Handboeken

Tags: Handboeken, Handboekpagina's, Bestanden koppelen, Gegevens linken, Sjablonen

Beschrijving

U kunt handboekpagina’s aanvullen met bestanden en gegevens uit andere eQuse-modules. Hiermee brengt u informatie die bij een onderwerp hoort samen op de bijbehorende handboekpagina. Gebruikers kunnen daardoor vanuit het handboek aanvullende informatie raadplegen zonder deze op een andere plaats te hoeven zoeken.

Met sjablonen kunt u nieuwe handboekpagina’s opbouwen vanuit een vooraf vastgelegde indeling, opmaak of inhoud. Dit ondersteunt een consistente werkwijze wanneer meerdere pagina’s volgens dezelfde structuur worden opgesteld, bijvoorbeeld voor processen en procedures.

Hieronder leest u hoe u bestanden en gegevens aan een handboekpagina koppelt en hoe u sjablonen toevoegt, beheert en toepast.

Bestanden aan een handboekpagina koppelen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Pagina's beheren

Handboek wijzigen

Koppel bestanden aan een handboekpagina wanneer deze aanvullende informatie bevatten die bij het onderwerp van de pagina hoort. Het bestand wordt dan vanuit de betreffende handboekpagina beschikbaar gemaakt.

Door bestanden bij de relevante pagina te plaatsen, blijft de samenhang tussen de uitleg in het handboek en de bijbehorende documenten behouden.

Stappen:

Ga naar Handboeken > Beheren > Boeken.

Klik op het handboek dat u wilt bewerken.

Klik op de pagina waaraan u een bestand wilt koppelen.

Klik op het potloodicoon.

Klik op Bestand toevoegen.

Selecteer de bestanden die u wilt koppelen.

Klik op Toevoegen.

Gegevens uit andere eQuse-modules linken

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Pagina's beheren

Handboek wijzigen

U kunt een handboekpagina koppelen aan gegevens uit andere eQuse-modules. Hiermee legt u een directe relatie tussen de informatie in het handboek en de gegevens die elders binnen eQuse worden beheerd.

Gebruik deze mogelijkheid wanneer de gegevens een aanvulling vormen op het beschreven onderwerp. Gebruikers kunnen de gekoppelde informatie dan vanuit de handboekpagina openen.

Stappen:

Ga naar Handboeken > Beheren > Boeken.

Klik op het handboek dat u wilt bewerken.

Klik op de pagina waaraan u gegevens wilt linken.

Klik op het potloodicoon.

Klik op Link toevoegen.

Selecteer de gegevens die u wilt linken.

Klik op Toevoegen.

Sjablonen toevoegen en beheren

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Pagina's beheren

Handboek wijzigen

Een sjabloon is een vooraf ontworpen handboekpagina die als basis kan worden gebruikt voor nieuwe pagina’s. Een sjabloon kan een vaste indeling, opmaak of terugkerende inhoudelijke elementen bevatten.

Sjablonen ondersteunen een consistente opbouw van pagina’s die hetzelfde soort informatie bevatten. U kunt bijvoorbeeld een vaste structuur maken voor proces- of procedurepagina’s.

Een sjabloon toevoegen

Bij het toevoegen van een sjabloon legt u de titel, omschrijving en inhoud vast. In de inhoud kunt u de beschikbare opmaakmogelijkheden gebruiken en tabellen invoegen.

Stappen:

Ga naar Handboeken > Beheren > Sjablonen.

Klik op Sjabloon toevoegen.

Voer een titel voor het sjabloon in.

Voeg een omschrijving toe.

Vul de inhoud van het sjabloon in.

Pas indien nodig de opmaak toe of voeg een tabel in.

Klik op Opslaan.

Gebruik de volledige schermweergave wanneer u meer ruimte nodig heeft om de inhoud van het sjabloon te bewerken. Vanuit deze weergave kunt u ook terugkeren naar de normale weergave.

Een sjabloon wijzigen of verwijderen

Wijzig een sjabloon wanneer de vaste inhoud of opmaak voor toekomstige handboekpagina’s moet worden aangepast. Verwijder een sjabloon wanneer het niet meer als basis voor nieuwe pagina’s moet worden gebruikt.

Gebruik in het overzicht met sjablonen:

het tandwielicoon om een sjabloon te wijzigen;

het prullenbakicoon om een sjabloon te verwijderen.

Een sjabloon op een nieuwe pagina toepassen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Pagina's beheren

Handboek wijzigen

U past een sjabloon toe tijdens het toevoegen van een nieuwe handboekpagina. Beschikbare sjablonen kunnen hierbij als het gewenste paginatype worden geselecteerd. De nieuwe pagina wordt dan aangemaakt met de inhoud en opmaak die in het geselecteerde sjabloon zijn vastgelegd.

Hiermee hoeft u terugkerende onderdelen niet voor iedere nieuwe pagina opnieuw op te bouwen.

Stappen:

Voeg een nieuwe handboekpagina toe.

Selecteer bij het paginatype het sjabloon dat u als basis wilt gebruiken.

Maak de nieuwe pagina aan.

Vul de inhoud van het sjabloon aan of pas deze aan voor de nieuwe pagina.

Selecteer Lege tekstpagina wanneer u een nieuwe handboekpagina wilt maken zonder een sjabloon toe te passen.

Tips & Best Practices

Koppel een bestand aan de handboekpagina waarop het onderwerp van het bestand wordt uitgelegd. Hierdoor blijft de aanvullende informatie bij de bijbehorende uitleg beschikbaar.

Link gegevens uit een andere eQuse-module aan de pagina waarop de relatie met deze gegevens wordt beschreven. Zo is voor gebruikers duidelijk waarom de gekoppelde informatie relevant is.

Gebruik een sjabloon voor handboekpagina’s die steeds dezelfde indeling of terugkerende inhoudelijke onderdelen nodig hebben, zoals proces- en procedurepagina’s.

Geef ieder sjabloon een titel en omschrijving waaruit blijkt voor welk soort handboekpagina het bedoeld is. Dit helpt gebruikers bij het selecteren van het juiste sjabloon.

Selecteer Lege tekstpagina wanneer de nieuwe pagina geen gebruik moet maken van een bestaande sjabloonindeling.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere bestanden aan een handboekpagina koppelen?
Ja. Bij Bestand toevoegen kunt u de bestanden selecteren die u aan de pagina wilt koppelen.

Kan ik gegevens uit andere eQuse-modules vanuit een handboekpagina beschikbaar maken?
Ja. Bewerk de betreffende handboekpagina, klik op Link toevoegen en selecteer de gegevens die u wilt linken.

Wat kan ik in een sjabloon vastleggen?
U kunt een vaste indeling, opmaak en terugkerende inhoudelijke elementen vastleggen. U kunt in de inhoud van het sjabloon ook tabellen invoegen.

Kan ik een bestaand sjabloon later wijzigen of verwijderen?
Ja. Gebruik het tandwielicoon om het sjabloon te wijzigen en het prullenbakicoon om het te verwijderen.

Moet ik altijd een sjabloon gebruiken voor een nieuwe handboekpagina?
Nee. Selecteer Lege tekstpagina wanneer u de pagina zonder sjabloon wilt opbouwen.

Gerelateerde artikelen

Handboeken opbouwen en logisch structureren

Centrale handboeken delen en lokaal laten aanvullen

Zichtbaarheid en toegang tot handboeken beheren

Handboekrevisies uitvoeren, publiceren en verantwoorden

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het koppelen van bestanden of gegevens of over het gebruik van sjablonen? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.