Bestanden

Tags: Bestanden, Bestandsmappen, Bestanden toevoegen, Mappen toevoegen, Bestanden verplaatsen, Mappen verwijderen

Beschrijving

Met de Bestanden-module bouwt en onderhoudt u een centrale structuur voor documenten. U kunt mappen toevoegen om bestanden te ordenen en bestanden vanaf uw computer, vanuit een clouddienst of als verwijzing naar een bestaand eQuse-bestand opnemen.

Nieuwe mappen, bestanden en verwijzingen worden toegevoegd aan de map die u op dat moment heeft geopend. Nadat de structuur is ingericht, kunt u bestanden en mappen naar een andere map verplaatsen. Mappen die niet meer nodig zijn, kunt u verwijderen.

Zo houdt u het bestandenoverzicht overzichtelijk en zorgt u dat gebruikers documenten op de juiste plaats kunnen vinden.

Bestanden en mappen toevoegen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Bestandsmappen en bestanden beheren

U kunt vanuit het bestandenoverzicht verschillende items toevoegen:

Een nieuwe map.

Een bestand vanaf uw computer.

Een bestand uit SharePoint, Google Drive of Dropbox.

Een verwijzing naar een bestaand bestand in eQuse.

Het nieuwe item wordt toegevoegd aan de map die u op dat moment heeft geopend. Controleer daarom vooraf in het kruimelpad of de juiste map is geselecteerd.

Stappen:

Ga naar Bestanden > Beheren > Overzicht.

Open de map waarin u het item wilt toevoegen.

Controleer in het kruimelpad of de juiste map is geopend.

Klik op Toevoegen.

Kies wat u wilt toevoegen.

Vul de gevraagde gegevens in of selecteer het gewenste bestand.

Rond het toevoegen af.

Een map toevoegen

Kies Map toevoegen wanneer u een nieuwe map binnen de geopende map wilt aanmaken.

Geef de map een naam en selecteer de gewenste bovenliggende map. Klik daarna op de knop 'toevoegen'. De nieuwe map wordt opgenomen onder de geselecteerde bovenliggende map.

Een bestand vanaf uw computer toevoegen

Kies Mijn computer wanneer u een lokaal bestand wilt uploaden. Het bestand wordt in eQuse opgeslagen.

Selecteer het bestand op uw computer en vul de algemene bestandsgegevens in. U kunt tijdens het toevoegen ook revisieplanning instellen.

U kunt een bestand daarnaast rechtstreeks vanuit de verkenner naar het bestandenoverzicht slepen.

Let op:

Bepaalde bestandstypen kunnen niet naar eQuse worden geüpload.

Een bestand uit een clouddienst koppelen

Kies SharePoint, Google Drive of Dropbox wanneer u een extern opgeslagen bestand aan de geopende map wilt koppelen.

eQuse slaat alleen een koppeling naar het externe bestand op. De toegang tot het bestand, het versiebeheer en het overige bestandsbeheer blijven bij de gebruikte clouddienst. Deze onderdelen beheert u niet vanuit eQuse.

Een bestaand eQuse-bestand als verwijzing toevoegen

Kies de optie voor een bestaand bestand wanneer u een bestand dat al in de Bestanden-module staat ook vanuit een andere map beschikbaar wilt maken.

Het bestand wordt niet opnieuw geüpload of gedupliceerd. eQuse voegt een verwijzing naar het centraal opgeslagen bestand toe. Wanneer het oorspronkelijke bestand wordt gewijzigd, zijn deze wijzigingen zichtbaar op alle plaatsen waar de verwijzing staat.

Bestanden en mappen verplaatsen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Bestandsmappen en bestanden beheren

U kunt bestanden en mappen met slepen en neerzetten naar een andere map verplaatsen. Hiermee past u de bestaande bestandsstructuur aan zonder het bestand of de map opnieuw toe te voegen.

Stappen:

Ga naar Bestanden > Beheren > Overzicht.

Zoek het bestand of de map die u wilt verplaatsen.

Sleep het bestand of de map naar de gewenste doelmap.

Bevestig de handeling.

Een map verwijderen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Bestandsmappen en bestanden beheren

U kunt een map uit de bestandsstructuur verwijderen wanneer deze niet meer nodig is.

Stappen:

Ga naar Bestanden > Beheren > Overzicht.

Selecteer de map die u wilt verwijderen.

Klik op Verwijderen.

Bevestig het verwijderen.

Tips & Best Practices

Controleer vóór het toevoegen in het kruimelpad welke map is geopend, omdat het nieuwe bestand, de nieuwe map of de verwijzing op die locatie wordt geplaatst.

Voeg een bestaand eQuse-bestand als verwijzing toe wanneer hetzelfde bestand vanuit meerdere mappen beschikbaar moet zijn. Hiermee voorkomt u dat afzonderlijke kopieën ontstaan.

Houd er bij bestanden uit SharePoint, Google Drive of Dropbox rekening mee dat eQuse alleen de koppeling opslaat. Beheer de toegang en versies daarom in de betreffende clouddienst.

Controleer vóór het bevestigen van een verplaatsing of het bestand of de map naar de juiste doelmap is gesleept.

Bekijk vóór het verwijderen welke bestanden en submappen in de geselecteerde map staan, omdat de beschikbare documentatie de gevolgen voor deze inhoud niet beschrijft.

Veelgestelde vragen

Waar wordt een nieuw bestand of een nieuwe map toegevoegd?
Het item wordt toegevoegd aan de map die bovenaan het overzicht in het kruimelpad wordt weergegeven.

Welke soorten items kan ik toevoegen?
U kunt een nieuwe map toevoegen, een bestand vanaf uw computer uploaden, een bestand uit SharePoint, Google Drive of Dropbox koppelen of een bestaand eQuse-bestand als verwijzing opnemen.

Kan ik een bestand rechtstreeks vanuit de verkenner toevoegen?
Ja. U kunt een bestand vanuit de verkenner naar het bestandenoverzicht slepen.

Wordt een bestand uit SharePoint, Google Drive of Dropbox opgeslagen in eQuse?
Nee. eQuse slaat alleen een koppeling naar het externe bestand op. De toegang, het versiebeheer en het overige beheer blijven bij de gebruikte clouddienst.

Wat gebeurt er wanneer ik een bestaand eQuse-bestand aan een andere map toevoeg?
eQuse voegt een verwijzing naar het centraal opgeslagen bestand toe. Het bestand wordt niet gedupliceerd. Wijzigingen aan het bestand zijn zichtbaar op alle plaatsen waar de verwijzing staat.

Hoe verplaats ik een bestand of map?
Sleep het bestand of de map in Bestanden > Beheren > Overzicht naar de gewenste map en bevestig de handeling.

Welke permissie heb ik nodig om bestanden en mappen te beheren?
U heeft de permissie Bestandsmappen en bestanden beheren nodig.

Gerelateerde artikelen

Toegang tot bestandsmappen beheren

Bestanden vervangen en rechtstreeks in Word bewerken

Revisieplanning voor bestanden instellen en beheren

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het toevoegen, ordenen, verplaatsen of verwijderen van bestanden en mappen? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.