Aan de slag met eQuse.

5. Handleiding voor gebruikers

5. Handleiding voor gebruikers

Documentatie lezen en raadplegen

Het lezen en raadplegen van documentatie in eQuse is essentieel voor het naleven van werkinstructies en het ondersteunen van uw dagelijkse taken. De beschikbare documentatie stelt u in staat veilig en efficiënt te werken volgens de vastgestelde procedures. Afhankelijk van hoe de beheerder het systeem heeft ingericht, kan documentatie beschikbaar zijn via de module Bestanden en/of Handboeken.

Binnen deze modules vindt u de werkomgeving Werken, waar u eenvoudig toegang heeft tot alle benodigde documentatie. Deze werkomgeving is speciaal ingericht om u snel toegang te geven tot belangrijke documenten, instructies en protocollen die essentieel zijn voor de dagelijkse werkzaamheden.

Bestanden

De Bestanden module biedt een overzichtelijke en efficiënte omgeving waarin u eenvoudig toegang heeft tot alle benodigde documenten. Deze module combineert een logische structuur met gebruiksvriendelijke navigatie, zodat u altijd snel de juiste informatie kunt vinden.

Overzicht en navigatie:

• Aan de linkerkant van het scherm vindt u een hiërarchische mapstructuur waarin documenten zijn georganiseerd in verschillende categorieën. Deze structuur maakt het mogelijk om intuïtief door de beschikbare documentatie te bladeren.
• Wanneer u op een map klikt, wordt de inhoud ervan aan de rechterkant in een lijstweergave weergegeven. Zo ziet u in één oogopslag de documenten en submappen binnen die categorie.
• Dankzij de combinatie van mappen en een overzichtelijke lijstweergave kunt u soepel navigeren naar precies het document dat u nodig heeft, zonder tijd te verspillen aan ongestructureerd zoeken.

Lijstweergave en functionaliteit:

• In de lijstweergave aan de rechterkant ziet u de namen van documenten en submappen, aangevuld met kolommen zoals grootte en labels. Bij documenten met versiebeheer wordt het versienummer naast de titel weergegeven, zodat u altijd zeker weet dat u met de meest actuele versie werkt. Dit helpt u om snel relevante informatie te selecteren of te sorteren, zelfs bij een grote hoeveelheid documenten.
• eQuse biedt voorvertoningen van ondersteunde bestanden, zodat u documenten direct in het systeem kunt bekijken. Indien u documenten offline nodig heeft, kunt u deze eenvoudig downloaden.
• U kunt documenten markeren als favoriet, zodat u snel toegang heeft tot veelgebruikte bestanden. Deze favorieten worden weergegeven in de Favorieten-tegel op het dashboard, waar u ze eenvoudig kunt terugvinden.

Handboeken

De Handboeken module biedt een gebruiksvriendelijke werkomgeving waarin u snel toegang heeft tot uitgebreide documentatie, zoals processen, procedures en richtlijnen. Deze module combineert overzichtelijke navigatie met praktische functionaliteiten om uw werk te ondersteunen.

Overzicht van beschikbare handboeken:

• Bij het openen van de Handboeken module krijgt u een overzicht te zien van alle beschikbare handboeken.
• U kunt handboeken die u vaak gebruikt markeren als favoriet, zodat deze direct toegankelijk zijn via uw dashboard.
• Handboeken kunnen worden gedownload voor offline gebruik, zodat u altijd toegang heeft tot de benodigde informatie.

Navigatie binnen een handboek:

• Door een handboek aan te klikken, zoals in de afbeelding, opent u een gedetailleerde weergave van de inhoud. De hoofdstukken en subonderwerpen worden overzichtelijk weergegeven in een navigatiekolom aan de linkerzijde, waardoor u eenvoudig door de structuur kunt bladeren.
• Het geselecteerde onderwerp wordt in het hoofdgedeelte van het scherm weergegeven, inclusief tekst en afbeeldingen.

Koppelingen en extra informatie:

• Aan de rechterkant van het scherm vindt u een overzicht van bestanden en links die gekoppeld zijn aan het geselecteerde handboekonderwerp. Dit kunnen documenten of verwijzingen naar andere relevante processen zijn.
• Bij elk gekoppeld bestand wordt de titel, uitgiftedatum en het type weergegeven. Dit maakt het eenvoudig om snel de juiste informatie te vinden en te gebruiken.

Verschillende manieren om documentatie te raadplegen

1. Direct openen via Snelle toegang: De snelste manier om documentatie te benaderen is via de balk Snelle toegang bovenaan het scherm. Hier vindt u directe links naar belangrijke modules, zoals Bestanden en Handboeken, zodat u snel de benodigde informatie kunt raadplegen.
2. Zoeken naar specifieke documenten: Indien u op zoek bent naar een specifiek document, kunt u gebruikmaken van de zoekfunctie naast het eQuse-logo. Deze functie stelt u in staat om documenten te vinden op basis van trefwoorden of specifieke namen, waardoor u niet handmatig door mappen hoeft te bladeren.
3. Markeren als favoriet voor directe toegang: Voor documenten die u vaak raadpleegt, kunt u de favorietenfunctie gebruiken. Door bestanden of handboeken als favoriet te markeren, kunt u ze eenvoudig terugvinden via de Favorieten-tegel op uw dashboard. Dit bespaart tijd en maakt veelgebruikte documentatie direct toegankelijk.
4. Navigeren via het hoofdmenu: Aan de linkerkant van het scherm vindt u het Hoofdmenu, waarmee u toegang heeft tot alle modules in het systeem, inclusief Bestanden en Handboeken. Dit menu biedt een overzichtelijke structuur waarin u eenvoudig kunt navigeren tussen de verschillende onderdelen. Welke modules zichtbaar zijn, is afhankelijk van de permissies die u heeft binnen eQuse. Vanuit het Hoofdmenu kunt u efficiënt naar de benodigde documentatie navigeren.

Documenten bekijken en downloaden: eQuse biedt voorvertoningen van ondersteunde bestanden, zodat u ze direct in het systeem kunt bekijken ^*. Daarnaast kunt u documenten downloaden voor offline gebruik. Bij documenten en handboekpagina’s met versiebeheer wordt het versienummer naast de titel weergegeven, zodat u altijd met de juiste versie werkt.

^* Niet-ondersteunde bestandstypen worden automatisch naar uw computer gedownload bij het openen.

Informatie registreren en vastleggen

Het registreren van informatie in eQuse is essentieel om kwaliteit en veiligheid binnen uw organisatie te waarborgen. Door gegevens zoals incidenten, klachten en prestaties nauwkeurig vast te leggen, krijgt u inzicht in processen en mogelijkheden voor verbetering. eQuse biedt meerdere modules waarmee u eenvoudig en efficiënt informatie kunt registreren.

Formulieren

In eQuse kunt u eenvoudig informatie registreren via verschillende formulierenmodules. Deze modules, waaronder Incidenten, Klachten, Calamiteiten, Formulieren, Huiselijk geweld en Meldingen, zijn ontworpen om informatie gestructureerd vast te leggen en maken gebruik van dezelfde intuïtieve werkwijze. Houd er rekening mee dat mogelijk niet alle modules voor u zichtbaar zijn. Dit hangt af van de instellingen die door de beheerder zijn gemaakt op basis van uw rol en permissies.

Hoe werkt het registreren?

• U kunt een registratie starten via de Werken werkomgeving van de desbetreffende module. Hier vindt u alle benodigde formulieren en kunt u direct een registratie invullen.
• Voor snelle toegang kunt u ook gebruik maken van de Direct Registreren tegel op het dashboard. Deze biedt directe links naar veelgebruikte registraties, waardoor u snel kunt beginnen.

Registratie opslaan en afhandelen

• Wanneer u een registratie invult, kunt u ervoor kiezen deze als concept op te slaan. Dit is handig als u de registratie later wilt voltooien of als u aanvullende informatie moet verzamelen voordat u deze afrondt.
• Als u de registratie direct wilt afhandelen, kunt u het formulier volledig invullen en afhandelen. Dit zorgt ervoor dat de informatie meteen wordt verwerkt.
• Conceptregistraties blijven beschikbaar in de Werken werkomgeving van de module. Hier kunt u het formulier op elk moment openen, aanvullen en alsnog afhandelen.

Beoordelen van registraties

Wanneer de beheerder u permissies voor het tabblad Beoordelen heeft toegekend, kunt u het overzicht van te beoordelen registraties openen. Dit overzicht toont per registratie details zoals de registratiedatum, het registratienummer, de naam van de persoon die de registratie heeft gedaan, de formulierflow waarop deze is gebaseerd, de status en de verantwoordelijke persoon die de registratie in behandeling heeft. U kunt het overzicht filteren met uitgebreide opties, zoals formulierflow, registratiedatum, geregistreerd door, status, kenmerkveld en in behandeling door. Hierdoor kunt u snel en eenvoudig de relevante registraties terugvinden.

Door een registratie in het overzicht aan te klikken, kunt u de registratie verwijderen of anonimiseren. Bij anonimisering kunnen persoonlijke gegevens uit de registratie worden verwijderd, zodat deze niet langer herleidbaar is. Daarnaast biedt eQuse de mogelijkheid om opmerkingen en bestanden toe te voegen aan registraties, zoals een gespreksverslag. Dit maakt het eenvoudig om een volledig dossier op te bouwen rondom een specifieke registratie.

Het beoordelen van een registratie gebeurt door het invullen van een beoordelingsformulier. Dit formulier kan als concept worden opgeslagen, zodat u later verder kunt gaan met de beoordeling. De status van de registratie wordt pas bijgewerkt nadat de beoordeling is opgeslagen. Na het voltooien van het beoordelingsproces kan de registratie worden afgehandeld, maar mocht dat nodig zijn, kan de registratie op een later moment ook weer worden heropend. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om registraties grondig te beoordelen en te beheren.

Indicatoren

De module Indicatoren in eQuse stelt u in staat om prestatie-indicatoren gestructureerd vast te leggen. De module is ontworpen om u te helpen resultaten overzichtelijk vast te leggen en te volgen, waardoor u inzicht krijgt in belangrijke processen binnen uw organisatie.

Werkomgeving Indicatoren:

• De werkomgeving van de module Indicatoren, zoals afgebeeld, toont een overzicht van uw openstaande registratietaken. Dit overzicht kan eenvoudig worden gefilterd op status, zoals openstaand, verlopen, afgehandeld of alle registraties.
• Door bij een openstaande registratie op de knop 'afhandelen' te klikken, opent zich aan de rechterkant een zijpaneel waar de registratie verder kan worden ingevuld.
• Bij indicatoren zonder taken is het alleen mogelijk om losse registraties te doen. In Mijn overzicht kunt u aan de rechterkant van het scherm op de knop Registreren klikken naast de gewenste indicator om direct gegevens toe te voegen.

Registraties invullen en opslaan:

• In het zijpaneel (rechts) ziet u de details van de registratie, zoals de naam van de indicator, de normwaarde en het veld om de resultaten in te voeren. Dit biedt een duidelijk overzicht van wat er vereist is voor een juiste registratie.
• Bij het invullen kunt u notities toevoegen en bestanden koppelen om aanvullende informatie te verstrekken.
• U kunt de registratie direct afhandelen door de vereiste velden volledig in te vullen.

Verschillende manieren om informatie te registreren

1. Direct registreren via het dashboard: Via de tegel Direct registreren op uw dashboard kunt u snel en eenvoudig toegang krijgen tot veelgebruikte formulieren. Deze functie is ideaal voor terugkerende registraties of urgente meldingen. Daarnaast kunt u via de widgets Mijn taken en Kalender registraties uitvoeren op geplande formulieren of indicatoren.
2. Registreren binnen de modules in de werkomgeving "Werken": Alle registraties verlopen via de werkomgeving Werken binnen de desbetreffende modules. De meeste registratiemodules in eQuse, zoals Incidenten, Klachten, Calamiteiten en Formulieren, werken op dezelfde manier en hebben een vergelijkbare structuur. Het verschil zit voornamelijk in de toepassing: iedere module is ontworpen voor een specifiek registratiedoel. De module Indicatoren vormt hierop een uitzondering en is bedoeld voor het registreren van prestatie-indicatoren, zoals klanttevredenheid of doorlooptijden.

Taken beheren en afhandelen

Het efficiënt afhandelen van toegewezen taken is een belangrijk onderdeel van uw werk binnen eQuse. Met verschillende functies biedt het systeem een overzicht van uw taken en maakt het afhandelen daarvan eenvoudig en gestructureerd.

Status en kleurcodes van taken

De status van een taak is overal in eQuse zichtbaar door middel van kleurcodes:

• Blauw: Gepland.
• Oranje: Einddatum nadert.
• Paars: In behandeling.
• Rood: Einddatum verlopen.
• Groen: Afgehandeld.

Deze kleurcodes maken het eenvoudig om snel de prioriteit van uw taken in te schatten en te bepalen welke taken uw directe aandacht vereisen.

Taken afhandelen

Bij het afhandelen van een taak krijgt u toegang tot alle relevante (taak)informatie:

• U kunt de taakomschrijving lezen en details bekijken.
• Eventuele gekoppelde documenten of links naar andere onderdelen van het systeem zijn direct beschikbaar.
• Zodra u de nodige informatie heeft, kunt u de taak afhandelen door de taakafhandeling in te vullen en de taak af te handelen. Het in behandeling nemen van een taak is alleen mogelijk bij bepaalde taken. Hiermee kunt u de taak opslaan om deze op een later moment af te handelen.

Verschillende manieren om taken te beheren en af te handelen

1. Takenoverzicht en kalender via de tegels op het dashboard: Via de tegel Mijn Taken en Kalender op uw dashboard heeft u een snel overzicht van de taken die aan u zijn toegewezen. Hier kunt u taken direct inzien en afhandelen. Dit overzicht is ideaal voor een snelle controle en om direct actie te ondernemen op de belangrijkste taken.
2. Gedetailleerd overzicht via de module Taken in Snelle toegang: Voor een uitgebreider overzicht kunt u de module Taken in de balk Snelle toegang gebruiken. Hier kunt u uw taken filteren op openstaande, verlopen en afgehandelde taken. U kunt uw openstaande taken direct vanuit deze module afhandelen, wat vooral handig is om gestructureerd inzicht te krijgen in welke taken uw aandacht vereisen.
3. Kalenderweergave via de module Kalender in Snelle toegang: De module Kalender biedt een overzicht van alle taken die aan u zijn toegewezen in een kalenderformaat. Dit biedt een uitgezoomde kijk op uw planning en taken, inclusief uitgebreide filter- en weergave-instellingen. Taken zijn per module georganiseerd, zodat u duidelijk ziet welke taken gepland staan binnen de ingestelde weergaveperiode. Vanuit de kalender kunt u taken bekijken en direct afhandelen.

Administrators hebben de mogelijkheid om via de organisatiekalender taken namens een andere medewerker af te handelen. Dit kan handig zijn wanneer een medewerker bijvoorbeeld ziek is of met verlof, en een dringende taak toch binnen de gestelde termijn moet worden afgerond.

Tips

• Pas uw dashboard aan uw behoeften aan: Uw dashboard bevat standaard een aantal tegels die uw dagelijkse werkzaamheden direct toegankelijk maken, zoals Mijn Taken en Direct Registreren. Daarnaast worden hier actuele berichten weergegeven. U kunt dit dashboard naar wens aanpassen of uitbreiden, en zelfs meerdere dashboards aanmaken om verschillende werkscenario's te ondersteunen.
• Maak gebruik van de bovenbalk voor snelle toegang: Veelgebruikte functionaliteiten, zoals Taken en Kalender, zijn direct beschikbaar in de bovenbalk binnen de werkomgevingen. Dit helpt u om snel toegang te krijgen tot belangrijke informatie en taken.
• Zoek efficiënt met het zoekvak: Het zoekvak bevindt zich links bovenaan, naast het eQuse-logo in de bovenbalk. Hiermee kunt u snel en eenvoudig items vinden binnen het systeem. Hoe nauwkeuriger u uw zoekopdracht formuleert, hoe relevanter de resultaten zullen zijn. Gebruik trefwoorden of filters om snel de gewenste informatie te vinden.
• Beheer uw notificaties: Relevante notificaties, zoals herinneringen voor taken, staan standaard ingeschakeld. U kunt deze instellingen aanpassen via uw profiel. Hier kunt u bijvoorbeeld instellen hoeveel dagen vooraf u een herinnering wilt ontvangen voor een taak die bijna verloopt.
• Zorg voor extra beveiliging met twee-factor-authenticatie: Voor extra beveiliging kunt u in uw profiel twee-factor-authenticatie (2FA) activeren. Dit verhoogt de veiligheid van uw account en gegevens aanzienlijk.
• Werk eenvoudig in meerdere vestigingen: Als u toegang heeft tot meerdere vestigingen binnen eQuse, kunt u deze aan één gebruikersaccount koppelen. Zo kunt u eenvoudig wisselen tussen de systemen van verschillende vestigingen zonder dat u aparte accounts hoeft aan te maken.