Aan de slag met eQuse.

6. Handleiding voor beheerders

6. Handleiding voor beheerders

Bestanden en handboeken beheren

Het beheren van bestanden en handboeken in eQuse is essentieel om consistent en efficiënt werken binnen uw organisatie te waarborgen. Als beheerder bent u verantwoordelijk voor het up-to-date houden en toegankelijk maken van informatie, zodat deze aansluit bij de processen en behoeften van uw team.

Binnen de werkomgeving Beheren biedt eQuse flexibele tools om documentatie te structureren, aan te passen en te beheren. Met functies zoals versiebeheer, labels en sjablonen garandeert u de kwaliteit en uniformiteit van de documentatie, terwijl medewerkers altijd over de meest actuele informatie beschikken.

Bestanden

De Bestanden module helpt u om de documentenstructuur overzichtelijk te houden. U kunt eenvoudig nieuwe bestanden en mappen toevoegen, bestaande bestanden beheren en wijzigingen doorvoeren via een gebruiksvriendelijke interface.

Documenten en mappen beheren

U kunt documenten en mappen beheren door nieuwe mappen aan te maken. Hiermee behoudt u een overzichtelijke en logische structuur binnen uw documentatie. U kunt bestanden rechtstreeks uploaden vanaf uw computer. Voor bestanden uit cloudopslagservices zoals Google Drive, SharePoint/OneDrive en Dropbox wordt alleen een link naar het bestand gelegd, zodat het document niet rechtstreeks in eQuse wordt opgeslagen. Daarnaast kunt u bestanden die al in het systeem aanwezig zijn opnieuw koppelen aan andere mappen, wat duplicatie voorkomt en de organisatie efficiënter maakt.

Eigenschappen aanpassen

De eigenschappen van bestanden kunnen eenvoudig worden aangepast. Hiermee kunt u bijvoorbeeld de naam, beschrijving en andere metadata van een bestand aanpassen. Ook kunnen bestanden als favoriet worden gemarkeerd, vergelijkbaar met de functionaliteit in de Werken omgeving.

Directe toegang tot bewerkingsopties

De Beheren omgeving biedt directe toegang tot bewerkingsopties voor Microsoft Word-, Excel-, PowerPoint- en Fysio-bestanden. Met een koppeling naar de Office-software op uw computer kunt u bestanden eenvoudig lokaal openen, aanpassen en opslaan. Dit maakt het mogelijk om efficiënt en naadloos aanpassingen door te voeren.

Handboeken

eQuse biedt beheerders de tools om handboeken op een overzichtelijke en efficiënte manier te beheren. Hiermee kunt u handboeken structureren, bijwerken en uitbreiden, zodat ze volledig aansluiten bij de processen en informatiebehoeften van uw organisatie.

Handboeken en pagina’s beheren

U kunt volledige handboeken creëren en beheren door eenvoudig hoofdstukken en subpagina's toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Dankzij de overzichtelijke navigatiestructuur aan de linkerzijde kunt u snel door de inhoud van een handboek navigeren en wijzigingen aanbrengen. Elke pagina bevat uitgebreide tekstbewerkingsopties, waarmee u content helder en consistent kunt vormgeven.

Bestanden en links toevoegen

Naast tekst kunnen handboekpagina’s worden uitgebreid met gekoppelde bestanden en links naar andere onderdelen binnen het systeem. Hiermee maakt u aanvullende documentatie eenvoudig toegankelijk. Deze functionaliteit is handig voor het versterken van uw handboekinhoud met relevante verwijzingen.

Structuur aanpassen en sjablonen gebruiken

Flexibele opties maken het mogelijk om de structuur van handboeken aan te passen. U kunt bestaande sjablonen gebruiken om een consistente opmaak en indeling te garanderen, wat bijdraagt aan de uniformiteit van uw documentatie. Dit maakt het eenvoudig om nieuwe handboeken snel op te zetten.

Revisieplanning

Revisieplanning is een belangrijke functionaliteit binnen eQuse. Het helpt u bestanden en handboeken systematisch te evalueren en bij te werken, zodat de informatie up-to-date blijft en voldoet aan kwaliteitsstandaarden. In beide modules kunt u start- en einddatums voor revisies definiëren, een workflow selecteren en verantwoordelijkheden toewijzen aan medewerkers.

Het systeem genereert automatisch de taken op de kalenders van de betrokken medewerkers door bij elke stap in de workflow een nieuwe taak aan te maken zodra de voorgaande taak is afgerond. Een gereviseerde versie wordt pas zichtbaar zodra de publiceer-taak is afgerond en de nieuwe versie is gepubliceerd. Dit zorgt voor een gestructureerde en tijdige uitvoering van revisies. Revisieplanning biedt daarbij inzicht in de status van revisies, zodat u altijd overzicht houdt.

Beschikbare workflows

Bij het instellen van revisieplanning kunt u kiezen uit verschillende workflows, afhankelijk van de complexiteit van het revisieproces.

Door de juiste workflow te kiezen, kunt u het revisieproces effectief afstemmen op de behoeften van uw organisatie, zodat bestanden en handboeken tijdig en correct worden bijgewerkt. Revisieplanning helpt u transparant en efficiënt te werken, terwijl u de kwaliteit en betrouwbaarheid van uw documentatie waarborgt en actuele informatie binnen uw organisatie garandeert.

Toegang afschermen tot mappen en handboeken

Het instellen van permissies op mappen en handboeken maakt het mogelijk om deze af te schermen en alleen beschikbaar te stellen aan toegewezen medewerkers voor inzage of beheer. Medewerkers die hierbij niet expliciet zijn toegewezen, verliezen de toegang tot die map of dat handboek, zelfs als zij op basis van algemene medewerker- of groepspermissies normaal gesproken wel toegang zouden hebben.

Deze functionaliteit biedt een effectieve manier om gevoelige informatie te beschermen en te reguleren wie toegang heeft. Administrators behouden altijd volledige toegang tot alle mappen en handboeken, ongeacht de ingestelde permissies, waardoor centraal beheer gewaarborgd blijft.

Met permissiebeheer kunt u vertrouwelijkheid en controle binnen uw organisatie versterken door alleen bevoegde medewerkers toegang te geven tot specifieke mappen en handboeken.

Gegevens registreren

Het vastleggen van gegevens is een cruciaal onderdeel van het beheer en de verbetering van processen binnen uw organisatie. In eQuse kunt u gegevens registreren via verschillende modules, zoals de formulierenmodules ( Incidenten, Klachten, Calamiteiten, Huiselijk geweld, Formulieren en Meldingen) en de Indicatoren module. Deze modules bieden de flexibiliteit om workflows in te richten, gegevens te structureren en processen te monitoren. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste mogelijkheden en toepassingen voor het registreren van gegevens besproken.

Formulierflows beheren

Het samenstellen van formulierflows is een belangrijke taak voor beheerders in eQuse. Binnen de werkomgeving Beheren van de verschillende formulieren modules biedt eQuse uitgebreide functionaliteiten om werkprocessen te stroomlijnen en gegevensverzameling te optimaliseren.

Hoewel de verschillende formuliermodules in essentie dezelfde functionaliteit bieden, zijn ze ontworpen om flexibiliteit en maatwerk mogelijk te maken. Elke module kan eigen workflows, instellingen en beoordelingsstructuren hebben. Dit maakt het mogelijk om registraties door specifieke commissies of teams te laten beoordelen, zoals een veiligheidscommissie voor incidenten en een klachtencommissie voor klachten. Beheerders kunnen via permissies bepalen welke medewerkers toegang hebben tot specifieke beoordelingsformulieren, zodat alleen de juiste personen verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van registraties.

Wat zijn formulierflows?

Formulierflows in eQuse zijn digitale workflows die uw organisatie ondersteunen bij het registreren en beoordelen van meldingen. Elke formulierflow is opgebouwd uit verschillende onderdelen om het proces van begin tot eind te structureren. Het begint met een registratieformulier waarmee nieuwe meldingen kunnen worden vastgelegd. Vervolgens wordt een beoordelingsformulier gebruikt om de geregistreerde gegevens te verwerken en te evalueren. Alle onderdelen worden samengevoegd in een dossier, waarin aanvullende informatie zoals opmerkingen, bestanden en een overzicht van de procesgeschiedenis wordt opgenomen. Dit maakt formulierflows tot een krachtig hulpmiddel voor gestructureerd beheer van gegevens binnen uw organisatie.

Routes voor formulierbeheer

Bij het samenstellen van formulierflows biedt eQuse drie hoofdscenario’s, afhankelijk van waar registraties en beoordelingen plaatsvinden:

1. Registratie en beoordeling binnen de vestiging: Het formulier wordt aangemaakt door het hoofdkantoor, maar de vestiging voert zowel de registratie als beoordeling uit.
   • Voordelen: Decentralisatie zorgt voor snelle verwerking en lokale verantwoordelijkheid.
   • Instelling: Bij het opstellen van de formulierflow activeert het hoofdkantoor de optie beschikbaar maken, waarna vestigingen hun eigen registraties beheren.
2. Registratie in vestiging, beoordeling op hoofdkantoor: Vestigingen registreren meldingen, terwijl het hoofdkantoor verantwoordelijk is voor de beoordeling.
   • Gebruikssituatie: Geschikt voor centrale kwaliteitscontroles of klachtencommissies.
   • Instelling: Schakel de optie voor lokale beoordeling uit, zodat beoordelingen centraal worden uitgevoerd.
3. Registratie op hoofdkantoor, beoordeling door vestiging: Het hoofdkantoor registreert meldingen en stuurt deze door naar de juiste vestiging voor beoordeling.
   • Toepassing: Ideaal voor organisaties die centraal meldingen ontvangen, zoals verzekeraars.
   • Instelling: Gebruik de optie verzenden naar vestiging om de registratie door te sturen.

Externe formulieren

Externe formulieren maken het mogelijk om registraties van buiten de organisatie te ontvangen, bijvoorbeeld via klanten of externe partijen. Denk aan een klachtenformulier dat patiënten via de website van een praktijk kunnen invullen. Een unieke link wordt gegenereerd, die eenvoudig gedeeld kan worden via de website of per e-mail. Deze formulieren kunnen bovendien geïntegreerd worden in een website, zonder dat de standaard eQuse-opmaak zichtbaar is, zodat ze aansluiten bij uw huisstijl.

Prestatie-indicatoren configureren

Het beheren van prestatie-indicatoren in eQuse gebeurt via de werkomgeving Beheren van de module Indicatoren. Hier kunt u nieuwe indicatoren toevoegen, bestaande aanpassen en resultaten analyseren.

Bij het aanmaken van een indicator stelt u de naam, omschrijving, meetmethode en het type in. U kunt kiezen tussen:

• Meetbare indicatoren: Met numerieke gegevens binnen een bepaald bereik.
• Beschrijvende indicatoren: Op basis van tekstuele input, die handmatig wordt beoordeeld.

Daarnaast kunt u labels toevoegen voor categorisatie en een meetfrequentie instellen om de planning en opvolging te structureren. Deze instellingen maken het mogelijk om trends te monitoren, afwijkingen te signaleren en processen continu te verbeteren.

Taken plannen

Taken in eQuse kunnen voortkomen uit verschillende modules, zoals Activiteiten, Onderhoud, Verbeteren, Indicatoren, Formulieren, of de revisieplanning, en werken altijd op dezelfde manier. De naam en omschrijving van een taak kunnen worden aangepast, zodat u de taak duidelijker en specifieker kunt maken, bijvoorbeeld om beter aan te sluiten bij de inhoud of context van de taak.

Toewijzingsopties voor taken

Taken kunnen op verschillende manieren aan medewerkers worden toegewezen. De afhandelingscriteria verschillen per instelling en worden hieronder weergegeven:

Enkele taken en taken met een herhaalpatroon

Een enkele taak is een eenmalige actie met een specifieke start- en einddatum, bedoeld om slechts één keer uitgevoerd te worden.

Taken met een herhaalpatroon zijn bedoeld voor terugkerende acties die op regelmatige basis plaatsvinden, zoals maandelijkse onderhoudswerkzaamheden, kwartaalrapportages of jaarlijkse audits. Bij het instellen van een herhaalpatroon wordt de taak automatisch meerdere keren ingepland volgens het gekozen interval (bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks).

Het belangrijkste verschil is dat een enkele taak één keer wordt gepland, terwijl een taak met een herhaalpatroon periodiek wordt herhaald op basis van het ingestelde schema, waardoor terugkerende acties eenvoudig beheerd kunnen worden.

Herhalende taken instellen

In eQuse kunt u taken instellen met een herhaalpatroon voor periodieke activiteiten. Bij het toevoegen van een taak kiest u de optie “maak taak herhalend”, waarmee u een venster opent om het herhaalpatroon te definiëren. U kunt aangeven hoe vaak de taak moet worden herhaald, zoals dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks, binnen de ingestelde periode.

Voor taken die bijvoorbeeld kwartaalplanningen vereisen, kunt u een herhaling instellen waarbij de taak elke drie maanden terugkomt. U specificeert hierbij de start- en einddatum. Het systeem biedt ook flexibiliteit om frequenties verder aan te passen, zoals het plannen van taken op een specifieke dag van de week of maand.

Door taken herhalend te maken, kunt u met één configuratie terugkerende taken eenvoudig beheren. Het herhaalpatroon wordt toegepast op de kalender en weergegeven op het dashboard, zodat u altijd overzicht heeft van aankomende taken.

Voorbeeld

Als u een taak instelt om elke drie maanden een vergadering voor te bereiden, kiest u:

• Startdatum: 1 januari 2024
• Einddatum: 31 december 2024.
• Herhalingsoptie: elke 3 maanden.

Wijzigen van taken

Het wijzigen van een taak is mogelijk zolang de taak nog niet is afgehandeld. Als het bijvoorbeeld om een activiteit gaat, kunt u dit doen via de werkomgeving Beheren van de Activiteiten module. Klik op de activiteit waarvoor u de taak wilt wijzigen. Er verschijnt een zijpaneel waarop de taken die bij deze activiteit horen, worden weergegeven. Klik op het pijltje om de lijst met taken uit te klappen.

Om een taak te wijzigen, klikt u op het tandwielicoontje naast de betreffende taak en selecteert u Taak wijzigen. Hier kunt u aanpassingen maken aan de taak, zoals de naam, omschrijving, start- en einddatum of toegewezen medewerkers. Let op: het type toewijzing kan achteraf niet meer worden gewijzigd.

Beheerderstaken

Permissies en permissiegroepen

In eQuse worden permissies gebruikt om te bepalen welke onderdelen van het systeem toegankelijk zijn voor medewerkers en welke acties zij mogen uitvoeren. Door permissies toe te passen, wordt niet alleen de toegang gereguleerd, maar ontstaat er ook een overzichtelijker systeem voor medewerkers. Het navigatiemenu wordt bijvoorbeeld automatisch aangepast, zodat alleen de modules zichtbaar zijn die relevant zijn voor de werkzaamheden van de betreffende medewerker. Dit maakt het gebruik van eQuse intuïtiever en efficiënter.

Permissies kunnen direct aan individuele medewerkers worden toegekend, maar het is efficiënter om gebruik te maken van permissiegroepen. Permissiegroepen zijn verzamelingen van permissies die eenvoudig aan meerdere medewerkers kunnen worden toegewezen. Dit maakt het beheer overzichtelijker en zorgt voor consistentie binnen de organisatie.

Een medewerker kan deel uitmaken van meerdere permissiegroepen. De permissies uit deze groepen worden gecombineerd, waardoor flexibiliteit ontstaat bij het configureren van permissies. Door de permissies op groepsniveau te beheren, kunt u eenvoudig aanpassingen doorvoeren die automatisch van toepassing zijn op alle leden van de groep. Dit maakt permissiegroepen een krachtig hulpmiddel om permissies efficiënt te beheren en tegelijkertijd fouten te minimaliseren.

Administratorpermissies

Een medewerker kan de rol van administrator krijgen, waardoor deze volledige toegang heeft tot alle modules en functies binnen eQuse. Het instellen van individuele permissies is dan niet meer mogelijk. Er kunnen meerdere administrators in het systeem worden aangesteld, wat handig kan zijn voor het delen van beheertaken. Administrators kunnen onder andere taken namens andere medewerkers afhandelen en toegang krijgen tot systeemonderdelen die voor reguliere medewerkers niet toegankelijk zijn. Het toekennen van administratorpermissies moet met zorg gebeuren vanwege de uitgebreide bevoegdheden en bijbehorende veiligheidsrisico's.

Permissies op objectniveau

Permissies op objectniveau bieden beheerders de mogelijkheid om toegang te beperken tot specifieke onderdelen binnen EQUSE, zoals handboeken of bestandsmappen. Hiermee kan worden bepaald welke medewerkers toegang hebben en welke acties zij mogen uitvoeren, zoals lezen of beheren. Dit biedt een verfijnd niveau van controle over de toegankelijkheid van gevoelige of belangrijke informatie.

Bij het instellen van permissies op objectniveau vervallen de toegangsrechten die medewerkers via permissiegroepen of direct toegewezen permissies hebben gekregen. Alleen administrators en de medewerkers waaraan de specifieke permissies zijn toegewezen, hebben vanaf dat moment nog toegang tot het betreffende object. Administrators behouden altijd volledige toegang, ongeacht de ingestelde permissies op objectniveau.

Medewerkers beheren

Het beheren van medewerkers in eQuse is een essentieel onderdeel van de beheerderstaken. Binnen de werkomgeving Beheren biedt eQuse flexibele tools om medewerkers toegang te geven tot de juiste onderdelen en functies binnen uw kwaliteitssysteem, afgestemd op hun rol en verantwoordelijkheden. In dit hoofdstuk worden de verschillen tussen een medewerker en een gebruikersaccount uitgelegd, hoe u nieuwe medewerkers toegang kunt geven en deze (tijdelijk) kunt ontnemen. Ook wordt toegelicht hoe het medewerkersoverzicht werkt en wat de implicaties zijn van het deactiveren of verwijderen van een medewerker.

Medewerker versus gebruikersaccount

In eQuse hebben een medewerker en een gebruikersaccount verschillende functies:

• Medewerker: Bepaalt tot welke onderdelen een gebruiker toegang heeft. Gegevens in het systeem zijn gekoppeld aan de medewerker.
• Gebruikersaccount: Een combinatie van een gebruikersnaam, wachtwoord waarmee een gebruiker kan inloggen in eQuse en persoonlijke profielinstellingen. Het account is gekoppeld aan een medewerker.

Medewerkersoverzicht en gegevens bekijken

In het medewerkersoverzicht krijgt u een volledig beeld van alle aangemaakte medewerkers binnen uw kwaliteitssysteem. U ziet in één oogopslag:

• De naam van de medewerker, inclusief aanduiding of de medewerker administrator is.
• De status, zoals Aangemaakt, Actief, Inactief of Uitnodiging verzonden, inclusief aanduiding of het gebruikersaccount is beveiligd met 2 Factor Authenticatie (2FA).
• Laatste login en het aantal logins in de afgelopen drie maanden.
• De toegewezen functies en permissiegroepen.

Om gegevens van een specifieke medewerker te bekijken of aan te passen, klikt u op de naam van de medewerker. Dit opent een zijpaneel waarin u aanvullende informatie kunt zien en wijzigingen kunt doorvoeren, zoals het toewijzen van permissies. Het is niet mogelijk om persoonlijke profielinstellingen zoals gebruikersnaam, wachtwoord en e-mailadres aan te passen. Deze gegevens zijn gekoppeld aan het gebruikersaccount en kunnen alleen door de gebruiker zelf worden beheerd via de profielinstellingen.

Medewerkers toevoegen

Bij het toevoegen van medewerkers biedt eQuse verschillende opties:

• Medewerker aanmaken zonder uitnodiging te verzenden: Hiermee kunt u een medewerker alvast aanmaken en permissies instellen zonder direct een uitnodiging te versturen. Dit is handig wanneer u de toegang op een later moment wilt verlenen.
• Toewijzen van groepspermissies: Door een medewerker aan één of meerdere permissiegroepen te koppelen, krijgt deze toegang tot functies en onderdelen die voor die groepen zijn ingesteld.
• Individuele permissies: Naast groepspermissies kunt u aanvullende individuele permissies instellen om uitzonderingen te maken.
• Administrator maken: Administrators hebben toegang tot alle onderdelen van eQuse, waardoor individuele permissie-instellingen niet meer van toepassing zijn. U kunt meerdere medewerkers administrator maken, maar het is aan te raden hier zorgvuldig mee om te gaan vanwege de uitgebreide rechten die hiermee worden verleend.

Deactiveren versus verwijderen van medewerkers

Bij het beheren van medewerkers kunt u op twee manieren de toegang tot uw kwaliteitssysteem beperken: door een medewerker te deactiveren of te verwijderen. Beide methoden hebben verschillende effecten en zijn geschikt voor specifieke situaties, afhankelijk van of u de toegang tijdelijk wilt onderbreken of permanent wilt beëindigen. Hieronder worden beide opties nader toegelicht.

• Deactiveren: Hiermee ontneemt u de medewerker tijdelijk de toegang tot het systeem. De koppeling met eerdere gegevens, zoals taakafhandelingen, blijft behouden. Dit is handig als u de toegang later opnieuw wilt activeren.
• Verwijderen: Als een medewerker wordt verwijderd, wordt de koppeling met de gegevens in het systeem verbroken. Het gebruikersaccount zelf blijft bestaan, maar zonder toegang tot uw kwaliteitssysteem. Wanneer dezelfde medewerker later opnieuw wordt toegevoegd, wordt dit technisch gezien een nieuwe medewerker in eQuse, zonder dat oude relaties met gegevens worden hersteld, zelfs niet als de naam hetzelfde is.

Medewerkerslimiet beheren

Het standaard ingestelde limiet voor medewerkers met toegang tot eQuse is 25. Links bovenaan in het medewerkersoverzicht ziet u het aantal actieve medewerkers ten opzichte van het maximale limiet. Medewerkers met de status Inactief of Aangemaakt worden hierbij niet meegerekend. Als u meer medewerkers wilt toevoegen dan het huidige limiet toestaat, kunt u het limiet eenvoudig ophogen via de link naast het weergegeven maximum.

Gegevens analyseren

Het analyseren van gegevens is een essentieel onderdeel van het beheren en verbeteren van processen binnen uw organisatie. De werkomgeving Analyseren in eQuse biedt inzicht in trends, prestaties en knelpunten binnen diverse modules. Dit helpt u om datagedreven beslissingen te nemen, processen te optimaliseren en verbetermaatregelen te prioriteren.

Wat biedt de analyseren-werkomgeving?

De werkomgeving Analyseren geeft u de mogelijkheid om vanuit verschillende invalshoeken naar uw gegevens te kijken, afhankelijk van de focus van de module. Zo biedt het in de module Bestanden een overzicht van alle documenten met revisieplanning, waarmee u eenvoudig kunt controleren of uw documentatie up-to-date is. In de Formulierenmodules kunt u trends ontdekken in registraties, zoals klachten of incidenten, wat helpt om veelvoorkomende problemen in kaart te brengen.

Voor modules zoals Indicatoren kunt u prestaties beoordelen aan de hand van meetbare doelen en trends in de resultaten. De Kalender geeft u inzicht in de voortgang van alle taken binnen de organisatie, zodat u eventuele knelpunten kunt signaleren en oplossen. Ook biedt de module Medewerkers waardevolle inzichten in functies en werkzaamheden, wat helpt bij het beheren van werkverdeling en betrokkenheid.

De module Risico’s richt zich op het analyseren van risico’s en hun scores, zodat u prioriteiten kunt stellen en effectief kunt reageren op potentiële problemen. Voor Mijn vestiging krijgt u een overzicht van het gebruik van labels binnen het systeem, wat helpt bij het verbeteren van de structuur en organisatie van uw kwaliteitsmanagement. Ten slotte geeft Verbeteren inzicht in de voortgang van verbeteracties, zodat u kunt evalueren of ze het gewenste effect hebben gehad.

Hoe gebruikt u analyseren?

De werkomgeving Analyseren biedt visuele rapportages, overzichtelijke tabellen en filters om gegevens snel en eenvoudig te interpreteren. U kunt hiermee:

• Trends identificeren: Ontdek terugkerende problemen, zoals veelvoorkomende klachten of afwijkingen van doelen.
• Voortgang monitoren: Controleer of verbetermaatregelen, revisies of geplande taken tijdig worden uitgevoerd.
• Datagedreven besluiten nemen: Gebruik rapportages om prioriteiten te stellen en verbeterkansen te signaleren.

Tips

• Nodig medewerkers uit om een persoonlijk gebruikersaccount aan te maken: Het is aan te raden om alle medewerkers in het systeem aan te maken en hen uit te nodigen om een persoonlijk gebruikersaccount aan te maken. eQuse5 functioneert optimaal wanneer medewerkers inloggen met hun eigen gebruikersaccount. Een standaardlicentie van eQuse5 biedt ruimte voor 25 actieve medewerkers. Als dit aantal niet toereikend is, kunt u (zodra het limiet is bereikt) het eenvoudig uitbreiden via de module Medewerkers in de werkomgeving Beheren.
• Beheer permissies met permissiegroepen: Gebruik permissiegroepen om medewerkers eenvoudig dezelfde permissies te geven. Het is mogelijk om meerdere permissiegroepen aan een medewerker toe te wijzen, waardoor permissies uit verschillende groepen gecombineerd kunnen worden. Indien nodig, kunnen uitzonderingen per medewerker worden ingesteld. Beperk het aantal administrator gebruikersaccounts om de focus op specifieke werkzaamheden te behouden.
• Wijs taken efficiënt toe: Taken toewijzen aan specifieke medewerkers of functies zorgt ervoor dat medewerkers alleen de taken zien die voor hen relevant zijn. Het toewijzen van taken op basis van permissies (waarbij medewerkers met de juiste autorisatie de taak kunnen zien) kan de kalender onoverzichtelijk maken en wordt alleen aanbevolen wanneer de verantwoordelijke medewerker of functie niet direct bekend is. Voor terugkerende taken kunt u herhaalpatronen instellen, zodat een reeks taken eenvoudig kan worden ingepland.
• Houd een duidelijke structuur aan voor handboeken en documenten: Houd een overzichtelijke en herkenbare structuur en naamgeving aan voor handboeken en documenten. Dit helpt medewerkers om snel en eenvoudig de benodigde informatie te vinden. In de module Handboeken kunnen sjablonen worden gebruikt om de consistentie in opmaak en inhoud te bevorderen, wat bijdraagt aan een uniform en professioneel beheer van documenten.
• Maak gebruik van labels: Gebruik labels om gegevens overzichtelijk in te delen in verschillende categorieën. Dit maakt het eenvoudiger om informatie terug te vinden en te beheren. Bovendien kan in de zoekfunctie specifiek op labels worden gezocht, wat het proces van het vinden van relevante gegevens nog efficiënter maakt.
• Ontwerp formulieren met een duidelijk doel: Stel vast wat u wilt bereiken met het formulier en gebruik intuïtieve labels en instructies om fouten te minimaliseren.

• Maak gebruik van conditionele velden: Voeg conditionele velden toe die alleen verschijnen wanneer ze relevant zijn, om formulieren overzichtelijk en gebruiksvriendelijk te houden.

• Activeer en archiveer: Activeer een formulierflow alleen wanneer het volledig klaar is voor gebruik. Archiveer verouderde formulierflows om verwarring te voorkomen en een overzichtelijke omgeving te behouden.