Wat kunt u met kwaliteitsregistraties?
Kwaliteitsregistraties beheren
Tags: Kwaliteitsregistraties, Bewaartermijnen, Vertrouwelijke gegevens, Persoonsgegevens, Compliance, AVG
Beschrijving
Met de module Kwaliteitsregistraties beheert u de bewaartermijnen van vastgelegde gegevens, zoals persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie. Per registratie legt u vast welke bewaartermijn van toepassing is, waar de gegevens zijn opgeslagen, hoe deze vernietigd moeten worden en wie hiervoor verantwoordelijk is.
Hiermee ondersteunt u de borging van vertrouwelijke gegevens binnen uw kwaliteitsmanagementsysteem. U maakt inzichtelijk welke informatie wordt bewaard, waarom deze wordt bewaard en wanneer actie nodig is. Zo kunt u effectiever controleren of gegevens tijdig worden beoordeeld of vernietigd, en versterkt u de bescherming van persoonsgegevens.
Kwaliteitsregistraties helpen u onder andere bij:
- het bewaken van bewaartermijnen;
- het vastleggen van opslaglocaties;
- het aanwijzen van verantwoordelijke medewerkers;
- het controleren van vertrouwelijke gegevens;
- het aantoonbaar naleven van interne afspraken en regelgeving.
Kwaliteitsregistratie toevoegen
Beschikbaar voor:
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Alle gebruikers met de juiste permissies
Toepasselijke permissies:
- Kwaliteitsregistraties beheren
Gebruik deze functionaliteit wanneer u een nieuwe registratie wilt vastleggen voor gegevens waarvoor een bewaartermijn of vernietigingswijze moet worden geborgd.
Stappen:
- Ga naar Kwaliteitsregistraties > Beheren > Kwaliteitsregistraties.
- Klik op Kwaliteitsregistratie toevoegen.
- Vul de gegevens in, zoals bewaartermijn, opslagplaats, vernietigingswijze en verantwoordelijke medewerker.
- Voeg indien nodig bestanden toe, zoals beleidsdocumenten, vernietigingsverklaringen of auditdocumentatie.
- Voeg eventueel koppelingen toe naar andere onderdelen binnen eQuse, zoals beleid uit het Handboek of verwijderactiviteiten binnen de module Activiteiten.
- Activeer bij de stap Publiceren de optie om de kwaliteitsregistratie direct te publiceren.
- Klik op Opslaan of Publiceren.
Kwaliteitsregistratie bekijken
Beschikbaar voor:
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Alle gebruikers met de juiste permissies
Toepasselijke permissies:
- Kwaliteitsregistraties bekijken
In het overzicht kunt u controleren welke registraties zijn vastgelegd en welke afspraken gelden rondom opslag, bewaartermijn en vernietiging.
Stappen:
- Ga naar Kwaliteitsregistraties > Werken > Kwaliteitsregistraties.
- Klik in het overzicht op de kwaliteitsregistratie die u wilt bekijken.
Tips & Best Practices
- Gebruik kwaliteitsregistraties voor alle gegevens waarbij bewaartermijnen of vertrouwelijkheid belangrijk zijn.
- Leg duidelijk vast wie verantwoordelijk is voor opvolging.
- Controleer periodiek of registraties nog actueel zijn.
- Beschrijf de vernietigingswijze concreet, zodat hierover geen onduidelijkheid ontstaat.
- Gebruik de module als onderdeel van uw AVG- en kwaliteitsmanagementproces.
- Voeg waar mogelijk koppelingen toe naar gerelateerde onderdelen binnen eQuse, zoals beleid uit het Handboek of verwijderactiviteiten binnen de module Activiteiten. Zo houdt u meer inzicht in de samenhang tussen afspraken, uitvoering en controle rondom bewaartermijnen en persoonsgegevens.
Veelgestelde vragen
Vraag: Waarvoor gebruik ik kwaliteitsregistraties?
Antwoord: Voor het beheren en controleren van bewaartermijnen, opslaglocaties, vernietigingswijzen en verantwoordelijkheden rondom persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie.
Vraag: Kan ik een kwaliteitsregistratie direct publiceren?
Antwoord: Ja. Bij het toevoegen kunt u in de stap Publiceren aangeven dat de registratie direct gepubliceerd moet worden.
Vraag: Waarom is het belangrijk om bewaartermijnen vast te leggen?
Antwoord: Door bewaartermijnen centraal vast te leggen en te controleren voorkomt u dat persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens langer worden bewaard dan noodzakelijk. Dit ondersteunt naleving van de AVG, versterkt de bescherming van persoonsgegevens en helpt uw organisatie aantoonbaar grip te houden op informatiebeheer.
Hulp nodig?
Heeft u vragen over het inrichten of gebruiken van kwaliteitsregistraties? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl.