Handboeken

Tags: Handboeken, Vestigingen, Handboeken delen, Tekstaanvullingen, Bestandsaanvullingen

Beschrijving

U kunt een handboek vanuit het hoofdkantoor beschikbaar stellen aan één of meerdere vestigingsgroepen. Hiermee beheert u de algemene inhoud centraal, terwijl u per vestigingsgroep bepaalt welke handboeken en pagina’s beschikbaar zijn.

Bij beschikbaar gestelde pagina’s kunt u vestigingen de mogelijkheid geven om eigen teksten of bestanden toe te voegen. Zo kan centrale kwaliteitsdocumentatie worden aangevuld met informatie die specifiek is voor een vestiging.

Hieronder leest u hoe u een handboek beschikbaar stelt, aanvullingen mogelijk maakt en vanuit een vestiging een lokale aanvulling toevoegt.

Een handboek beschikbaar stellen aan vestigingen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor

Maatschap

Toepasselijke permissies:

Handboek wijzigen

Door een handboek beschikbaar te stellen, kunnen vestigingen de centraal beheerde inhoud gebruiken. U stelt de beschikbaarheid afzonderlijk in per vestigingsgroep.

Per vestigingsgroep kunt u kiezen of:

het volledige handboek beschikbaar is;

u de beschikbaarheid per pagina bepaalt;

het handboek niet beschikbaar is.

Wanneer u kiest voor het volledige handboek, zijn alle pagina’s voor de betreffende vestigingsgroep beschikbaar. De beschikbaarheid kan dan niet meer afzonderlijk per pagina worden bepaald.

Kies Per pagina bepalen wanneer slechts een deel van het handboek beschikbaar moet zijn. U kunt dan per pagina instellen of deze voor de geselecteerde vestigingsgroep beschikbaar is.

Stappen:

Ga naar Handboeken > Beheren > Boeken.

Zoek het handboek dat u beschikbaar wilt stellen.

Klik bij het handboek op het tandwielicoon.

Klik op Beschikbaarheid.

Zoek de vestigingsgroep waarvoor u de beschikbaarheid wilt instellen.

Selecteer Geheel beschikbaar, Per pagina bepalen of Niet beschikbaar.

Stel bij Per pagina bepalen met de schuifknoppen in welke pagina’s beschikbaar zijn.

Klik op Opslaan.

Meerdere pagina’s tegelijk instellen

Wanneer u Per pagina bepalen selecteert, kunt u de links Alles aanzetten en Alles uitzetten gebruiken. Hiermee maakt u alle pagina’s in één keer beschikbaar of niet beschikbaar. Vervolgens kunt u de instelling voor afzonderlijke pagina’s aanpassen.

Een nieuwe vestigingsgroep toevoegen

Vanuit het beschikbaarheidsoverzicht kunt u ook direct een nieuwe vestigingsgroep toevoegen. Daarna kunt u voor deze groep bepalen of het volledige handboek, afzonderlijke pagina’s of geen inhoud beschikbaar is.

De beschikbaarheid herkennen

In het handboekenoverzicht wordt met een beschikbaarheidsicoon aangegeven of een handboek beschikbaar is gemaakt. Wanneer het handboek niet beschikbaar is gesteld, wordt dit icoon in een lichtere kleur weergegeven.

Aanvullingen door vestigingen mogelijk maken

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor

Maatschap

Toepasselijke permissies:

Handboek wijzigen

Nadat een handboek of pagina beschikbaar is gesteld, kunt u bepalen of vestigingen eigen informatie aan een pagina mogen toevoegen. Dit stelt vestigingen in staat om de centrale inhoud aan te vullen zonder dat voor iedere vestiging een afzonderlijke handboekpagina hoeft te worden gemaakt.

U kunt twee soorten aanvullingen toestaan:

Tekstaanvullingen: de vestiging kan eigen tekst aan de pagina toevoegen.

Bestandsaanvullingen: de vestiging kan eigen bestanden aan de pagina koppelen.

Bij een tekstaanvulling kunt u een voorbeeldtekst opnemen. De vestiging kan deze tekst vervolgens aanpassen of volledig overschrijven.

Stappen:

Ga naar Handboeken > Beheren.

Open het handboek waarin u aanvullingen wilt toestaan.

Zoek de pagina waarop vestigingen aanvullingen mogen maken.

Klik bij de pagina op het potloodicoon.

Ga naar de instellingen onder de inhoud van de handboekpagina.

Activeer Tekstaanvullingen mogelijk maken wanneer vestigingen eigen tekst mogen toevoegen.

Voeg eventueel een voorbeeldtekst toe.

Activeer Bestandsaanvullingen mogelijk maken wanneer vestigingen eigen bestanden mogen koppelen.

Klik onderaan de pagina op Opslaan.

Een pagina waarop aanvullingen mogelijk zijn, is in het handboek herkenbaar aan het documenticoon.

Als vestiging een aanvulling toevoegen

Beschikbaar voor:

Vestiging

Maatschap

Toepasselijke permissies:

Handboek wijzigen

Wanneer het hoofdkantoor een handboek voor uw vestiging beschikbaar heeft gesteld, kunt u een lokale aanvulling toevoegen aan pagina’s waarop deze mogelijkheid is geactiveerd.

Afhankelijk van de instellingen van het hoofdkantoor kunt u:

een eigen tekstaanvulling invoeren;

een bestand aan de pagina koppelen;

zowel een tekst- als bestandsaanvulling toevoegen.

Wanneer het hoofdkantoor een voorbeeldtekst heeft toegevoegd, kunt u deze tekst aanpassen of overschrijven.

Stappen:

Ga naar Handboeken > Beheren.

Open het beschikbaar gestelde handboek.

Zoek de pagina waaraan u een aanvulling wilt toevoegen.

Klik bij de pagina op het potloodicoon.

Vul de beschikbare tekstaanvulling in of pas de voorbeeldtekst aan.

Voeg een bestand toe wanneer bestandsaanvullingen zijn toegestaan.

Klik onderaan de pagina op Opslaan.

De beschikbare invoermogelijkheden zijn afhankelijk van de soorten aanvullingen die het hoofdkantoor voor de pagina heeft geactiveerd. Pagina’s waarop aanvullingen mogelijk zijn, zijn herkenbaar aan het documenticoon.

Tips & Best Practices

Selecteer Geheel beschikbaar alleen wanneer alle pagina’s van het handboek voor de betreffende vestigingsgroep beschikbaar moeten zijn. Na deze keuze kunt u de beschikbaarheid niet meer per pagina bepalen.

Selecteer Per pagina bepalen wanneer een vestigingsgroep slechts een deel van het handboek nodig heeft. Gebruik Alles aanzetten of Alles uitzetten als uitgangspunt en pas daarna de uitzonderingen per pagina aan.

Voeg bij Tekstaanvullingen mogelijk maken een voorbeeldtekst toe wanneer vestigingen dezelfde soort informatie moeten invullen. Vestigingen kunnen deze tekst aanpassen of overschrijven.

Gebruik het beschikbaarheidsicoon in het handboekenoverzicht om te herkennen of een handboek beschikbaar is gesteld.

Gebruik het documenticoon om te herkennen op welke pagina’s tekst- of bestandsaanvullingen mogelijk zijn.

Veelgestelde vragen

Kan ik een volledig handboek in één keer beschikbaar stellen?
Ja. Selecteer bij de betreffende vestigingsgroep Geheel beschikbaar. Alle pagina’s van het handboek zijn dan beschikbaar voor deze groep.

Kan ik per vestigingsgroep andere pagina’s beschikbaar stellen?
Ja. Selecteer per vestigingsgroep Per pagina bepalen en stel vervolgens voor iedere pagina de beschikbaarheid in.

Kan ik bij een volledig beschikbaar handboek nog afzonderlijke pagina’s uitschakelen?
Nee. Wanneer u Geheel beschikbaar selecteert, kunt u de beschikbaarheid niet meer per pagina bepalen. Gebruik hiervoor de optie Per pagina bepalen.

Kunnen vestigingen altijd tekst en bestanden toevoegen?
Nee. Een vestiging kan alleen het type aanvulling toevoegen dat het hoofdkantoor voor de betreffende pagina heeft geactiveerd.

Wat gebeurt er met een voorbeeldtekst?
De voorbeeldtekst wordt beschikbaar voor de vestiging. De vestiging kan deze tekst aanpassen of volledig overschrijven.

Hoe herken ik pagina’s waarop aanvullingen mogelijk zijn?
Deze pagina’s zijn in het handboek herkenbaar aan het documenticoon.

Gerelateerde artikelen

Handboeken opbouwen en logisch structureren

Handboekpagina’s verrijken en consistent opmaken

Zichtbaarheid en toegang tot handboeken beheren

Revisieplanning instellen, volgen en aanpassen

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het beschikbaar stellen van handboeken of het toevoegen van lokale aanvullingen? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.