Medewerkers

Tags: Toewijzingen overdragen, Medewerker deactiveren, Medewerker verwijderen, Uitdiensttreding, Tijdelijke afwezigheid

Beschrijving

Wanneer een medewerker tijdelijk afwezig is, een andere functie krijgt of uit dienst treedt, moet u bepalen wat er met de toegang en de toegewezen werkzaamheden gebeurt.

U kunt toewijzingen aan een andere medewerker overdragen zonder de oorspronkelijke medewerker direct te deactiveren of verwijderen. Bij tijdelijke afwezigheid kunt u de medewerker deactiveren. Bij definitieve uitdiensttreding kunt u de medewerker verwijderen en openstaande en toekomstige toewijzingen overdragen.

Door de juiste handeling te kiezen, voorkomt u dat werkzaamheden onbeheerd blijven en behoudt u bij tijdelijke afwezigheid de mogelijkheid om de medewerker later opnieuw te activeren.

Let op: Verwijder nooit een medewerker als deze niet meer kan inloggen. Verwijs de medewerker dan altijd naar de functie 'Wachtwoord vergeten' op de inlogpagina (gebruikersnaam is te vinden op de bekijkpagina van de medewerker)!

Toewijzingen aan een andere medewerker overdragen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Toewijzingen van medewerkers overdragen

Gebruik Toewijzingen overdragen wanneer werkzaamheden door een andere medewerker moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld bij afwezigheid of een functiewijziging. U kunt alle toewijzingen tegelijk overdragen, alleen de toewijzingen binnen één module selecteren of per afzonderlijke toewijzing een vervanger instellen.

In het overzicht worden de toewijzingen als volgt gemarkeerd:

Rood: de medewerker is nog aan de toewijzing gekoppeld of er is nog geen medewerker toegewezen.

Groen: de toewijzing is al aan een andere medewerker toegewezen.

Stappen:

Ga naar Medewerkers > Beheren > Medewerkers.

Selecteer de medewerker van wie u de toewijzingen wilt overdragen.

Klik bovenaan het medewerkersoverzicht op Toewijzingen overdragen.

Bekijk de actieve toewijzingen van de medewerker.

Kies of u alle toewijzingen, de toewijzingen binnen één module of afzonderlijke toewijzingen wilt overdragen.

Selecteer de vervangende medewerker of medewerkers.

Klik op Overdragen.

Klik op Annuleren wanneer u wilt stoppen zonder wijzigingen door te voeren.

Een medewerker tijdelijk deactiveren

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Medewerkers deactiveren

Deactiveer een medewerker wanneer deze tijdelijk geen toegang tot de vestiging nodig heeft, bijvoorbeeld bij ziekte, verlof of detachering. De gegevens van de medewerker blijven behouden.

Het overdragen van toewijzingen is bij deactiveren niet verplicht. Toewijzingen die u niet overdraagt, blijven aan de gedeactiveerde medewerker gekoppeld. Wanneer de medewerker opnieuw wordt geactiveerd, worden deze toewijzingen weer actief.

Let op: Een gedeactiveerde medewerker heeft geen toegang meer tot de vestiging en ontvangt geen reguliere e-mailnotificaties meer.

Is het persoonlijke e-mailadres van de medewerker afzonderlijk ingesteld bij de berichtgevingsinstellingen van een formulierflow? Verwijder het adres dan handmatig uit de instellingen van die formulierflow.

Stappen:

Draag zo nodig de toewijzingen van de medewerker over.

Ga naar Medewerkers > Beheren > Medewerkers.

Selecteer de medewerker die u wilt deactiveren.

Klik bovenaan het medewerkersoverzicht op Deactiveren.

Bevestig de deactivering.

Na de bevestiging kan de medewerker de toegang tot de vestiging niet meer gebruiken.

Een medewerker definitief verwijderen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Medewerkers verwijderen

Verwijder een medewerker alleen wanneer deze definitief uit dienst is. Tijdens het verwijderen kunt u openstaande en toekomstige toewijzingen aan andere medewerkers overdragen.

In het overdrachtsoverzicht worden toewijzingen als volgt gemarkeerd:

Rood: de toewijzing is nog aan de te verwijderen medewerker gekoppeld of heeft geen toegewezen medewerker.

Groen: de toewijzing is al aan een andere medewerker overgedragen.

Let op: Is de medewerker slechts tijdelijk afwezig of bestaat de mogelijkheid dat deze terugkeert? Gebruik dan Deactiveren in plaats van Verwijderen.

Stappen:

Ga naar Medewerkers > Beheren > Medewerkers.

Selecteer de medewerker die u wilt verwijderen.

Klik bovenaan het medewerkersoverzicht op Verwijderen.

Bekijk de openstaande en toekomstige toewijzingen.

Kies of u alle toewijzingen, de toewijzingen binnen één module of afzonderlijke toewijzingen wilt overdragen.

Selecteer de vervangende medewerker of medewerkers.

Klik op Overdragen en verwijderen.

Klik op Annuleren wanneer u het verwijderproces wilt stoppen.

Een per ongeluk verwijderde medewerker melden

Heeft u een medewerker per ongeluk verwijderd? Neem dan contact op met de helpdesk. Een verwijderde medewerker kan niet via de normale optie voor heractiveren worden teruggezet. De helpdesk kan de situatie beoordelen en aangeven welke vervolgstappen mogelijk zijn.

Tips & Best Practices

Gebruik Toewijzingen overdragen bij een functiewijziging wanneer alleen de verdeling van werkzaamheden verandert en de medewerker toegang tot eQuse moet behouden.

Kies Deactiveren bij ziekte, verlof of detachering wanneer de gegevens en eventueel gekoppelde toewijzingen voor een latere terugkeer behouden moeten blijven.

Kies Verwijderen alleen bij definitieve uitdiensttreding.

Werk bij verwijderen eerst alle rood gemarkeerde toewijzingen af, zodat geen openstaande of toekomstige werkzaamheden zonder verantwoordelijke medewerker achterblijven.

Verwijder bij uitdiensttreding ook het persoonlijke e-mailadres uit formulierflows waarin dit adres rechtstreeks bij de berichtgevingsinstellingen is vastgelegd.

Veelgestelde vragen

Kan ik toewijzingen overdragen zonder de medewerker te deactiveren of verwijderen?
Ja. Gebruik hiervoor Toewijzingen overdragen in het medewerkersoverzicht.

Moet ik bij het deactiveren alle toewijzingen overdragen?
Nee. Niet-overgedragen toewijzingen blijven gekoppeld aan de gedeactiveerde medewerker en worden weer actief wanneer de medewerker opnieuw wordt geactiveerd.

Wanneer kies ik voor deactiveren in plaats van verwijderen?
Kies voor deactiveren wanneer de medewerker tijdelijk afwezig is of mogelijk terugkeert. Verwijderen is bedoeld voor definitieve uitdiensttreding.

Kan ik toewijzingen per module overdragen?
Ja. U kunt alle toewijzingen tegelijk, alleen de toewijzingen binnen één module of afzonderlijke toewijzingen overdragen.

Ontvangt een gedeactiveerde medewerker nog e-mailnotificaties?
Een gedeactiveerde medewerker ontvangt geen reguliere e-mailnotificaties meer. Een persoonlijk e-mailadres dat rechtstreeks in de berichtgevingsinstellingen van een formulierflow staat, moet u daar handmatig verwijderen.

Wat moet ik doen als ik een medewerker per ongeluk heb verwijderd?
Neem contact op met de helpdesk. Een verwijderde medewerker kan niet via de normale optie voor heractiveren worden teruggezet.

Gerelateerde artikelen

Medewerkers toevoegen, uitnodigen en toegang volgen

Medewerkerscapaciteit bewaken en uitbreiden

Functies, werkzaamheden en verantwoordelijkheden inrichten

Toewijzingen en verantwoordelijkheden beheren

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het overdragen van toewijzingen, het deactiveren van een medewerker of het verwerken van een uitdiensttreding? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.