Onderhoud
Onderhoudsopdrachten beoordelen, uitvoeren en opvolgen
Tags: Onderhoudsopdrachten, Onderhoud uitvoeren, Opdrachten beoordelen, Automatische afhandeling, Niet van toepassing
Beschrijving
Met onderhoudsopdrachten ontvangt u centraal voorbereide onderhoudswerkzaamheden voor uw vestiging. Vanuit het opdrachtenoverzicht kunt u de inhoud en planning van een opdracht bekijken en bepalen welke vervolgactie nodig is.
Afhankelijk van de inrichting van de opdracht kunt u zelf een planning opstellen, medewerkers aan bestaande planmomenten koppelen of de opdracht als niet van toepassing markeren. Sommige opdrachten worden automatisch uitgevoerd. Na uitvoering kunt u de opdracht en de bijbehorende afhandeling blijven raadplegen.
Onderhoudsopdrachten bekijken en beoordelen
Beschikbaar voor:
Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
Toepasselijke permissies:
Onderhoudsopdrachten afhandelen
Gebruik het opdrachtenoverzicht om ontvangen onderhoudsopdrachten terug te vinden en te beoordelen. U kunt het overzicht filteren op de fase waarin de opdrachten zich bevinden.
Stappen:
Ga naar Onderhoud > Werken > Opdrachten.
Selecteer het gewenste filter.
Open de onderhoudsopdracht die u wilt bekijken.
U kunt de opdrachten filteren op:
Openstaand.
Verlopen.
Uitgevoerd.
Alle.
De status van een opdracht wordt ook met een kleur weergegeven. Gebruik de status en het gekozen filter om te bepalen welke opdrachten nog aandacht nodig hebben.
Informatie van een opdracht bekijken
Na het openen van een onderhoudsopdracht wordt een zijpaneel weergegeven. Hierin kunt u de beschikbare opdrachtinformatie bekijken, waaronder:
Algemene informatie.
De planning.
Gekoppelde bestanden.
Gekoppelde links.
De opdrachtafhandeling.
Bekijk deze informatie voordat u de opdracht uitvoert of als niet van toepassing markeert. De inrichting van de opdracht bepaalt welke uitvoeringsmogelijkheden beschikbaar zijn.
Een onderhoudsopdracht uitvoeren
Beschikbaar voor:
Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
Toepasselijke permissies:
Onderhoudsopdrachten afhandelen
Voer een onderhoudsopdracht uit wanneer de werkzaamheden binnen uw vestiging moeten worden gepland en opgevolgd. Bij de uitvoering wordt voor de vestiging een onderhoudsitem aangemaakt.
De manier waarop u de opdracht uitvoert, hangt af van de planning die door de opdrachtgever is ingesteld.
Stappen:
Ga naar Onderhoud > Werken > Opdrachten.
Open een openstaande onderhoudsopdracht.
Klik op Uitvoeren.
Doorloop de beschikbare stappen voor de planning.
Wijs indien nodig medewerkers aan planmomenten toe.
Ga naar de laatste stap.
Publiceer het onderhoudsitem.
Na uitvoering vindt u de opdracht terug via de filters Uitgevoerd en Alle.
Zelf de planning vormgeven
Wanneer de opdracht met een vrije planning is ingericht, kunt u binnen de vestiging zelf de planning vormgeven.
Leg de beschikbare planningsgegevens vast en doorloop vervolgens de overige stappen om het onderhoudsitem te publiceren.
Medewerkers aan een vaste planning toewijzen
Wanneer de opdrachtgever de planning vooraf heeft bepaald, kunt u de planmomenten niet zelf wijzigen. U kunt wel verantwoordelijke medewerkers aan de beschikbare planmomenten toewijzen.
Door medewerkers te koppelen, wordt vastgelegd wie de geplande onderhoudswerkzaamheden moet uitvoeren.
Het onderhoudsitem publiceren
In de laatste stap publiceert u het onderhoudsitem. Het onderhoudsitem wordt daarna beschikbaar voor de verdere uitvoering en afhandeling van de bijbehorende onderhoudstaken.
Automatische afhandeling herkennen
Beschikbaar voor:
Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
Toepasselijke permissies:
Onderhoudsopdrachten afhandelen
Een onderhoudsopdracht kan automatisch worden uitgevoerd wanneer de opdrachtgever een vaste planning heeft ingesteld en de opdracht niet als niet van toepassing kan worden gemarkeerd.
In deze situatie hoeft u de opdracht niet zelf uit te voeren en kunt u de planning niet zelf vormgeven. Een automatisch uitgevoerde opdracht is in het opdrachtenoverzicht herkenbaar aan de aanduiding Automatisch onder de status.
Bekijk de opdracht om de planning en overige beschikbare informatie te raadplegen.
Een opdracht als niet van toepassing markeren
Beschikbaar voor:
Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
Toepasselijke permissies:
Onderhoudsopdrachten afhandelen
Wanneer de opdrachtgever deze mogelijkheid heeft ingeschakeld, kunt u aangeven dat een onderhoudsopdracht niet van toepassing is op uw vestiging.
Gebruik deze markering alleen wanneer de opdracht binnen uw vestiging niet uitgevoerd hoeft te worden.
Stappen:
Ga naar Onderhoud > Werken > Opdrachten.
Open de onderhoudsopdracht.
Klik op de optie om de opdracht als niet van toepassing te markeren.
Bevestig de markering.
De mogelijkheid om de opdracht als niet van toepassing te markeren is alleen beschikbaar wanneer de opdrachtgever dit bij het voorbereiden van de opdracht heeft toegestaan.
Een niet-van-toepassing-markering verwijderen
Beschikbaar voor:
Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
Toepasselijke permissies:
Onderhoudsopdrachten afhandelen
Verwijder de markering wanneer een eerder als niet van toepassing gemarkeerde opdracht alsnog moet worden uitgevoerd.
Stappen:
Ga naar Onderhoud > Werken > Opdrachten.
Zoek de gemarkeerde onderhoudsopdracht via het beschikbare opdrachtenoverzicht.
Open de opdracht.
Klik op Markering verwijderen.
Na het verwijderen van de markering wordt de opdracht opnieuw zichtbaar bij Openstaand, Verlopen of Alle. U kunt de opdracht daarna alsnog uitvoeren.
De opdrachtafhandeling bekijken
Beschikbaar voor:
Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
Toepasselijke permissies:
Onderhoudsopdrachten afhandelen
Gebruik de opdrachtafhandeling om de verwerking van een onderhoudsopdracht te raadplegen.
Stappen:
Ga naar Onderhoud > Werken > Opdrachten.
Open de onderhoudsopdracht.
Ga naar de onderzijde van het zijpaneel.
Klap Opdrachtafhandeling open.
De beschikbare informatie geeft inzicht in de afhandeling van de geselecteerde opdracht.
Tips & Best Practices
Bekijk vóór uitvoering de planning, bestanden en links van de opdracht, zodat u weet welke informatie en voorwaarden door de opdrachtgever zijn vastgelegd.
Gebruik het filter Openstaand om opdrachten te vinden die nog moeten worden beoordeeld of uitgevoerd.
Gebruik het filter Verlopen om opdrachten te vinden waarvan de vastgestelde uitvoeringsdatum is verstreken.
Wijs bij een vaste planning medewerkers toe aan de beschikbare planmomenten voordat u het onderhoudsitem publiceert.
Verwijder een niet-van-toepassing-markering wanneer de opdracht alsnog binnen uw vestiging moet worden uitgevoerd.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik de planning van een onderhoudsopdracht niet wijzigen?
De opdrachtgever kan de planning vooraf hebben vastgelegd. In dat geval kunt u alleen medewerkers aan de beschikbare planmomenten toewijzen.
Wat betekent de aanduiding Automatisch?
De opdracht is automatisch uitgevoerd. Dit kan voorkomen bij een vaste planning wanneer de opdracht niet als niet van toepassing kan worden gemarkeerd.
Kan ik iedere opdracht als niet van toepassing markeren?
Nee. Deze mogelijkheid is alleen beschikbaar wanneer de opdrachtgever dit bij het voorbereiden van de opdracht heeft toegestaan.
Kan ik een niet-van-toepassing-markering herstellen?
Ja. Open de gemarkeerde opdracht en klik op Markering verwijderen. Daarna kunt u de opdracht alsnog uitvoeren.
Waar vind ik een uitgevoerde onderhoudsopdracht terug?
Gebruik in het opdrachtenoverzicht het filter Uitgevoerd of Alle.
Waar kan ik de verwerking van een opdracht bekijken?
Open de opdracht en klap onderaan het zijpaneel Opdrachtafhandeling open.
Gerelateerde artikelen
Onderhoudsopdrachten voorbereiden en naar vestigingen verzenden
Onderhoudstaken bekijken en afhandelen
Onderhoudsitems aanmaken en volledig inrichten
Onderhoudsitems actueel houden, doorplannen en beëindigen
Hulp nodig?
Heeft u vragen over het beoordelen, uitvoeren of opvolgen van onderhoudsopdrachten? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.