Profiel

Tags: E-mailnotificaties, Notificatie-instellingen, Taakherinneringen, Vestigingen, Profiel

Beschrijving

Via de notificatie-instellingen in uw profiel bepaalt u voor welke gebeurtenissen u e-mailnotificaties wilt ontvangen. U kunt hiermee onder andere meldingen en herinneringen ontvangen over taken, opdrachten, nieuwe revisies, auditrapporten, registraties en gesprekken.

Door alleen de e-mailvoorkeuren in te schakelen die voor uw werkzaamheden relevant zijn, ontvangt u gerichte informatie over gebeurtenissen die u moet bekijken of opvolgen. Heeft u toegang tot meerdere vestigingen, dan kunt u de voorkeuren per notificatie of per vestiging beheren.

Hieronder leest u hoe u uw e-mailvoorkeuren instelt, welke soorten e-mailnotificaties beschikbaar kunnen zijn en hoe eQuse de berichten verzamelt en verzendt.

E-mailvoorkeuren instellen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Geen permissie vereist

In uw profiel kunt u per beschikbare e-mailvoorkeur aangeven of u een notificatie wilt ontvangen. Heeft u toegang tot meerdere vestigingen, dan kunt u de instellingen ook per vestiging aanpassen.

U kunt de instellingen op twee manieren wijzigen:

Per e-mailvoorkeur, wanneer u dezelfde voorkeur voor meerdere vestigingen wilt aanpassen.

Per vestiging, wanneer u meerdere voorkeuren voor één specifieke vestiging wilt aanpassen.

Stappen:

Klik op uw profielafbeelding.

Klik op Profiel.

Ga onderaan de pagina naar Notificatie-instellingen.

Klik op Wijzigen.

Open de instellingen per e-mailvoorkeur of per vestiging.

Schakel de gewenste e-mailvoorkeuren in of uit.

Klik op Opslaan.

Let op:

In bepaalde situaties kan een medewerker een e-mailnotificatie verplicht verzenden. U kunt zo'n bericht ook ontvangen wanneer u de betreffende e-mailvoorkeur heeft uitgeschakeld.

Beschikbare e-mailvoorkeuren

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Alle gebruikers met toegang

Toepasselijke permissies:

Geen permissie vereist

Welke e-mailvoorkeuren u kunt instellen, hangt samen met de functionaliteiten, vestigingen en werkzaamheden waartoe u toegang heeft. De bestaande notificatie-instellingen bevatten voorkeuren voor de volgende gebeurtenissen.

Taken

U kunt e-mailnotificaties ontvangen wanneer:

Een nieuwe taak is aangemaakt waarvoor u taakverantwoordelijke bent.

Een geplande taak binnenkort verloopt.

Een geplande taak binnenkort begint.

Bij herinneringen voor de begin- of vervaldatum kunt u instellen hoeveel dagen vooraf u het bericht wilt ontvangen.

U bent taakverantwoordelijke wanneer uw naam rechtstreeks is geselecteerd bij Wie moet deze taak afhandelen. Een taak die via een functie of aan geautoriseerde medewerkers is toegewezen, maakt u niet automatisch taakverantwoordelijke.

Wanneer de begin- en einddatum van een taak op dezelfde dag vallen en u voor beide momenten een herinnering heeft ingesteld, ontvangt u alleen de notificatie voordat de taak begint.

Opdrachten

U kunt een e-mailnotificatie ontvangen wanneer een nieuwe opdracht is verzonden en u toegang heeft om dat type opdracht uit te voeren.

Deze voorkeur is alleen beschikbaar voor:

Hoofdkantoren, maatschappen.

Vestigingen die onder een hoofdkantoor of maatschap vallen.

Bestanden en handboekpagina’s

U kunt e-mailnotificaties ontvangen wanneer:

Een nieuwe revisie van een bestand wordt gepubliceerd.

Een nieuwe revisie van een handboekpagina wordt gepubliceerd.

De medewerker die de nieuwe revisie publiceert, kan de verzending van het bericht verplicht stellen. U kunt de e-mailnotificatie dan ook ontvangen wanneer u de voorkeur heeft uitgeschakeld.

Een notificatie over een nieuwe revisie van een handboekpagina wordt alleen verzonden wanneer u toegang heeft om de betreffende pagina te bekijken.

Auditrapporten

Afhankelijk van uw rol binnen het auditproces kunt u e-mailnotificaties ontvangen wanneer:

Een auditor een opmerking of beoordeling bij een auditrapport plaatst.

Een geauditeerde een opmerking bij een auditrapport plaatst.

De beschikbaarheid en ontvangst van deze notificaties hangen samen met uw toegang tot auditrapporten en uw rol binnen het auditproces.

Registraties

U kunt herinneringen ontvangen wanneer:

Een registratie als concept is blijven staan.

Een registratie nog niet is beoordeeld.

Een herinnering over een conceptregistratie wordt verzonden wanneer u de registratie heeft aangemaakt of als laatste heeft bijgewerkt.

Een herinnering over een nog niet beoordeelde registratie wordt verzonden aan gebruikers die toegang hebben om registraties binnen een formuliermodule te beoordelen. De huidige standaardtermijn voor deze herinnering is drie dagen, tenzij een andere termijn is ingesteld.

Gesprekken

U kunt e-mailnotificaties ontvangen wanneer:

Iemand u aan een gesprek toevoegt.

Iemand u met @naam in een gesprek noemt.

Een bericht in een gesprek gedurende het ingestelde aantal dagen ongelezen blijft.

Voor ongelezen berichten kunnen herinneringstermijnen worden ingesteld. De huidige standaardtermijnen zijn één en drie dagen.

Herinnering voor persoonlijk toegewezen taken instellen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Geen permissie vereist

Voor taken die rechtstreeks aan u zijn toegewezen, kunt u een e-mailherinnering instellen. Hiermee ontvangt u vóór de vervaldatum een bericht, zodat u de taak tijdig kunt uitvoeren of opvolgen.

In de bestaande instellingen kunnen herinneringen voor taken die binnen één of zeven dagen verlopen worden gebruikt. Het algemene notificatieoverzicht vermeldt daarnaast dat het aantal dagen vooraf instelbaar is. Welke termijnen in uw omgeving beschikbaar zijn, ziet u bij de betreffende e-mailvoorkeur.

Stappen:

Open de Notificatie-instellingen in uw profiel.

Zoek de e-mailvoorkeur voor taken die binnenkort verlopen.

Schakel de e-mailvoorkeur in.

Selecteer de beschikbare herinneringstermijn.

Klik op Opslaan.

Verzameling en verzending van e-mailnotificaties

eQuse verzamelt e-mailnotificaties per vestiging. Wanneer meerdere notificaties klaarstaan, worden deze in één overzicht samengevoegd en als één e-mailbericht verzonden.

Na een verzending wordt voor de betreffende vestiging een pauze van één uur toegepast. Dit beperkt het aantal afzonderlijke e-mailberichten dat u kort na elkaar ontvangt.

De status van de wachtrij met te verzenden notificaties kunt u in uw profiel bekijken.

Tips & Best Practices

Stel taakherinneringen alleen in voor de momenten waarop u nog voldoende tijd heeft om de toegewezen taak vóór de begin- of vervaldatum op te volgen.

Beheer uw e-mailvoorkeuren per vestiging wanneer uw werkzaamheden of verantwoordelijkheden tussen vestigingen verschillen.

Beheer een voorkeur per notificatietype wanneer u hetzelfde soort bericht voor meerdere vestigingen tegelijk wilt in- of uitschakelen.

Houd er bij revisies van bestanden en handboekpagina’s rekening mee dat de publicerende medewerker de verzending kan verplichten, ook wanneer u deze voorkeur heeft uitgeschakeld.

Veelgestelde vragen

Heb ik een permissie nodig om mijn e-mailvoorkeuren te wijzigen?
Nee. Voor het beheren van uw eigen e-mailvoorkeuren is geen permissie vereist.

Waarom zie ik niet alle genoemde e-mailvoorkeuren?
Welke voorkeuren beschikbaar zijn, hangt samen met de functionaliteiten, vestigingen en werkzaamheden waartoe u toegang heeft.

Kan ik mijn e-mailvoorkeuren per vestiging instellen?
Ja. Wanneer u toegang heeft tot meerdere vestigingen, kunt u de voorkeuren per vestiging beheren.

Waarom ontvang ik toch een e-mailnotificatie die ik heb uitgeschakeld?
Bij bepaalde gebeurtenissen kan de verzendende medewerker de notificatie verplicht laten versturen. Dit kan onder andere voorkomen bij de publicatie van een nieuwe revisie van een bestand of handboekpagina.

Ontvang ik voor iedere gebeurtenis een apart e-mailbericht?
Niet altijd. eQuse verzamelt notificaties per vestiging en kan meerdere meldingen in één overzicht verzenden.

Wanneer ben ik taakverantwoordelijke?
U bent taakverantwoordelijke wanneer uw naam rechtstreeks is geselecteerd bij Wie moet deze taak afhandelen. Een toewijzing via een functie of aan geautoriseerde medewerkers maakt u niet automatisch taakverantwoordelijke.

Gerelateerde artikelen

Persoonlijke profiel- en accountgegevens beheren

Toegewezen taken bekijken en afhandelen

Gesprekken voeren en berichten opvolgen

Nieuwe revisies van bestanden en handboekpagina’s publiceren

Hulp nodig?

Heeft u vragen over uw e-mailvoorkeuren of ontvangt u een verwachte notificatie niet? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.