Het opzetten van handboeken en bestanden
Het opzetten van handboeken en bestanden
Binnen het systeem kunt u zowel handboeken als bestanden toevoegen. Binnen de bestanden kunt u daarbij ook nog mappen toevoegen om het overzichtelijk te houden. Op beide modules kunt u ook een revisieplanning toe passen. De uitleg daarover staat achteraan dit hoofdstuk vermeld. Om bij beide modules te komen, kunt u rechtsboven klikken op het desbetreffende icoontje, “handboeken” of “bestanden”.
Handboeken
Als u bent aangekomen binnen de module “Hanboeken” kunt u handboeken gaan toevoegen. Dit doet u door rechts op “Boek toevoegen” te klikken. U moet nu allereerst de titel van het handboek invullen. Vervolgens moet u aan dit handboek een afbeelding koppelen. Dit kan een eigen afbeelding zijn (uploaden van uw eigen apparaat) of een standaard afbeelding. Dit zijn 6 verschillende ontworpen afbeeldingen voor u. Als laatste stap kunt u een voorbeeld zien van hoe het boek eruit komt te zien bij publicatie. U kunt dan dus nog dingen aanpassen mocht het nog niet naar wens zijn. Is het wel naar wens? Sluit dan het scherm, u heeft nu een handboek toegevoegd!
🦉 Later toch niet helemaal tevreden met een handboek? U kunt het altijd nog aanpassen of zelfs verwijderen. Klik op het tandwiel van het desbetreffende handboek. Kies nu of u deze wilt wijzigen of verwijderen. Vervolg de processen nu zoals aangegeven in de schermen die naar voren komen.
U kunt nu het handboek gaan vullen. Doe dit door op het handboek te klikken en vervolgens het handboek in te delen naar eigen invulling. De eerste keer dat u een nieuw handboek opent, krijgt u meteen een nieuwe pagina. Wilt u daarna meer pagina’s toevoegen, dan kan dit zowel naast of onder de pagina (qua rangschikking/indeling), klik dan op “toevoegen” rechts in uw scherm. Hier krijgt u dan de keuze tussen “Onder dit niveau toevoegen” of “Op zelfde niveau toevoegen”. Daarnaast zijn meer opties te vinden aan de rechterkant van uw scherm: Wijzigen, kopiëren, verwijderen, verplaatsen naar een ander handboek, downloaden, afdrukken, bestand toevoegen, link toevoegen, revisieplanning starten en er is een versie overzicht te zien. De meeste opties spreken voor zich en over de revisieplanning zal later meer uitgelegd worden.
Bestanden
Als u de module “Bestanden” open heeft, kunt u bestanden toevoegen. Dit kan door middel van het knopje “toevoegen” rechts in uw scherm. Hierin heeft u de optie een map aan te maken of een bestand toe te voegen. Bij het toevoegen van de map is de mogelijkheid (bij meerdere mappen) om deze in te delen. Wilt u een map onder een andere map hangen of juist ernaast zetten? (rangschikken)
In deze mappen kunt u bestanden toevoegen. Dit kan vanaf “Mijn Computer”, Google Drive, Sharepoint/ OneDrive, Dropbox en “Bestaande bestanden”. Kiest u één van de online accounts (dus Google Drive, Sharepoint/ OneDrive of Dropbox), dan krijgt u een pop-up scherm om in te loggen op het desbetreffende systeem om zo een bestand te selecteren om toe te voegen. Bij “Bestaande bestanden” kunt u kiezen uit bestanden die eerder in het systeem geplaatst zijn.
Zodra u een bestand heeft geüpload (via welke weg dan ook), krijgt u een nieuw scherm naar voren. U moet hier een weergavenaam en uitgiftedatum invullen. Daarnaast zijn er nog extra velden die u kunt invullen; Omschrijving en Synoniemen (maakt het makkelijker om het bestand via de zoekfunctie te vinden). Ook is er een optie voor een revisieplanning. Hier later meer over.
🦉 Ook hier is weer de optie later aanpassingen te doen. Klik op het potlood icoontje om de aanpassingen door te kunnen voeren.
Tussentijds bestanden vervangen
Naast het toevoegen van de eenvoudigere workflow voor revisieplanning is een functionaliteit toegevoegd waarmee bestanden (tussentijds) vervangen kunnen worden. Afhankelijk of een bestand reeds een revisieplanning heeft, zijn er verschillende scenario’s mogelijk:
- Het bestand heeft (nog) geen revisieplanning: het bestand zal direct worden overgeschreven en vervangen;
- Het bestand heeft een reeds gestarte revisieplanning: dit bestand kunt u niet direct vervangen. U dient de bestaande revisieplanning eerst af te ronden of deze te stoppen;
- Het bestand heeft een revisieplanning in de toekomst gepland: Dit bestand kunt u vervangen. Er zal dan een nieuwe versie van het document ontstaan. Hierbij kunt u aangeven of er een zogenaamde subversie aangemaakt moet worden (bijv. van 1.2 naar 1.3 in plaats van naar 2.0). De vervanging zal in de kalender geborgd worden met een afgeboekte eenvoudige bestandsrevisie op de dag van vervangen. De bestaande workflow zal worden overgezet naar de nieuwe versie zodat deze behouden blijft. Uiteraard wordt het bestand op alle plaatsen waar het gekoppeld is vervangen zoals bij een reguliere revisie. De oude versie blijft te raadplegen in revisieplanning in beheer.
De verschillende revisieplanningen
Bij zowel de handboeken als de bestanden is het mogelijk een revisieplanning toe te voegen. In voorgaande hoofdstukken is al benoemd dat de revisieplanning gedurende de aanmaak van deze twee onderdelen mogelijk is. Het is ook een optie de planning toe te voegen nadat de handboeken of bestanden aangemaakt zijn. U wijzigt dan het betreffende onderdeel en vindt op die manier de optie voor revisieplanning. Beide manieren van een revisieplanning starten ziet er hetzelfde uit. U kunt de keuze maken tussen revisie met goedkeuring en revisie zonder goedkeuring.
⚠ Aandachtspunt: bij bestanden is het ook mogelijk te kiezen uit eenvoudig reviseren. Dit proces wordt aan het einde van dit hoofdstuk besproken.
Wij zullen u hier omschrijven hoe “Revisie met goedkeuring” werkt. Revisie zonder goedkeuring is namelijk precies hetzelfde alleen ontbreekt de stap van “revisie akkoord”.
Allereerst zult u moeten invullen wanneer de Workflow start en voor welke datum de Workflow afgerond moet zijn. De Workflow bestaat uit het hele proces vanaf inschatten of een revisie nodig is tot het publiceren van de eventuele nieuwe versie.
Zodra u een keuze heeft gemaakt over welke manier van revisie u wenst in te stellen, krijgt u voor de betreffende keuze gelijk een overzicht te zien. Hierin is elke stap links uitgebeeld. Rechts moet u echter nog verschillende velden invullen. Hierin dient u de medewerker(s) in te vullen die de betreffende stap gaat (gaan) uitvoeren.
Om het proces meer helderheid te geven, behandelen wij hier elke stap apart met een korte uitleg.
- Revisie nodig?
Hierin zal bepaald moeten worden of de revisie daadwerkelijk nodig is of niet. Bij een negatieve conclusie op die vraag, zal het systeem direct de “publiceren” taak activeren. Bij een positieve conclusie zal de “reviseren” taak naar voren komen.
-Reviseren
Nu is het tijd om het handboek/ document te reviseren. Zodra dit gedaan is (taak afgesloten is) zal de volgende taak geactiveerd worden: “Revisie akkoord?”.
🦉 Let op, als gekozen is voor revisie zonder goedkeuring zal de taak die geactiveerd wordt "Publiceren" zijn, in plaats van "revisie akkoord?"
- Revisie Akkoord?
Tijdens deze stap zal moeten blijken of de revisie die is uitgevoerd voldoende is geweest. Wanneer deze wordt afgekeurd, wordt de vorige stap herhaald. Wordt de revisie daarentegen goedgekeurd, dan wordt de volgende taak geactiveerd: “Publiceren”.
- Publiceren
Dit is de afsluitende taak. Hierin wordt de eventuele nieuwe versie gepubliceerd en wordt de voorgaande workflow afgerond. Daarnaast zal dit ook het moment zijn dat de nieuwe revisieplanning ingesteld zal worden. U heeft nu een up to date Handboek of Document staan!
De “eenvoudige revisie” benoemen wij hier ook nog even. Dit is alleen mogelijk bij bestanden. De “eenvoudige revisie” kent verder soortgelijke delen als eerder genoemde revisies. Ook hier moet een start en afronddatum voor de workflow ingesteld worden. Bij deze revisie is alleen spraken van de taak “reviseren”. Zodra deze is uitgevoerd zal het document automatisch gepubliceerd zijn.
🦉 Dit proces is verder hetzelfde opgezet als een revisie zonder akkoord. Het is vooral handig in gebruik wanneer het proces door één medewerker volledig uitgevoerd zal worden.