Voordat u begint met medewerkers aanmaken
Voordat u begint met medewerkers aanmaken
Welke functies bestaan binnen uw organisatie en uit welke werkzaamheden bestaan deze? Welke bevoegdheden zijn nodig om deze functies uit te kunnen voeren? Welke medewerker is waarvoor verantwoordelijk? Met behulp van de tools bij “Medewerkers” > “Beheren”, legt u dit eenvoudig vast in het systeem. U kunt deze gegevens, na het invullen, inzien onder “Medewerkers” > “Analyseren”. U kunt hier de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van uw medewerkers inzien.
Permissies
Op basis van de verantwoordelijkheden van uw medewerkers kunt u bepalen welke systeemonderdelen voor hen toegankelijk moeten zijn en welke niet. Dit doet u door het toewijzen of ontnemen van permissies. Permissies kunnen op drie manieren worden toegewezen:
- Permissiegroepen;
- Medewerker;
- Specifiek item.
Permissiegroepen
Permissiegroepen geeft u de optie dezelfde permissies toe te wijzen aan meerdere medewerkers. U kunt dit eenvoudig doen door bij "Medewerkers” > “Permissiegroepen” één of meerdere permissiegroepen aan te maken. Bij het aanmaken van deze permissiegroepen bepaalt u welke overlappende permissies bij een door u bedachte groep horen. Bij het toevoegen van een medewerker heeft u de mogelijkheid om deze lid te maken van de beschikbare permissiegroepen. Zo kunt u in één keer de permissies instellen voor alle leden van de betreffende permissiegroep.
⚠ Aandachtspunt: een medewerker kan lid zijn van meerdere permissiegroepen en heeft toegang indien een permissie via één van deze groepen is toegewezen, zelfs wanneer deze permissie in een andere groep waarvan de medewerker lid is, is ontnomen.
Permissies per medewerker apart
Bij het toevoegen van een medewerker heeft u de mogelijkheid om permissies voor de medewerker in te stellen. Door permissies op deze manier toe te wijzen of te ontnemen kunt u uitzonderingen maken op permissies welke vanuit permissiegroepen aan de medewerker zijn toegewezen (zie permissiegroepen). Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u de permissies voor een specifieke medewerker (tijdelijk) wilt laten afwijken van de permissiegroep(en).
Permissies op specifieke onderdelen
U kunt voor sommige items (zoals bestandsmappen) specifieke permissies instellen. Hierdoor vervallen alle permissies die via een permissierol of medewerker toegewezen zijn en gelden alleen de op het item ingestelde permissies. Wanneer u op deze manier permissies aan een of meerdere medewerkers toewijst, zullen alle andere medewerkers geen toegang meer hebben.
Een administrator
Voor medewerkers die zijn aangewezen als administrator, zijn permissies niet van toepassing. Een administrator heeft altijd toegang tot alle systeemonderdelen en specifieke items.
🦉 Taken die aan een specifieke medewerker zijn toegewezen zijn niet toegankelijk voor administrators en kunnen altijd door de medewerker worden afgerond, ongeacht de ingestelde permissies.