 365)

Het is vanaf nu ook mogelijk om in te loggen via Microsoft (Azure AD / EntraId). Om hier gebruik van te maken dient uw eQuse gebruikersnaam hetzelfde te zijn als uw Microsoft e-mailadres. U kunt uw gebruikersnaam eventueel aanpassen in uw Profiel (Profielgegevens > Wijzigen). Om gebruik te maken van SSO kiest u op de inlogpagina voor de knop "Inloggen via Microsoft". U dient dan in te loggen op uw Microsoft account. Indien dit correct gebeurd en er bestaat een gebruiker met uw e-mailadres dan wordt u direct ingelogd in uw eQuse account. Uiteraard dient uw Microsoft omgeving ook het doorloggen met uw account op systemen van derde partijen toe te staan.

Overige verbeteringen / aanpassingen

• Het is nu ook mogelijk om eml bestanden toe te voegen aan uw kwaliteitssysteem. Tevens hebben msg bestanden ook het envelop icoon gekregen.
• De instellingen om een link toe te voegen naar registratie is verwijderd uit bericht instellingen. Deze wekte ten onrechte de verwachting dat de registratie hiermee direct geopend kon worden. We hebben de optie nu verwijderd en zullen in de toekomst een optie toevoegen waarmee wel een directe link gemaakt kan worden.
• E-mailnotificaties voor formulieren met conditionele velden konden in sommige gevallen titels en uitlegteksten in de conditie ten onrechte weergegeven worden. Dit is opgelost.
• Afgelopen donderdag 10 augustus hebben wij onze infrastructuur een grote update gegeven. Hoogstwaarschijnlijk heeft u reeds gemerkt dat de applicatie hierdoor sneller is geworden. Heeft u na het onderhoud nog opmerkingen aarzel dan niet om deze aan ons te melden via onze supportdesk.

Versie 5.13

Archiefmogelijkheid

In deze release introduceren we de archiefmogelijkheid op een viertal plaatsen. Met deze functie kunt u items in het systeem wel bewaren maar zorgt u ervoor dat deze niet uw dagelijkse werkzaamheden in de weg staan. Het archiveren van items verwijderd geen gekoppelde gegevens maar kan er wel voor zorgen dat gegevens verborgen worden.

U kunt items archiveren in de beheeromgeving van de betreffende modules. In de lijstweergave is de mogelijkheid toegevoegd om naar het archief te navigeren. Het archief is nu beschikbaar op de volgende plaatsen en heeft het volgende effect op deze items:

• Actueel: Berichten welke in het archief staan worden niet meer getoond in werkomgeving en widget.
• Indicatoren: Op gearchiveerde indicatoren kunnen geen nieuwe losse registraties meer gemaakt worden. Reeds gestarte registraties kunnen nog wel afgemaakt worden. Geplande en/of afgehandelde indicatoren zullen verborgen worden in de kalenders. Indicatoren blijven wel te analyseren.
• Verbetermaatregelen: Geplande en/of afgehandelde verbetermaatregelen zullen verborgen worden in de kalenders. Maatregelen blijven wel te analyseren.
• RFM flows (Formulieren, Calamiteiten, Klachten, Meldingen, Kindermishandeling en Incidenten): Op gearchiveerde flows kunnen geen nieuwe registraties aangemaakt worden. Reeds gestarte registraties kunnen wel afgemaakt worden. Geplande registraties zullen verborgen worden in de kalender. Analyse op gearchiveerde flows blijft mogelijk. Bij archiveren zal de flow tevens inactief gezet worden. Let hierop mocht u de flow weer dearchiveren. U dient de flow dan ook weer te activeren om deze weer in gebruik te kunnen nemen.

We zullen de komende periode bekijken op welke andere plaatsen wij het archief ook willen gaan introduceren.

Statusfilter toegevoegd binnen verbeteren

In de beheeromgeving van verbeteren is een filter toegevoegd waarmee maatregelen op status gefilterd kunnen worden. Dit is handig om bijvoorbeeld alle openstaande verbetermaatregelen na te lopen.

Tussenvoegsels

We hebben op plaatsen, waar men een naam van een medewerker invoert, de mogelijkheid om (apart) een tussenvoegsel op te geven toegevoegd. U vindt de optie in de medewerkers uitnodiging, bij het aanmaken van nieuwe gebruikersaccounts en in uw profiel. In de bestaande gegevens staan de tussenvoegsels bij de achternaam. U heeft nu dus de mogelijkheid deze gegevens correct te verwerken. In de toekomst zullen sorteringen op achternaam hierdoor ook correct gemaakt kunnen worden. Heeft u dus een tussenvoegsel in uw naam pas dit dan aan in uw profiel.

Functionaliteiten voor hoofdkantoren

• Er is een gegevensbron Vestigingen toegevoegd bij het maken van formulieren. Hiermee kunt u een selectie van uw vestigingen aanbieden in een formulier. Let erop dat dit veld altijd uw vestigingen laat zien als keuzemogelijkheid in tegenstelling tot de overige gegevensbronnen welke werken op de gegevens van de vestigingen welke is ingelogd. Deze optie is handig als u vestigingskeuzes wilt opnemen in formulieren waar uw vestigingen eventueel op moeten kunnen registreren. Bijvoorbeeld als een vestiging een klacht over een andere vestiging wil indienen. Voordeel van een gegevensbron is uiteraard dat het formulier up-to-date blijft ook al zijn er mutaties in de vestigingen.
• De functionaliteit om een hoofdkantoorregistratie naar een vestiging te verzenden ter beoordeling is verbeterd. In beoordelen in het hoofdkantoor neemt het vestigingen filter nu, naast de registraties gedaan door deze vestigingen, ook mee welke ter beoordeling bij deze vestiging zijn aangeboden of beoordeeld. Tevens is in de beoordeellijst en analyse omgeving te zien welke vestiging de beoordeling voor zijn rekening neemt. Verder wordt ook een e-mailnotificatie verzonden naar de ingestelde berichtgevingsinstellingen voor registraties verzonden ter beoordeling als men een registratie verstuurd naar een vestiging.
• Vestigingen worden nu alleen meegenomen in de benchmark berekeningen als hun gewenste startdatum voor de huidige peildatum ligt. Dit is nu gelijk aan het beschikbaar komen van geplande opdrachten en geplande formulieren. Hiermee wordt voorkomen dat nieuwe vestigingen de resultaten vervuilen totdat zij echt gestart zijn met eQuse.
• Bestanden gekoppeld aan een beschikbaar gemaakte handboekpagina worden nu ook door vestigingen gevonden in zoekresultaten indien de betreffende gebruiker hier toegang tot heeft.

Overige wijzigingen

• Taken-, risico- en opdrachten overzichten zijn ook aan de onderkant van de pagina voorzien van de paginering zodat onnodig scrollen voorkomen wordt.
• Taken met een herhaalpatroon waar alle taken van uitgevoerd zijn kunnen nu ook verlengd worden zodat deze niet opnieuw ingevoerd hoeven te worden.
• Inactieve formulieren worden nu wel weer weergegeven bij de links en verwijzingen als u een link gemaakt heeft naar deze formulieren.
• Het filter binnen Bestanden > Analyse werkte alleen correct indien men ook filterde op een label. Dit is opgelost. U kunt dus nu ook weer filteren op de andere filteropties zonder een label te hoeven kiezen.

Versie 5.12

Introductie module Checklists

In deze release introduceren wij de nieuwe module Checklists. Met deze module kunt u checklists maken en invullen. Met een checklist kunt u aantonen hoe u bepaalde zaken heeft geborgd in uw organisatie en in welke mate. Hiermee zijn checklists een handige tool om snel aan te tonen hoe u belangrijke werkprocessen of eisen implementeert. Bij deze implementatie kunt u de status aangeven en ook bestanden en links koppelen zodat de implementatie één geheel vormt met de rest van uw kwaliteitssysteem.

Voor de module Checklists zijn permissies toegevoegd voor de verschillende onderdelen van deze module. Administrators hebben standaard toegang tot de module. Voor de overige medewerkers moeten de permissies worden toegewezen via de permissiegroepen of individueel.

Hoofdkantoren kunnen checklists beschikbaar maken aan de onderliggende vestiging(en) en de implementatiestatus analyseren. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om checklists alleen voor het hoofdkantoor zelf te maken.

Binnen de module is ook alvast een tabblad marktplaats zichtbaar. In deze marktplaats zullen in de toekomst aanbieders checklists ter beschikking kunnen stellen voor u om te bestellen of gebruiken. Op deze manier kunt u voor gestandaardiseerde eisen gebruik maken van de marktplaats in plaats van deze zelf te moeten maken. Denk hierbij aan RI&E checklist of een checklist voor het voldoen aan een norm of richtlijn.

Uitbreiding Beschrijvende Indicatoren

Naast de al bestaande meetbare indicatoren voegen wij in deze release ook (weer) de mogelijkheid toe om beschrijvende (kwalitatief) indicatoren te maken. Hiermee kunt u periodieke registraties doen met waardes die zich niet in een getal laten registreren. In tegenstelling tot de meetbare (kwantitatief) indicatoren dient u zelf aan te geven of de geregistreerde waarde voldoet aan het verwachtte resultaat.

Alle bestaande indicatoren en indicatoropdrachten zijn automatisch meetbare indicatoren geworden (geen verschil). Zolang er geen registraties gedaan zijn kunt u type ook nog wijzigen. Het verwachtte resultaat is altijd te wijzigen mocht dit nodig zijn. De geldende waardes worden bij elke registratie opgeslagen zodat dit altijd kloppend blijft. De nieuwe type keuze is zowel voor lokale indicatoren als indicatoropdrachten beschikbaar.

Optimalisatie Excel export formulieren

In de Excel export van registraties binnen RFM modules (Formulieren, Klachten, Calamiteiten, Kindermishandeling, Meldingen en Incidenten) hebben wij een optimalisatie gedaan voor velden waar meerdere antwoorden gekozen kunnen worden (meervoudig selectieveld en checkboxen). In de oude situatie werd voor elke mogelijke optie een kolom in de export opgenomen met een Ja of een Nee waarde of die optie gekozen was binnen de registratie. We hebben dit nu vervangen door slechts 1 kolom per veld met de gekozen antwoorden komma gescheiden. Deze methodiek werd bij databron velden al toegepast. Hiermee worden de exports overzichtelijker en compacter.

Versie 5.11

Criteria (eisen) opstellen, plannen audits en rapportages

In de Auditmodule kunt u zelf opgestelde auditcriteria (eisen) of een set algemene normeisen toetsen. Deze set(s) met eisen kunt u in een zelf te bepalen periode (in 1 of meerdere auditmomenten) gaan beoordelen.

Per moment bepaalt u welke criteria/eisen worden beoordeeld, dit kan zowel vooraf, als tijdens de audit. Bij alle beoordeelde eisen worden de bevindingen en opmerkingen van auditor en auditee opgeslagen, deze vormen samen uw audit-rapportage.

Beoordelen, reageren en notificaties

Auditoren kunnen beoordelingen doen op de gekozen eisen binnen het auditmoment. De auditor kan kiezen uit diverse standaard beoordeelstatussen.

Alle beoordelingen en reacties van auditor en auditee worden via notificaties gemeld aan alle gebruikers die op de auditrapporten mogen reageren. Daarnaast kan de ontvanger van de rapportage ook reageren op de beoordelingen. Wanneer men niet alle notificaties wenst te ontvangen, dan kunnen deze uitgezet worden in het Profiel van de gebruiker.

Permissies

Voor de Auditmodule zijn permissies toegevoegd voor de verschillende onderdelen van deze module. Administrators hebben standaard toegang tot de module. Voor de overige medewerkers moeten de permissies worden toegewezen via de permissiegroepen of individueel.

Wat volgt nog voor deze module?

In de komende periode wordt de auditmodule uitgebreid met diverse analyse mogelijkheden en extra notificaties.

Versie 5.10

Berichten sturen

Met deze release introduceren wij “Berichten”. Een gloednieuwe functie waarmee u door middel van chat-berichten gesprekken kunt voeren met collega’s en team-genoten! Een korte vraag? Een collega herinneren aan een openstaande taak, of bijvoorbeeld een bestand onder de aandacht brengen? Dit zijn slechts enkele voorbeelden waarvoor u “Berichten” kunt gebruiken. Nieuwsgierig? Klik dan rechtsboven op “Berichten” om het berichtenscherm te openen en uw eerste bericht te typen!

Labels toekennen aan items

Nieuw is ook de mogelijkheid om de gegevens in uw managementsysteem te voorzien van labels: een flexibele en krachtige manier om gegevens te categoriseren. Door de integratie van labels in de filterinstellingen heeft u in een handomdraai alleen die gegevens in beeld waaraan u specifieke labels heeft toegewezen.

Voor het toevoegen van labels is een nieuwe permissie binnen de module Mijn vestiging nodig. Deze dient u toe te kennen aan medewerkers welke geen beheerder zijn. Voor het koppelen van bestaande labels aan items geldt de beheerpermissie van deze items.

Voor het bekijken van de locaties waar labels gekoppeld zijn is een overzicht toegevoegd in dezelfde module. Ook hier is een permissie voor toegevoegd.

Extra medewerkers bestellen

Het maximaal aantal medewerkers met toegang tot eQuse is standaard 25. Links bovenaan het medewerkersoverzicht (Beheren > Medewerkers) ziet u het huidige aantal en het maximale aantal medewerkers met toegang tot eQuse. Bij het bepalen van dit aantal worden medewerkers met status “inactief” en “aangemaakt” niet meegerekend.

Indien het maximum bereikt is dan kunt u via de verschijnende melding extra medewerkers bestellen. U kunt het maximum aantal actieve medewerkers per 10, 20, 30, 40 of 50 opwaarderen. Na het bestellen kunt u direct gebruik maken van de extra medewerkers. U ontvangt een factuur van uw bestelling op het bij ons bekende factuuradres.

Diverse updates en verbeteringen

Naast eerder genoemde functionaliteiten zijn er systeembreed diverse optimalisaties en verbeteringen doorgevoerd welke de snelheid en stabiliteit van de applicatie ten goede komen.

Welke belangrijke functionaliteiten komen er op korte termijn aan?

In de komende periode hebben wij diverse nieuwe functionaliteiten op de planning (mei 2023) staan om te introduceren. Hieronder zullen wij enkele hiervan uitlichten:

• Checklists: Met deze module kunt u beoordeellijsten maken waar u vervolgens kunt aangeven wat de implementatiestatus is van de eisen in deze lijsten. Hiermee kunt u eenvoudig de status van een bepaald onderwerp aantonen en monitoren.
• Audits: Met deze module maken we het samenstellen, plannen en uitvoeren van (interne) audits mogelijk. Door middel van een flexibele methodiek kunt u gestructureerd een norm of richtlijn beoordelen binnen uw organisatie of groep.

Zodra deze functionaliteiten beschikbaar komen maken wij hier uiteraard melding van middels releasenotes.

Versie 5.8

Aantonen dekking bekwaamheden

Om te zorgen dat uw medewerkers hun werkzaamheden juist uitvoeren is het van belang om aantoonbaar te hebben of zij ook bekwaam zijn om deze werkzaamheden uit te voeren. Daarom is het vanaf nu mogelijk om de dekking van bekwaamheden voor medewerkers in te stellen.

Zodra een bekwaamheid gekoppeld is aan een functie welke toehoort aan minimaal één medewerker dan kan voor elke medewerker worden ingesteld of deze bekwaamheid van toepassing is en zo ja of deze ook gedekt is. De indicator in de lijst geeft aan of de bekwaamheid is gedekt (groen) of er nog actie vereist is (oranje). Verder is het overzicht uitgebreid met meer informatie zoals de functies waar de bekwaamheid vereist is.

Mogelijk om items als favorieten te markeren

Heeft u veelgebruikte documenten of handboeken welke u regelmatig dient te raadplegen? Dan is er voor u een mogelijkheid toegevoegd om dergelijke items als favoriet te markeren. Deze favoriete items kunnen vervolgens op het dashboard worden weergeven door het nieuwe favorietenwidget te plaatsen.

Vooralsnog kunnen Bestanden, Handboeken, Leveranciers en Weblinks als favoriet worden gemarkeerd in de betreffende modules zelf. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om een snelkoppeling naar het Smoelenboek toe te voegen middels de configuratie van het widget.

Bestanden koppelen aan medewerkers

Het is nu mogelijk om bestanden te koppelen aan medewerkers. Hier kunnen bijvoorbeeld diploma’s e.d. welke binnen de vestiging behaald zijn worden gekoppeld. De bestanden kunnen gekoppeld worden door de medewerker te bekijken en de sectie bestanden te gebruiken zoals gebruikelijk.

Afhandeling verbetermaatregel aan te passen

Het is nu mogelijk om de afhandeling van de beoordeeltaak van een verbetermaatregel aan te passen nadat deze is afgehandeld. Het kwam voor dat gebruikers hier het verkeerde resultaat hadden gekozen of achteraf nog nieuwe informatie hadden binnen gekregen. Doordat de afhandeling nu aan te passen is kunnen deze gegevens achteraf bewerkt worden.

Beschikbare geplande RFM formulieren houden nu rekening met startdata vestigingen

Om te voorkomen dat nieuwe vestigingen worden geconfronteerd met taken, welke in het verleden gepland waren, houden taken gepland op een beschikbaar gemaakt RFM (Formulieren, Meldingen, Calamiteiten, Klachten, Incidenten en Kindermishandeling) formulier nu ook rekening met de startdatum van vestigingen zoals bij opdrachten. Dit betekend concreet dat als de geplande taken allemaal voor de startdatum van de vestiging liggen deze het geplande formulier niet zal zien. Indien een gedeelte van de geplande taken wel na de startdatum vallen dan zullen alleen deze taken beschikbaar komen. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor hoofdkantoren.

Map onthouden bij wisselen omgeving in module bestanden

In de module Bestanden is een kleine aanpassing gedaan als men in de module wisselt van omgeving middels het menu in de bovenbalk. Indien de map ook beschikbaar is in de andere omgeving dan zal deze direct worden geopend. Is dit niet het geval dan zal de hoofdmap worden weergegeven.

Overige aanpassingen

Naast de genoemde aanpassingen hebben wij systeem breed diverse kleine optimalisaties doorgevoerd om de veiligheid en snelheid van de applicatie verder te verbeteren.

Releasenotes Oktober 2022

Notificaties

Het is nu mogelijk om ‘het ontvangen van notificaties per e-mail’ in te stellen. U ontvangt dan bijvoorbeeld een E-mail wanneer er een nieuwe taak voor u is aangemaakt. U kunt in uw profiel zelf instellen welke notificaties u wenst te ontvangen. Deze instellingen zijn standaard geactiveerd.

De volgende notificaties per E-mail zijn in deze versie beschikbaar (nb. De beschikbaarheid van notificaties is afhankelijk van type account en ingestelde permissies.)

• Notificatie bij een aangemaakte taak U krijgt een email als u specifiek bent toegewezen aan een nieuw aangemaakte taak / taakpatroon.
• Notificatie bij een nieuw ontvangen opdracht U ontvangt een email als u rechten hebt om opdrachten van hoofdkantoren uit te voeren en er een nieuwe opdracht aangemaakt is om uit te voeren.
• Notificatie bij publicatie van een nieuwe revisie van een document U ontvangt een email als er bij het publiceren van een nieuwe versie of het vervangen van een document aangegeven wordt dat er een notificatie gestuurd dient te worden. De medewerker die de publicatie uitvoert heeft daarnaast de mogelijkheid deze notificatie te forceren zodat u deze ook ontvangt als u de instelling uit heeft staan. Dit o.a. voor publicaties waar iedereen geacht wordt kennis van te nemen.
• Notificatie bij publicatie van een nieuwe revisie van een handboekpagina U ontvangt een email als er bij het publiceren van een nieuwe handboekpagina aangegeven wordt dat er een notificatie gestuurd dient te worden. De medewerker die de publicatie uitvoert heeft daarnaast de mogelijkheid deze notificatie te forceren zodat u deze ook ontvangt als u de instelling uit heeft staan. Dit o.a. voor publicaties waar iedereen geacht wordt kennis van te nemen.

In de komende periode worden diverse extra notificaties toegevoegd. In een volgende update ontvangt u hierover meer informatie. Uiteraard staan wij hierbij open voor suggesties.

Achteraf aanpassen startdatum revisieplanning

In de vorige versie was het niet mogelijk om de start van de revisie aan te passen als de taak in de kalender was aangemaakt. In deze versie is dit nu wel mogelijk als de eerste taak nog niet afgehandeld is. In het scherm Revisieplanning wijzigen vindt u nu de optie Data wijzigen. Hier kunt u de verwachtte einddatum aanpassen en afhankelijk van de status van de eerste taak ook de startdatum. De eerste taak zal vervolgens verplaatst worden naar de nieuw opgegeven datum.

Verantwoordelijkheden van werkzaamheden functies aan specifieke medewerkers toekennen

Voorheen was het zo dat als een medewerker een bepaalde functie toebedeeld had gekregen dat ook automatisch alle verantwoordelijkheden binnen de gekoppelde werkzaamheden werden toegekend aan deze medewerker (overzicht Medewerkers > Analyseren > Medewerkers en werkzaamheden). In de nieuwe versie kunt u bij de werkzaamheid aangeven dat de verantwoordelijkheden alleen gedragen worden door de gekozen medewerkers (selectie uit de medewerkers met de functie). Dit is handig als u bijvoorbeeld meerdere medewerkers heeft met dezelfde functie maar waar een bepaalde werkzaamheid slechts door enkele wordt uitgevoerd. Na het instellen zullen in het Medewerkers en werkzaamheden overzicht bij de niet gekozen medewerkers de verantwoordelijkheden grijs worden weergegeven voor de werkzaamheid. Indien u geen medewerkers kiest dan krijgen alle medewerkers de verantwoordelijkheden.

Emailinstellingen formulieren / registratieflows verbeterd

De emailinstellingen van alle registratieflows zijn verbeterd. Zo zijn deze nu altijd aan te passen. U hoeft de flow niet eerst te deactiveren. Ook de opmaak van de ingestelde opties en het instelformulier zijn verbeterd. Daarnaast wordt nu voorkomen dat er door meerdere instellingen dubbele emails richting medewerkers worden verzonden (bijvoorbeeld: gekozen medewerker in formulier waarvan emailadres ook los opgegeven is).

Conceptregistratie overdragen naar collega

In het registratie gedeelte van de verschillende registratiemodules (Formulieren, Meldingen, Klachten, Kindermishandeling, Incidenten en Calamiteiten) is een optie toegevoegd om een concept van de registratie (voordat deze wordt afgehandeld) over te dragen naar een collega ter controle en/of verdere afhandeling. Het is mogelijk om een toelichting in te voeren en de overdracht wordt gelogd in de registratiehistorie. Tevens is de naam van de registrator aan de lijstweergave toegevoegd. Op korte termijn zullen wij hier ook een emailnotificatie aan toevoegen zodat de collega ook direct een email ontvangt over de overdracht.

Eenvoudige bestandsrevisie nu beschikbaar!

Vandaag is er een update gedaan aan uw kwaliteitssysteem waarmee wij een veelgevraagde functionaliteit introduceren namelijk het eenvoudiger kunnen reviseren van bestanden.

Extra workflow

We hebben de bestaande revisieworkflows uitgebreid met een extra workflow voor eenvoudige revisie. Deze workflow gebruikt u op dezelfde wijze als de overige revisieworkflows. De nieuwe revisieworkflow bevat slechts 1 taak waarin de volledige revisie in één keer gedaan kan worden (beslissen of er gereviseerd moet worden, eventueel nieuwe versie uploaden en de volgende revisie inplannen). De taak kan aan één of meerdere specifieke personen worden toegewezen (één van deze personen dient de revisie dan uit te voeren).

Tussentijds vervangen bestanden

Naast het toevoegen van de eenvoudigere workflow voor revisieplanning is een functionaliteit toegevoegd waarmee bestanden (tussentijds) vervangen kunnen worden. Afhankelijk of een bestand reeds een revisieplanning heeft, zijn er verschillende scenario's mogelijk.

1. Het bestand heeft (nog) geen revisieplanning: het bestand zal direct worden overschreven na vervangen.
2. Het bestand heeft een reeds gestarte revisieplanning: dit bestand kunt u niet direct vervangen. U dient de bestaande revisieplanning eerst af te ronden of deze te stoppen.
3. Het bestand heeft een revisieplanning in de toekomst gepland: Dit bestand kunt u vervangen. Er zal dan een nieuwe versie van het document ontstaan. Hierbij kunt u aangeven of er een zogenaamde subversie aangemaakt moet worden (bijv. van 1.2 naar 1.3 in plaats van naar 2.0). De vervanging zal in de kalender geborgd worden met een afgeboekte eenvoudige bestandsrevisie op de dag van vervangen. De bestaande workflow zal worden overgezet naar de nieuwe versie zodat deze behouden blijft. Uiteraard wordt het bestand op alle plaatsen waar het gekoppeld is vervangen zoals bij een reguliere revisie. De oude versie blijft te raadplegen in revisieplanning in beheer.

De functionaliteit (Bestand vervangen) is beschikbaar op alle plaatsen waar u bestanden kunt beheren.

Toekomstige updates revisieplanning

Op korte termijn zullen wij ook de volgende updates introduceren om bestandsrevisie nog eenvoudiger te maken.

1. Bij het doorplannen van revisietaken de instellingen van de laatste workflow voorselecteren zodat u niet dezelfde selectie hoeft te maken en sneller kunt doorplannen.
2. De mogelijkheid om de startdatum van de geplande revisie eenvoudig te verplaatsen. De eerste taak die momenteel ontstaat bij revisieplanning is niet te verplaatsen. In een volgende update zullen we dit mogelijk maken voor revisieplanningen die nog niet gestart zijn.

Nieuwe modules en functionaliteiten!

In de maanden september/oktober lanceren wij de volgende nieuwe features:

1. Compliance/Checklist module
2. Notificaties per E-mail (o.a. bij toewijzing nieuwe taken)
3. eQuse Chat (voor snelle interne communicatie)
4. De interne-, en externe Audit module

Risicomanagement module nu beschikbaar!

Vandaag hebben we de module Risico’s toegevoegd aan uw systeem! Met deze nieuwe module kunt u snel en eenvoudig een risico-inventarisatie opzetten en de oorzaken en gevolgen met bijbehorende maatregelen vastleggen.

Overal dezelfde meetlat

De basis van de module is de scorematrix waarmee u de meetlat voor uw risico’s bepaald.

Op alle plekken waar de sores worden weergegeven, gemaakt of aangepast treft u de matrix als toelichting. Zo is er nooit onduidelijkheid over de betekenis van een score.

Snel aan de slag

In de module kunt onder beheer uw risico’s maken en beheren. Zoals in alle andere modules maakt u een nieuw item via de oranje knop rechtsboven. Daarna volgt u de stappen in de overzichtelijke wizard. In de eerste stap stelt u de score in door deze eenvoudigweg aan te klikken in de grafische matrix.

De scorewijzigingen worden opgeslagen zodat het verloop van het risico in de tijd inzichtelijk is. Elke keer dat de score wordt aangepast kunt u hier ook een stukje uitleg bij geven. In het zijpaneel treft u alle wijzigingen onder het kopje ‘Historie’.

Omgaan met beheersmaatregelen

Tijdens het aanmaken en wijzigen van een risico kunt u door middel van een omschrijving aangeven welke beheersmaatregelen er zijn getroffen. Wanneer u de beheermaatregel in een andere module heeft geborgd kunt u daar bij de Links een verwijzing naar maken; zo is bij de volgende risicobeoordeling, of tijdens een audit, meteen inzichtelijk hoe de uitvoering van de beheersmaatregel is geregeld en er voor staat.

Hoofdkantoren met vestigingen

Werkt u met een hoofdkantoor en vestigingen? Dan kunt u vanuit het hoofdkantoor risico’s beschikbaar maken voor de vestigingen. Vestigingen kunnen de risico scores aanpassen of het hele risico als ‘niet van toepassing’ markeren.