Audits

Tags: Audits, Auditrapporten, Auditbevindingen, Reacties, Opvolging

Beschrijving

Binnen Audits > Werken > Auditrapporten bekijkt u auditrapporten die door een auditor beschikbaar zijn gemaakt. Per vestiging en auditmoment ziet u de voortgang en kunt u herkennen of een reactie op een auditbevinding nodig is.

Na het openen van een auditmoment ziet u op welke auditcriteria-eisen is gerapporteerd. In de tijdlijn bekijkt u de bevindingen en reacties die bij een eis zijn vastgelegd. Wanneer opvolging nodig is, kunt u op het rapport reageren en eventueel een bestand aan uw reactie toevoegen.

Auditrapporten en voortgang bekijken

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Auditrapporten bekijken en reageren

In het overzicht met auditrapporten ziet u de rapporten die voor u beschikbaar zijn gemaakt. U kunt per vestiging de auditmomenten uitklappen en de voortgang van ieder auditmoment bekijken.

In het overzicht wordt ook aangegeven of bij een auditmoment een reactie nodig is. Zo kunt u herkennen welke rapporten nog moeten worden opgevolgd.

Stappen:

Ga naar Audits > Werken > Auditrapporten.

Open het auditplan waarvan u de rapportage wilt bekijken.

Zoek de betreffende vestiging.

Klap de auditmomenten bij de vestiging uit.

Bekijk de voortgang van de auditmomenten.

Controleer bij welk auditmoment een reactie nodig is.

Klik op het auditmoment dat u wilt bekijken.

Na het openen van het auditmoment ziet u de auditcriteria-eisen waarop de auditor heeft gerapporteerd.

Een auditbevinding bekijken

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Auditrapporten bekijken en reageren

Binnen een auditmoment kunt u per eis bekijken welke bevindingen en reacties zijn vastgelegd. Door een eis te selecteren, krijgt u inzicht in de inhoud van het beoordelingspunt en het verloop van de rapportage.

Stappen:

Open het betreffende auditmoment.

Selecteer in het linkerpaneel de auditcriteria-eis die u wilt bekijken.

Bekijk de inhoud van de eis.

Bekijk de informatie over het auditplan.

Lees de bevinding en eventuele eerdere reacties in de tijdlijn.

Open eventueel de bestanden die bij de rapportage of reacties zijn toegevoegd.

De tijdlijn toont de berichten en reacties die door de auditor en de geauditeerde bij de geselecteerde eis zijn vastgelegd.

Een auditrapport opvolgen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Auditrapporten bekijken en reageren

Wanneer bij een auditbevinding een reactie nodig is, kunt u vanuit het auditrapport een reactie vastleggen. Gebruik de reactie om de bevinding inhoudelijk op te volgen.

U kunt een reactie aanvullen met één of meerdere bestanden. Hiermee kunt u informatie toevoegen die betrekking heeft op de auditbevinding of de uitgevoerde opvolging.

Stappen:

Open het auditmoment waarop u wilt reageren.

Selecteer de auditcriteria-eis waarvoor opvolging nodig is.

Lees de bevinding en eerdere reacties in de tijdlijn.

Klik op Reageren op rapport.

Vul uw reactie in.

Voeg eventueel één of meerdere bestanden toe.

Klik op Opslaan.

De opgeslagen reactie wordt aan de tijdlijn toegevoegd. Hierdoor blijft het verloop van de bevinding en de opvolging voor betrokken medewerkers zichtbaar.

Bestanden aan een reactie toevoegen

U kunt een reactie aanvullen met één of meerdere bestanden. Hiermee kunt u informatie toevoegen die betrekking heeft op de auditbevinding of de uitgevoerde opvolging. De bestanden worden samen met de reactie in de tijdlijn opgenomen.

Reacties en opvolging in de tijdlijn bekijken

De tijdlijn geeft het verloop van de rapportage en opvolging bij een auditcriteria-eis weer. U ziet hierin de bevinding van de auditor en de reacties die daarna zijn toegevoegd.

Bekijk de tijdlijn voordat u reageert. Zo kunt u uw reactie laten aansluiten op de oorspronkelijke bevinding en de informatie die eerder door betrokken medewerkers is vastgelegd.

Tips & Best Practices

Klap de auditmomenten per vestiging uit en bekijk bij welke momenten een reactie nodig is, zodat u openstaande auditbevindingen gericht kunt opvolgen.

Selecteer de betreffende auditcriteria-eis en lees de volledige tijdlijn voordat u reageert, zodat uw reactie aansluit op de bevinding en eerdere berichten.

Beschrijf in uw reactie welke opvolging betrekking heeft op de geselecteerde auditbevinding, zodat betrokken medewerkers de reactie aan het juiste beoordelingspunt kunnen koppelen.

Voeg alleen bestanden toe die de reactie of uitgevoerde opvolging bij de geselecteerde auditcriteria-eis ondersteunen.

Controleer vóór het opslaan of de reactie en toegevoegde bestanden bij de juiste eis en het juiste auditmoment zijn vastgelegd.

Veelgestelde vragen

Waar vind ik de auditrapporten die voor mij beschikbaar zijn?
U vindt deze rapporten binnen Audits > Werken > Auditrapporten.

Hoe zie ik of ik op een auditrapport moet reageren?
Klap de auditmomenten bij een vestiging uit. In het overzicht wordt aangegeven of bij een auditmoment een reactie nodig is.

Kan ik de auditbevindingen per eis bekijken?
Ja. Open het auditmoment en selecteer in het linkerpaneel de eis waarvan u de bevinding wilt bekijken.

Waar zie ik eerdere bevindingen en reacties?
De bevindingen en reacties van de auditor en de geauditeerde staan in de tijdlijn bij de geselecteerde auditcriteria-eis.

Hoe reageer ik op een auditbevinding?
Open de betreffende eis en klik op Reageren op rapport. Vul uw reactie in, voeg eventueel bestanden toe en klik op Opslaan.

Kan ik een bestand aan mijn reactie toevoegen?
Ja. U kunt bij het vastleggen van een reactie één of meerdere bestanden toevoegen.

Kan ik een opgeslagen reactie later wijzigen of verwijderen?
De geraadpleegde documentatie beschrijft niet of een opgeslagen reactie door de geauditeerde kan worden gewijzigd of verwijderd.

Gerelateerde artikelen

Audits uitvoeren en bevindingen rapporteren

Auditplan opstellen en de audituitvoering voorbereiden

Auditcriteria opstellen en beschikbaar maken

Voortgang en resultaten van audits analyseren

Notificaties bij auditbeoordelingen en reacties instellen

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het bekijken van een auditrapport of het opvolgen van een auditbevinding? Neem dan contact op met onze helpdesk.