Activiteiten

Tags: Activiteiten, Activiteit archiveren, Activiteit verwijderen, Gearchiveerde activiteiten, Activiteitenbeheer

Beschrijving

Activiteiten die niet meer actief worden gebruikt, kunt u archiveren of verwijderen. Met archiveren haalt u een activiteit uit het actieve activiteitenoverzicht en de kalenders. Verwijderen gebruikt u om een activiteit met de bijbehorende gegevens definitief uit het activiteitenbeheer te verwijderen.

Door bewust te kiezen tussen archiveren en verwijderen, houdt u het activiteitenoverzicht actueel en voorkomt u dat niet-actieve activiteiten tussen de lopende werkzaamheden blijven staan.

Een activiteit archiveren

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Activiteiten beheren

Archiveer een activiteit wanneer deze niet meer in het actieve overzicht of de kalenders hoeft te staan, maar u deze niet definitief wilt verwijderen.

Na het archiveren wordt de activiteit verborgen in het activiteitenoverzicht. Geplande en afgehandelde taken van de activiteit worden ook niet meer in de kalenders weergegeven.

Stappen:

Ga naar Activiteiten > Beheren > Activiteiten.

Selecteer met de selectievakjes één of meerdere activiteiten die u wilt archiveren.

Klik bovenaan de lijstweergave op Archiveren.

De geselecteerde activiteiten worden hierna verborgen in het actieve activiteitenoverzicht.

Gearchiveerde activiteiten weergeven

U kunt gearchiveerde activiteiten opnieuw in het beheeroverzicht zichtbaar maken met de optie Gearchiveerde items tonen.

Stappen:

Ga naar Activiteiten > Beheren > Activiteiten.

Activeer Gearchiveerde items tonen.

Bekijk de gearchiveerde activiteiten in het overzicht.

Een gearchiveerde activiteit dearchiveren

U kunt een gearchiveerde activiteit opnieuw actief maken. De oorspronkelijke activiteitgegevens, taken, taakafhandelingen, bestanden en links blijven daarbij behouden. De taken worden na het dearchiveren weer in de kalender weergegeven.

Stappen:

Schakel Gearchiveerde items tonen in.

Selecteer met het selectievakje de activiteit die u wilt dearchiveren.

Klik bovenaan de tabel op Dearchiveren.

Bevestig de actie.

Schakel Gearchiveerde items tonen uit.

Bekijk de activiteit in het overzicht. Of de activiteit zichtbaar is, hangt af van de ingestelde filters.

Na het dearchiveren verdwijnt de activiteit uit het overzicht met gearchiveerde activiteiten.

Een activiteit verwijderen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Activiteiten beheren

U kunt een activiteit verwijderen vanuit het beheeroverzicht. U kunt hiervoor één of meerdere activiteiten selecteren en de knop Verwijderen gebruiken, of een afzonderlijke activiteit direct via het prullenbakicoon verwijderen.

Daarnaast kunt u een activiteit ook verwijderen door deze te selecteren en vervolgens bovenaan de tabel op Verwijderen te klikken.

Bij het verwijderen worden de activiteitgegevens, gekoppelde taken, taakafhandelingen en links verwijderd. De taken verdwijnen ook uit de kalender.

Bestanden die alleen aan de activiteit zijn gekoppeld, worden eveneens verwijderd. Is een bestand daarnaast op een andere locatie gekoppeld, bijvoorbeeld in een map in de module Bestanden, dan wordt alleen de koppeling met de activiteit verwijderd. Het bestand blijft via de andere locatie beschikbaar.

Let op:

Een verwijderde activiteit en de bijbehorende gegevens kunnen niet worden hersteld.

Stappen:

Ga naar Activiteiten > Beheren > Activiteiten.

Selecteer met de selectievakjes één of meerdere activiteiten die u wilt verwijderen.

Klik op Verwijderen (bovenaan de tabel).

Bevestig het verwijderen.

U kunt een afzonderlijke activiteit ook verwijderen door in het overzicht op het prullenbakicoon te klikken.

Tips & Best Practices

Archiveer een activiteit wanneer deze niet meer tussen de actieve activiteiten en kalenderitems hoeft te staan, maar u deze niet definitief wilt verwijderen.

Activeer Gearchiveerde items tonen wanneer u een eerder gearchiveerde activiteit wilt terugvinden of dearchiveren.

Bekijk vóór het verwijderen of de activiteit nog gekoppelde taken, taakafhandelingen, bestanden of links bevat die behouden moeten blijven.

Gebruik Verwijderen alleen wanneer de activiteit en de bijbehorende gegevens definitief mogen worden verwijderd.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er wanneer ik een activiteit archiveer?
De activiteit wordt verborgen in het activiteitenoverzicht. De geplande en afgehandelde taken van de activiteit worden ook niet meer in de kalenders weergegeven.

Kan ik een gearchiveerde activiteit nog terugvinden?
Ja. Activeer in het activiteitenoverzicht de optie Gearchiveerde items tonen.

Kan ik een gearchiveerde activiteit opnieuw activeren?
Ja. Toon de gearchiveerde items, selecteer de activiteit en klik op Dearchiveren. De oorspronkelijke gegevens blijven behouden en de taken worden weer in de kalender weergegeven.

Wat is het verschil tussen archiveren en verwijderen?
Bij archiveren wordt de activiteit verborgen in het actieve activiteitenoverzicht en verdwijnen de bijbehorende taken uit de kalender. U kunt de activiteit later weer dearchiveren. Bij verwijderen worden de activiteit en de bijbehorende gegevens definitief verwijderd.

Kan ik meerdere activiteiten tegelijk archiveren of verwijderen?
Ja. Selecteer met de selectievakjes meerdere activiteiten en kies vervolgens Archiveren of Verwijderen.

Wat gebeurt er met gekoppelde bestanden wanneer ik een activiteit verwijder?
Een bestand dat alleen aan de activiteit is gekoppeld, wordt verwijderd. Heeft hetzelfde bestand ook een koppeling op een andere locatie, dan wordt alleen de koppeling met de activiteit verwijderd en blijft het bestand via de andere locatie beschikbaar.

Kan ik een verwijderde activiteit herstellen?
Nee. Een verwijderde activiteit en de bijbehorende gegevens kunnen niet worden hersteld.

Gerelateerde artikelen

Activiteit aanmaken en inrichten

Activiteitentaken plannen en verantwoordelijkheden verdelen

Terugkerende activiteiten bewaken en tijdig doorplannen

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het archiveren of verwijderen van activiteiten? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.