Onderhoud

Tags: Onderhoudsopdrachten, Onderhoud beheren, Vestigingen, Planning, Opdrachten verzenden

Beschrijving

Met een onderhoudsopdracht geeft u één of meerdere vestigingen opdracht om onderhoudswerkzaamheden te plannen en uit te voeren. U bepaalt wie verantwoordelijk is voor de planning, binnen welke termijn de opdracht moet worden uitgevoerd en naar welke vestigingen of vestigingsgroepen de opdracht wordt verzonden.

Tijdens het voorbereiden kunt u een toelichting, bestanden en links toevoegen. Daarna verzendt u de opdracht direct of slaat u deze als concept op om deze later te verzenden. Wanneer een vestiging de opdracht uitvoert, ontstaat daar een onderhoudsitem met de informatie die voor die vestiging beschikbaar is gemaakt.

Een onderhoudsopdracht voorbereiden

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Onderhoudsopdrachten beheren

Bereid een onderhoudsopdracht voor wanneer onderhoud centraal wordt geïnitieerd en door één of meerdere vestigingen moet worden uitgevoerd. Tijdens het voorbereiden legt u de algemene informatie vast, verdeelt u de verantwoordelijkheid voor de planning en stelt u de voorwaarden voor de uitvoering in.

Stappen:

Ga naar Onderhoud > Beheren > Opdrachten.

Klik op Onderhoudsopdracht toevoegen.

Vul de algemene informatie over het onderhoudsitem in.

Selecteer wie de planning bepaalt.

Voeg eventueel een instructietekst voor de planning toe.

Stel in of een vestiging de opdracht als niet van toepassing mag markeren.

Stel indien beschikbaar een verplichte einddatum in.

Klik op Volgende.

Geef de planning van de activiteit vorm.

Klik op Volgende om de planning op te slaan.

Bepalen wie de planning opstelt

Bij het voorbereiden van de opdracht selecteert u wie verantwoordelijk is voor de planning.

Hoofdkantoor bepaalt de planning

Wanneer het hoofdkantoor de planning bepaalt, stelt het hoofdkantoor de taken vooraf samen. Deze taken kunnen binnen de ontvangende vestigingen worden afgehandeld.

Tijdens de uitvoering kan de vestiging de afhandelconditie nog aanpassen en taken aan specifieke medewerkers toewijzen.

Vestiging bepaalt de planning

Wanneer de vestiging de planning bepaalt, krijgt de vestiging de ruimte om de planning zelf vorm te geven.

Bij beide planningsvormen kunt u een tekst toevoegen waarmee u de vestiging instructies geeft voor het plannen van de werkzaamheden.

Uitvoeringsvoorwaarden instellen

Na het selecteren van de planningsvorm kunt u instellen of een vestiging de opdracht als niet van toepassing mag markeren.

Afhankelijk van de gekozen planningsvorm en deze instelling kunt u een verplichte einddatum vastleggen. Met deze datum geeft u aan wanneer de opdracht uiterlijk door de vestiging moet zijn uitgevoerd.

Ontvangers van de onderhoudsopdracht selecteren

Nadat u de planning heeft vastgelegd, bepaalt u welke organisatieonderdelen de onderhoudsopdracht ontvangen.

U kunt de opdracht versturen naar:

Het huidige hoofdkantoor.

Specifieke vestigingsgroepen.

Specifieke vestigingen.

Alle vestigingen.

Stappen:

Selecteer eventueel Hoofdkantoor om de opdracht ook naar het huidige hoofdkantoor te verzenden.

Selecteer Specifieke groepen om één of meerdere vestigingsgroepen te kiezen.

Selecteer Specifieke vestigingen om afzonderlijke vestigingen te kiezen.

Selecteer de vestigingsgroepen of vestigingen die de opdracht moeten ontvangen.

Selecteer bij Specifieke groepen de optie Alle vestigingen wanneer alle vestigingen de opdracht moeten ontvangen.

Klik op Volgende.

Wilt u de opdracht volledig voorbereiden zonder deze al aan vestigingen toe te wijzen, dan kunt u Specifieke vestigingen selecteren en de selectie leeg laten. De opdracht kan daarna als concept worden opgeslagen.

E-mailnotificatie instellen

U kunt instellen of medewerkers binnen de ontvangende vestigingen automatisch een e-mail ontvangen over de onderhoudsopdracht.

Gebruik deze instelling om te bepalen of de opdracht direct per e-mail onder de aandacht moet worden gebracht. Bij opdrachten die pas later uitgevoerd hoeven te worden, kunt u ervoor kiezen geen automatische e-mail te verzenden.

Toelichting, bestanden en links toevoegen

Voeg een toelichting toe om de vestiging aanvullende informatie over de opdracht te geven. Deze toelichting wordt getoond wanneer de vestiging de opdracht uitvoert.

U kunt ook bestanden en links koppelen. Deze worden bij het onderhoudsitem binnen de vestiging weergegeven, voor zover deze informatie voor de vestiging beschikbaar is gemaakt.

Stappen:

Klik na het instellen van de ontvangers op Volgende.

Vul een toelichting voor de vestiging in.

Klik op Volgende.

Voeg de benodigde bestanden toe.

Voeg de benodigde links toe.

Ga verder naar de laatste stap.

De onderhoudsopdracht verzenden of als concept opslaan

In de laatste stap bepaalt u of de onderhoudsopdracht direct wordt verzonden of eerst als concept wordt opgeslagen.

Direct verzenden

Gebruik deze optie wanneer de opdracht volledig is ingericht en de geselecteerde ontvangers deze mogen ontvangen.

Stappen:

Controleer welke vestigingen, vestigingsgroepen of organisatieonderdelen als ontvanger zijn geselecteerd.

Controleer of de opdracht direct moet worden verzonden.

Klik op Verzenden.

Als concept opslaan

Sla de opdracht als concept op wanneer de inhoud al is voorbereid, maar de opdracht nog niet naar de vestigingen mag worden verzonden.

Stappen:

Schakel Opdracht direct verzenden uit.

Klik op Opslaan.

De onderhoudsopdracht wordt als concept opgeslagen en kan op een later moment worden verzonden.

Tips & Best Practices

Voeg bij de keuze voor Vestiging bepaalt de planning een instructietekst toe waarin u benoemt welke werkzaamheden de vestiging moet plannen en met welke einddatum rekening moet worden gehouden.

Selecteer Hoofdkantoor bepaalt de planning wanneer de taken vooraf centraal moeten worden vastgelegd. De vestiging kan tijdens de uitvoering nog de afhandelconditie aanpassen en medewerkers toewijzen.

Gebruik Alle vestigingen onder Specifieke groepen wanneer dezelfde onderhoudsopdracht naar iedere vestiging moet worden verzonden.

Sla de opdracht als concept op wanneer de inhoud gereed is, maar de ontvangers of het verzendmoment nog niet definitief zijn.

Voeg bestanden en links toe die de vestiging nodig heeft om de opdracht uit te voeren en controleer of deze informatie voor de vestiging beschikbaar is gemaakt.

Veelgestelde vragen

Kan de vestiging zelf bepalen hoe de werkzaamheden worden gepland?
Ja. Selecteer Vestiging bepaalt de planning wanneer de vestiging de planning zelf moet vormgeven.

Kan het hoofdkantoor de taken vooraf vastleggen?
Ja. Selecteer Hoofdkantoor bepaalt de planning. De taken worden dan vooraf aangemaakt. De vestiging kan tijdens de uitvoering nog de afhandelconditie aanpassen en medewerkers toewijzen.

Kan een vestiging aangeven dat een opdracht niet van toepassing is?
Ja, wanneer u tijdens het voorbereiden de optie activeert waarmee de vestiging de opdracht als niet van toepassing mag markeren.

Hoe verzend ik een onderhoudsopdracht naar alle vestigingen?
Selecteer bij Specifieke groepen de optie Alle vestigingen.

Kan ik een onderhoudsopdracht voorbereiden zonder deze direct te verzenden?
Ja. Schakel in de laatste stap Opdracht direct verzenden uit en klik op Opslaan. De opdracht wordt dan als concept opgeslagen.

Welke informatie ziet een vestiging bij de uitvoering?
De vestiging ziet de toegevoegde toelichting. Gekoppelde bestanden en links worden bij het ontstane onderhoudsitem weergegeven wanneer deze voor de vestiging beschikbaar zijn gemaakt.

Gerelateerde artikelen

Onderhoudsopdrachten ontvangen en plannen

Onderhoudsitems aanmaken en volledig inrichten

Onderhoudstaken uitvoeren en afhandelen

De voortgang van onderhoudsopdrachten analyseren

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het voorbereiden of verzenden van onderhoudsopdrachten? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.