Formulieren opzetten
Formulieren opzetten
Binnen de module “Formulieren”kunt u formulieren vastleggen, deze vervolgens afhandelen en als laatste kunt u ze nog analyseren. Binnen deze module heeft u veel opties om de formulieren naar eigen wens aan te passen.
Als u bent aangekomen binnen de module, kunt u op het knopje “Formulierflow toevoegen”, rechts te vinden in uw scherm (let op dat u in de “beheer” functie zit). Vervolgens krijgt u een beginscherm voor het formulier. Hierin moet u allereerst een naam geven aan het formulier. Dit is een verplicht veld. Vervolgens kunt u een omschrijving aan het formulier toevoegen, dit is optioneel. Een ander verplicht veld is de “afhandeltijd in dagen”. De afhandeltijd wordt gemeten vanaf het moment dat de registratie is aangemaakt. Als laatste heeft u de optie verschillende extra instellingen toe te voegen, ook dit is weer optioneel. Bekijk de beknopte omschrijving bij de extra instellingen voor de functionaliteit van deze instellingen. Als u tevreden bent met de ingevulde instellingen, kunt u verder gaan naar de volgende stap.
Nu kunt u het registratieformulier op gaan stellen! Hier heeft u een enorm aantal mogelijkheden. Vanuit het linker lijstje kunt u verschillende onderdelen toevoegen aan uw formulier. U kunt opties vaker toevoegen, u kunt de ingevulde opties later nog verplaatsen, maar wat vooral handig is, is de “voorvertoning” optie. Als u deze aanvinkt, krijgt u een voorbeeld te zien van het formulier welke u nu aan het maken bent.
Als u klaar bent met het registratieformulier, kunt u het beoordelingsformulier opstellen. Dit proces is precies hetzelfde als het registratieformulier en kunt u dus weer volledig invullen naar eigen wens.
🦉 Let op dat deze twee formulieren als "format" gelden om later door de medewerker ingevuld te worden.
Vervolgens heeft u de optie om een berichtgeving toe te voegen. De betekenis van de specifieke opties staat weer omschreven onder de opties zelf. Dit is een optionele toevoeging. In de stap hierna kunt u ook een link toevoegen naar een ander onderdeel binnen het eQuse systeem, denk hierbij bijvoorbeeld aan een document of een handboek. Ook deze stap is weer optioneel.
In de stap “weergave” kunt u kenmerkvelden toevoegen om zo de lijsten van registratie te verduidelijken. Hiermee kunt u een veld uit het formulier aanwijzen waarvan de waarde in een overzicht getoond zal worden. U kunt voor zowel de registratielijst als de beoordelingslijst kenmerkvelden toevoegen. Ook dit is weer optioneel.
Bij de laatste stap kunt u ervoor kiezen de formulierflow meteen te activeren en dus beschikbaar te stellen voor registraties. Ook kunt u in dit scherm nog een samenvatting zichtbaar maken door het dropdown overzicht te openen. Hierin ziet u nog een samenvatting van de nieuwe registratieflow. Klik als u tevreden bent met het eindresultaat op “opslaan”. Als u liever nog aanpassingen doorvoert kunt u nog terug naar de betreffende stap(pen) om dit te doen.
🦉 Let op, naast een formulierenflow kunt u ook een klachtenflow, calamiteitenflow en meldingenflow op dezelfde manier opstellen (maar binnen de desbetreffende module).
🦉 Let op, u kunt altijd een bestaande formulierflow aanpassen door op het tandwieltje (configureren) te klikken. Let hierbij wel op dat dit niet mogelijk is wanneer er reeds registraties op het formulier zijn gedaan.
