Doelstellingen beheren
Doelstellingen beheren
Tags: Doelstellingen, Processturing, Beoordelen, Voortgang, Strategie, Analyse
Beschrijving
Met doelstellingen stuurt u gericht op het behalen van resultaten binnen uw organisatie. Door doelstellingen te structureren in periodes, taken en onderbouwing, maakt u voortgang inzichtelijk en kunt u tijdig bijsturen.
Binnen de module Doelstellingen werkt u vanuit drie werkomgevingen: Werken, Beheren en Analyseren. In dit artikel leest u hoe u doelstellingen inricht binnen Beheren.
Doelstellingen hangen samen met andere onderdelen binnen uw organisatie en komen vaak voort uit risico’s, incidenten of registraties, audits of beleid en strategische keuzes. Door deze samenhang vast te leggen, creëert u een duidelijke lijn van aanleiding naar actie en resultaat. Zo maakt u inzichtelijk wat u wilt bereiken, maar ook waarom en hoe.
Doelstelling beheren
Beschikbaar voor:
- Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
- Gebruikers met de juiste permissies
Toepasselijke permissies:
- Doelstellingen beheren
Een doelstelling vormt de basis van uw sturing. U legt vast wat u wilt bereiken, hoe belangrijk dit is en welke medewerker hiervoor procesverantwoordelijk is en de voortgang en opvolging bewaakt, zonder dat alle werkzaamheden of beoordelingen zelf moeten worden uitgevoerd.
Zo blijft eigenaarschap duidelijk belegd, terwijl u flexibiliteit houdt in de uitvoering.
Daarnaast kunt u met labels structuur aanbrengen, zodat doelstellingen eenvoudig te groeperen en terug te vinden zijn.
Nadat u de doelstelling heeft ingericht, bepaalt u hoe en wanneer deze wordt beoordeeld. Dit doet u met beoordeelperiodes. U kunt één of meerdere periodes toevoegen en per periode vastleggen op basis van welke succescriteria de beoordeling plaatsvindt. Voor elke periode wordt automatisch een beoordelingstaak aangemaakt.
De inrichting van beoordeelperiodes en voortgangstaken hangt af van het type doelstelling. In de praktijk komen de volgende situaties het meest voor:
- Jaarlijkse doelstelling (meest gebruikt) Eén beoordeelperiode met een beoordeling aan het einde van het jaar. Optioneel voegt u voortgangstaken toe om tussentijds bij te sturen.
- Meerjarige doelstelling met tussentijdse beoordeling Meerdere beoordeelperiodes, bijvoorbeeld per jaar of per kwartaal, zodat u structureel evalueert en bijstuurt.
- Meerjarige doelstelling met één eindbeoordeling Eén beoordeelperiode voor de eindbeoordeling. Tussentijds gebruikt u voortgangstaken, bijvoorbeeld jaarlijks, om de voortgang te bewaken.
- Doorlopende doelstelling U voegt periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, een nieuwe beoordeelperiode toe, zodat u blijft evalueren zonder een vaste einddatum.
Door vooraf bewust te kiezen hoe u beoordeelt en bijstuurt, zorgt u voor een inrichting die past bij de doelstelling en voorkomt u ad-hoc beoordelingen.
Om de uitvoering te ondersteunen, kunt u binnen deze periodes voortgangstaken toevoegen. Hiermee vertaalt u de doelstelling naar concrete acties. U kunt taken plannen, toewijzen aan medewerkers en indien nodig laten herhalen. Ook kunt u taken opsplitsen in deeltaken wanneer u een eigen taaknaam gebruikt.
Door voortgangstaken te gebruiken, houdt u grip op de uitvoering en signaleert u tijdig wanneer bijsturing nodig is.
Bij het inrichten van de doelstelling kunt u bestanden toevoegen. Deze dienen als onderbouwing, referentie of bewijs van uitvoering, zoals beleidsdocumenten, analyses, rapportages of meetgegevens. Zo ontstaat één compleet dossier per doelstelling.
Tot slot kunt u doelstellingen koppelen aan gerelateerde items binnen uw systeem, zoals registraties, processen of risico’s. Hiermee legt u vast waar een doelstelling vandaan komt en waarop deze betrekking heeft. Deze koppelingen zorgen voor samenhang en maken het mogelijk om in de analyseomgeving direct de juiste context en resultaten te bekijken.
Stappen
- Ga naar Doelstellingen > Beheren
- Klik op Doelstelling Toevoegen.
- Vul de basisgegevens in en bepaal het strategisch belang
- Wijs de procesverantwoordelijke medewerker(s) toe
- Voeg één of meerdere beoordeelperiodes toe
- Leg per periode de succescriteria vast
- Voeg indien nodig voortgangstaken toe
- Koppel optioneel bestanden en gerelateerde items
- Kies voor Concept opslaan of Publiceren
Na publicatie wordt de doelstelling actief binnen het proces.
Opmerkingen toevoegen
Bij een bestaande doelstelling kunt u opmerkingen toevoegen, eventueel met een bestand. Hiermee legt u toelichting, besluiten of bijzonderheden vast die niet binnen taken of beoordelingen passen. Zo blijft de context rondom de doelstelling inzichtelijk en herleidbaar.
Stappen:
- Ga naar Doelstellingen > Beheren
- Klik op de gewenste doelstelling
- Klik op het tabblad Opmerkingen > Toevoegen
- Voeg een opmerking toe
- Voeg indien nodig een bestand toe
- Sla de opmerking op
Tips & Best Practices
- Formuleer doelstellingen concreet en meetbaar
- Gebruik beoordeelperiodes om structuur aan te brengen in evaluatie
- Maak succescriteria duidelijk en toetsbaar
- Gebruik voortgangstaken om actief te sturen op uitvoering
- Wijs altijd een duidelijke procesverantwoordelijke aan voor regie en opvolging
- Koppel doelstellingen aan relevante onderdelen zoals risico’s, registraties of audits om samenhang zichtbaar te maken
- Gebruik koppelingen om tijdens analyse direct de juiste context en onderbouwing beschikbaar te hebben
- Kies bewust tussen beoordelen en bijsturen: gebruik beoordeelperiodes voor formele evaluaties en voortgangstaken voor tussentijdse sturing
Veelgestelde vragen
Vraag: Wanneer kies ik voor meerderebeoordeelperiodes?
Antwoord: Wanneer u tussentijds wilt evalueren, bijvoorbeeld bij een meerjarige doelstelling. Bij doorlopende doelstellingen kunt u per jaar een nieuwe beoordeelperiode toevoegen. Als u alleen een eindbeoordeling wilt, kunt u volstaan met één periode en tussentijds voortgangstaken gebruiken.
Vraag: Wanneer gebruik ik voortgangstaken in plaats van extra beoordeelperiodes?
Antwoord: Gebruik voortgangstaken wanneer u tussentijds wilt bijsturen zonder een formele beoordeling vast te leggen. Dit is bijvoorbeeld geschikt bij meerjarige doelstellingen met één eindbeoordeling.
Vraag: Wat is de rol van de verantwoordelijke medewerker?
Antwoord: Dit is de procesverantwoordelijke. Deze bewaakt de voortgang en opvolging, maar voert niet per definitie zelf de werkzaamheden of beoordelingen uit.
Vraag: Wat gebeurt er als ik geen voortgangstaken gebruik?
Antwoord: Dan blijft de doelstelling meer op hoofdlijnen en heeft u minder grip op de uitvoering.
Vraag: Zijn bestanden verplicht?
Antwoord: Nee, maar ze helpen om keuzes en resultaten beter te onderbouwen.
Vraag: Waarom zou ik gerelateerde items koppelen?
Antwoord: Om samenhang te creëren en inzicht te krijgen in de context en onderliggende informatie van de doelstelling.
Gerelateerde artikelen
Hulp nodig?
Heeft u vragen over het gebruik van doelstellingen of wilt u advies over de inrichting? Neem dan gerust contact op via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.