Verbeteren
Verbetermaatregelopdrachten plannen en uitzetten
Tags: Verbetermaatregelopdrachten, Planning, Vestigingen, Opdrachten uitzetten, E-mailnotificaties
Beschrijving
Met een verbetermaatregelopdracht zet u vanuit het hoofdkantoor een verbeteropdracht uit naar één of meerdere vestigingen. U bepaalt wie de planning opstelt, welke vestigingen de opdracht ontvangen en of medewerkers hierover automatisch een e-mail ontvangen.
U kunt de opdracht aanvullen met een toelichting, bestanden en koppelingen. Vervolgens verzendt u de opdracht direct of slaat u deze als concept op om deze later te verzenden.
Een verbetermaatregelopdracht plannen en uitzetten
Beschikbaar voor:
Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
Toepasselijke permissies:
Verbetermaatregelopdrachten beheren
Bij het aanmaken van een verbetermaatregelopdracht doorloopt u een wizard. Hierin legt u de algemene gegevens en planning vast, selecteert u de ontvangers en voegt u eventueel aanvullende informatie toe.
Algemene gegevens en type planning vastleggen
Bij het type planning bepaalt u hoeveel vrijheid de ontvangende vestiging heeft bij het plannen van de verbetermaatregel.
U kunt kiezen uit:
Hoofdkantoor bepaalt de planning: het hoofdkantoor stelt de planning vast. De taken worden binnen de vestiging beschikbaar gemaakt om af te handelen. De vestiging kan bij het uitvoeren van de opdracht de afhandelconditie aanpassen en de taken aan specifieke medewerkers toewijzen.
Vestiging bepaalt de planning: de vestiging bepaalt zelf hoe de verbetermaatregel wordt gepland.
Bij beide planningstypen kunt u een aanvullende tekst invoeren om de vestiging te ondersteunen bij het opstellen of uitvoeren van de planning.
U kunt daarnaast de optie Vestiging mag opdracht markeren als n.v.t. activeren. De vestiging kan de opdracht dan tijdens de uitvoering als niet van toepassing markeren.
Afhankelijk van het geselecteerde planningstype en de mogelijkheid om de opdracht als niet van toepassing te markeren, kunt u een verplichte einddatum instellen. De vestiging moet de opdracht dan uiterlijk op deze datum uitvoeren.
Stappen:
Ga naar Verbeteren > Beheren > Verbetermaatregelopdrachten.
Klik op Verbetermaatregelopdracht toevoegen.
Vul de algemene gegevens van de verbetermaatregelopdracht in.
Kies bij het type planning of het hoofdkantoor of de vestiging de planning bepaalt.
Voeg eventueel een tekst toe met aanwijzingen voor de planning.
Activeer eventueel Vestiging mag opdracht markeren als n.v.t..
Stel een verplichte einddatum in wanneer deze optie beschikbaar en van toepassing is.
Klik op Volgende.
Werk de planning van de verbetermaatregel uit.
Klik op Volgende om de planning op te slaan.
Ontvangers selecteren
U bepaalt naar welke onderdelen van de organisatie de verbetermaatregelopdracht wordt verzonden.
De optie Hoofdkantoor is niet verplicht. Hiermee verzendt u de opdracht ook naar het hoofdkantoor waarmee u op dat moment bent ingelogd.
Voor vestigingen kunt u kiezen uit:
Specifieke groepen: selecteer één of meerdere vestigingsgroepen.
Specifieke vestigingen: selecteer één of meerdere afzonderlijke vestigingen.
Wilt u de opdracht naar alle vestigingen verzenden, selecteer dan bij Specifieke groepen de optie Alle vestigingen.
Stappen:
Activeer Hoofdkantoor wanneer het huidige hoofdkantoor de opdracht ook moet ontvangen.
Selecteer Specifieke groepen of Specifieke vestigingen.
Selecteer de vestigingsgroepen of vestigingen die de opdracht moeten ontvangen.
Stel in of medewerkers automatisch een e-mailnotificatie over de opdracht ontvangen.
Klik op Volgende.
Een toelichting, bestanden en koppelingen toevoegen
U kunt een toelichting toevoegen die de vestiging tijdens het uitvoeren van de opdracht ziet. Daarnaast kunt u bestanden en koppelingen toevoegen die bij de verbetermaatregel in de vestiging worden weergegeven.
Bestanden en gekoppelde onderdelen worden alleen binnen de vestiging weergegeven wanneer deze voor de vestiging beschikbaar zijn gemaakt.
Stappen:
Vul eventueel een toelichting voor de ontvangende vestiging in.
Klik op Volgende.
Koppel eventueel bestanden aan de opdracht.
Klik op Volgende.
Voeg eventueel koppelingen naar andere eQuse-items toe.
Klik op Volgende.
De opdracht verzenden of als concept opslaan
In de laatste stap bepaalt u of u de verbetermaatregelopdracht direct naar de geselecteerde ontvangers verzendt of als concept bewaart.
Stappen:
Controleer in de stap Verzenden of de opdracht direct moet worden verzonden.
Klik op Verzenden om de opdracht direct naar de geselecteerde ontvangers te sturen.
Schakel Opdracht direct verzenden uit wanneer u de opdracht nog niet wilt verzenden.
Klik op Opslaan om de opdracht als concept op te slaan.
Tips & Best Practices
Voeg bij het type planning een tekst toe wanneer de vestiging rekening moet houden met specifieke aanwijzingen bij het opstellen of uitvoeren van de planning.
Selecteer bij Specifieke groepen de optie Alle vestigingen wanneer dezelfde opdracht naar iedere vestiging moet worden verzonden.
Selecteer Specifieke vestigingen en laat de selectie leeg wanneer u de opdracht volledig wilt voorbereiden zonder deze al naar een vestiging te verzenden.
Schakel Opdracht direct verzenden uit wanneer de planning, ontvangers, toelichting, bestanden of koppelingen nog moeten worden gecontroleerd. De opdracht wordt dan als concept opgeslagen.
Activeer de e-mailnotificatie wanneer medewerkers direct op de hoogte moeten worden gebracht van de nieuwe opdracht. Laat de notificatie uit wanneer de opdracht nog niet actief onder de aandacht hoeft te worden gebracht.
Veelgestelde vragen
Wie kan de planning van een verbetermaatregelopdracht bepalen?
U kunt instellen dat het hoofdkantoor de planning vastlegt of dat de vestiging de planning zelf bepaalt.
Kan een vestiging een opdracht als niet van toepassing markeren?
Ja. Hiervoor moet bij het aanmaken van de opdracht de optie Vestiging mag opdracht markeren als n.v.t. zijn geactiveerd.
Hoe verzend ik een opdracht naar alle vestigingen?
Selecteer Specifieke groepen en kies vervolgens Alle vestigingen.
Kan ik een opdracht voorbereiden zonder deze direct te verzenden?
Ja. Schakel in de laatste stap Opdracht direct verzenden uit en klik op Opslaan. De opdracht wordt dan als concept opgeslagen.
Kan ik een concept opslaan zonder vestigingen te selecteren?
Ja. Selecteer Specifieke vestigingen en laat de selectie leeg.
Wanneer zijn gekoppelde bestanden en eQuse-items zichtbaar voor de vestiging?
Deze worden bij de verbetermaatregel in de vestiging weergegeven wanneer ze voor de vestiging beschikbaar zijn gemaakt.
Gerelateerde artikelen
Hulp nodig?
Heeft u vragen over het plannen of uitzetten van een verbetermaatregelopdracht? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.