Formulieren

Tags: Formulieren, Registreren, Conceptregistratie, Overdragen, Samenwerken

Beschrijving

Via de werkomgeving van een formulierenmodule kunt u een registratie starten en invullen. Kunt u de registratie niet direct afronden, dan slaat u deze op als concept. U kunt een conceptregistratie later verder invullen of overdragen aan een andere medewerker.

Door registraties tussentijds op te slaan, voorkomt u dat reeds ingevoerde informatie verloren gaat wanneer u het formulier niet in één keer kunt voltooien. Met de overdrachtsfunctie laat u een collega de registratie verder invullen, afhandelen of ter beoordeling verzenden.

In dit artikel leest u hoe u:

Een nieuwe registratie start.

Een onvoltooide registratie opslaat als concept.

Een conceptregistratie aan een andere medewerker overdraagt.

Een overgedragen conceptregistratie laat afronden.

Een nieuwe registratie starten

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Calamiteiten registreren

Registreren op formulieren

Huiselijk geweld registreren

Incidenten registreren

Klachten registreren

Meldingen registreren

Een nieuwe registratie start u vanuit de werkomgeving van de formulierenmodule waarin u wilt registreren. Onder Direct registreren kiest u het registratieformulier dat u wilt invullen.

Stappen:

Open de betreffende formulierenmodule.

Ga naar Werken.

Zoek aan de rechterzijde van het scherm het onderdeel Direct registreren.

Selecteer het registratieformulier dat u wilt invullen.

Klik op Registreren.

Vul de gevraagde gegevens in.

Kunt u de registratie niet direct voltooien, dan kunt u deze tijdens het invullen opslaan als concept.

Direct registreren op formulieren

De widget Direct registreren op uw dashboard bevat snelkoppelingen waarmee u rechtstreeks een registratie op een formulier kunt starten. Hiermee bereikt u een veelgebruikt formulier vanaf uw dashboard, zonder het formulier eerst binnen de bijbehorende module op te zoeken.

Stappen:

Open uw persoonlijke dashboard.

Ga naar de widget Direct registreren.

Klik op de snelkoppeling naar het formulier waarop u wilt registreren.

Een registratie opslaan als concept

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Calamiteiten registreren

Registreren op formulieren

Huiselijk geweld registreren

Incidenten registreren

Klachten registreren

Meldingen registreren

Met een conceptregistratie bewaart u een registratie die nog niet volledig is ingevuld. Hierdoor kunt u het invullen onderbreken en de registratie op een later moment voltooien.

Stappen:

Start een nieuwe registratie.

Vul de gegevens in die op dat moment beschikbaar zijn.

Klik tijdens het invullen op Opslaan als concept.

Open de conceptregistratie later opnieuw om deze verder in te vullen.

Een conceptregistratie die zichtbaar is in het tabblad Registreren, kan ook aan een andere medewerker worden overgedragen.

Een conceptregistratie overdragen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Calamiteiten registreren

Registreren op formulieren

Huiselijk geweld registreren

Incidenten registreren

Klachten registreren

Meldingen registreren

Medewerkers die een conceptregistratie in het tabblad Registreren kunnen zien, kunnen deze aan een andere medewerker overdragen. De ontvangende medewerker krijgt een e-mailnotificatie en kan de registratie vervolgens afhandelen of ter beoordeling verzenden.

Gebruik deze functie wanneer een collega de ontbrekende informatie moet aanvullen of verantwoordelijk wordt voor het afronden van de registratie.

Stappen:

Open de betreffende formulierenmodule.

Ga naar Werken > Registreren.

Zoek de conceptregistratie die u wilt overdragen.

Selecteer de conceptregistratie via het selectievakje of klik op het tandwielpictogram.

Klik op Concept overdragen.

Selecteer de medewerker aan wie u de conceptregistratie wilt overdragen.

Vul eventueel een toelichting in.

Klik op Opslaan.

De geselecteerde medewerker ontvangt een e-mailnotificatie over de overdracht. Deze medewerker kan de registratie verder invullen en daarna afhandelen of ter beoordeling verzenden.

Een conceptregistratie terug overdragen

Een conceptregistratie kan opnieuw worden overgedragen. Hierdoor kan de medewerker aan wie de registratie is toegewezen deze bijvoorbeeld terugsturen naar de oorspronkelijke invuller, zodat die de registratie verder afmaakt.

Gebruik hiervoor opnieuw de optie Concept overdragen en selecteer de medewerker die de registratie verder moet invullen.

Tips & Best Practices

Klik op Opslaan als concept wanneer u de registratie niet direct kunt voltooien en de reeds ingevoerde gegevens wilt bewaren.

Vul bij een overdracht een toelichting in waarin u vermeldt waarom de conceptregistratie wordt overgedragen.

Selecteer bij Concept overdragen de medewerker die de registratie verder moet invullen of afronden.

Draag de conceptregistratie opnieuw over wanneer de oorspronkelijke invuller de registratie later zelf moet voltooien.

Veelgestelde vragen

Moet ik een registratie altijd direct afmaken?
Nee. Tijdens het invullen kunt u op Opslaan als concept klikken en de registratie op een later moment voltooien.

Wie kan een conceptregistratie overdragen?
Medewerkers die de conceptregistratie in het tabblad Registreren kunnen zien, kunnen deze overdragen.

Ontvangt de geselecteerde medewerker een melding?
Ja. De medewerker aan wie u de conceptregistratie overdraagt, ontvangt een e-mailnotificatie.

Wat kan de ontvangende medewerker met de registratie doen?
De medewerker kan de registratie verder invullen en daarna afhandelen of ter beoordeling verzenden.

Kan een conceptregistratie worden teruggestuurd naar de oorspronkelijke invuller?
Ja. De registratie kan opnieuw worden overgedragen, zodat de oorspronkelijke invuller deze verder kan afmaken.

Gerelateerde artikelen

Registraties gezamenlijk beoordelen en overdragen.

Registraties anonimiseren of verwijderen.

Registraties exporteren en printen.

Extern registreren zonder eQuse-account.

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het starten, opslaan of overdragen van een registratie? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.