Medewerkers

Tags: Functies beheren, Werkzaamheden, Verantwoordelijkheden, Bevoegdheden, Bekwaamheden, Medewerkers

Beschrijving

Met functies legt u vast welke werkzaamheden, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en bekwaamheden bij een functieprofiel horen. Door een functie aan een medewerker te koppelen, worden de onderdelen van het functieprofiel aan deze medewerker verbonden.

U kunt bestaande werkzaamheden hergebruiken of nieuwe werkzaamheden toevoegen. Per werkzaamheid legt u vast welke verantwoordelijkheden gelden, of de werkzaamheid alleen voor specifieke medewerkers van toepassing is en welke bevoegdheden nodig zijn. Daarnaast kunt u vastleggen welke bekwaamheden vereist zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden binnen de functie. Zo ondersteunt het functieprofiel een consistente verdeling van werkzaamheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

Een functie aan een medewerker koppelen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Medewerkers bewerken

Door een functie aan een medewerker te koppelen, verbindt u het functieprofiel aan deze medewerker. De medewerker krijgt daarmee de werkzaamheden en verantwoordelijkheden die binnen de functie zijn vastgelegd. De beschikbare functies worden beheerd via Medewerkers > Beheren > Functies.

Stappen:

Ga naar Medewerkers > Beheren > Medewerkers.

Klik op de regel van de medewerker.

Klik op Wijzigen.

Selecteer de gewenste functie of functies.

Klik op Opslaan.

Na het opslaan zijn de geselecteerde functies aan de medewerker gekoppeld.

Let op:

Koppelt u een functie aan uw eigen medewerker? Dan kunt u dit niet doen door uw medewerkersgegevens volgens de bovenstaande stappen te wijzigen. Wijs de functie in dat geval toe via het tabblad Functies.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden aan een functie toevoegen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Medewerkers bewerken

Functies beheren

Werkzaamheden beschrijven welke activiteiten binnen een functie worden uitgevoerd. Per werkzaamheid legt u de bijbehorende verantwoordelijkheden vast. U kunt een werkzaamheid voor alle medewerkers met de functie laten gelden of de werkzaamheid beperken tot specifieke medewerkers.

Wanneer een werkzaamheid al binnen eQuse bestaat, kunt u deze opnieuw gebruiken. Hiermee voorkomt u dat dezelfde werkzaamheid meerdere keren wordt aangemaakt.

Stappen:

Ga naar Medewerkers > Beheren > Functies.

Klik op de regel van de functie waaraan u een werkzaamheid wilt toevoegen.

Ga naar de sectie Werkzaamheden.

Klik op Werkzaamheid toevoegen.

Kies Bestaande werkzaamheid om een aanwezige werkzaamheid te hergebruiken of Nieuwe werkzaamheid om een werkzaamheid toe te voegen.

Stel de verantwoordelijkheden voor de werkzaamheid binnen deze functie in.

Geef aan of de werkzaamheid alleen voor specifieke medewerkers met deze functie geldt.

Selecteer de bevoegdheden die nodig zijn om de werkzaamheid uit te voeren.

Klik op Opslaan.

De werkzaamheid en de bijbehorende verantwoordelijkheden zijn nu binnen het functieprofiel vastgelegd.

Benodigde bevoegdheden instellen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Medewerkers bewerken

Functies beheren

Met benodigde bevoegdheden legt u vast welke bevoegdheden bij het uitvoeren van een werkzaamheid binnen een functie horen. U stelt deze bevoegdheden in bij de werkzaamheden van een nieuwe of bestaande functie.

De lijst met beschikbare bevoegdheden wordt samengesteld vanuit Medewerkers > Beheren > Bevoegdheden. Staat de benodigde bevoegdheid nog niet in de lijst, dan kunt u deze toevoegen via de link onderaan de lijst.

Stappen:

Ga naar Medewerkers > Beheren > Functies.

Voeg een functie toe of open een bestaande functie.

Open de werkzaamheid waarvoor u een bevoegdheid wilt instellen.

Selecteer de benodigde bevoegdheid uit de lijst.

Voeg de bevoegdheid via de link onderaan de lijst toe wanneer deze nog niet beschikbaar is.

Klik op Opslaan.

Vereiste bekwaamheden instellen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Medewerkers bewerken

Functies beheren

Met vereiste bekwaamheden legt u vast welke bekwaamheden nodig zijn om werkzaamheden binnen een functie te mogen uitvoeren. U kunt bekwaamheden tijdens het toevoegen van een functie selecteren of deze later bij een bestaande functie wijzigen.

De beschikbare bekwaamheden worden samengesteld vanuit Medewerkers > Beheren > Bekwaamheden. Staat de benodigde bekwaamheid nog niet in de lijst, dan kunt u deze toevoegen via de link onderaan de lijst.

Bekwaamheden bij een nieuwe functie instellen

Stappen:

Ga naar Medewerkers > Beheren > Functies.

Voeg een nieuwe functie toe.

Ga tijdens het toevoegen naar de stap Bekwaamheden.

Selecteer de bekwaamheden die nodig zijn om de werkzaamheden binnen de functie uit te voeren.

Voeg een bekwaamheid via de link onderaan de lijst toe wanneer deze nog niet beschikbaar is.

Rond het toevoegen van de functie af.

Bekwaamheden bij een bestaande functie wijzigen

Stappen:

Ga naar Medewerkers > Beheren > Functies.

Klik op de functie waarvoor u de vereiste bekwaamheden wilt wijzigen.

Klik op Bekwaamheden instellen.

Wijzig de vereiste bekwaamheden.

Sla de wijzigingen op.

Een bestaande functie wijzigen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Medewerkers bewerken

Functies beheren

U kunt alleen functies wijzigen die binnen de eigen vestiging zijn aangemaakt. Een functie die vanuit het hoofdkantoor beschikbaar is gesteld, herkent u aan het kantooricoon vóór de functienaam.

U kunt een centraal beschikbaar gestelde functie niet zelf wijzigen. Ook kunt u binnen de vestiging geen werkzaamheden aan deze functie toevoegen. De functie wordt centraal door het hoofdkantoor beheerd.

Tips & Best Practices

Kies bij Werkzaamheid toevoegen voor Bestaande werkzaamheid wanneer de activiteit al in eQuse aanwezig is. Hiermee voorkomt u meerdere versies van dezelfde werkzaamheid.

Activeer de instelling voor specifieke medewerkers wanneer een werkzaamheid niet voor alle medewerkers met dezelfde functie geldt.

Leg de benodigde bevoegdheden vast bij de werkzaamheid waarop deze betrekking hebben, zodat zichtbaar blijft voor welke activiteit de bevoegdheid nodig is.

Selecteer de vereiste bekwaamheden tijdens het toevoegen van een functie of wijzig deze later via Bekwaamheden instellen.

Controleer vóór het wijzigen van een functie of een kantooricoon voor de functienaam staat. Een functie met dit icoon wordt door het hoofdkantoor beheerd en kan niet binnen de vestiging worden aangepast.

Wijs een functie aan uw eigen medewerker toe via het tabblad Functies, omdat u hiervoor niet de gebruikelijke stappen voor het wijzigen van medewerkersgegevens kunt volgen.

Veelgestelde vragen

Hoe worden de verantwoordelijkheden van een medewerker bepaald?
De verantwoordelijkheden volgen uit de functie die aan de medewerker is gekoppeld en de werkzaamheden en verantwoordelijkheden die binnen het functieprofiel zijn vastgelegd.

Kan ik een functie aan mijn eigen medewerker koppelen door mijn medewerkersgegevens te wijzigen?
Nee. Wijs een functie aan uw eigen medewerker toe via het tabblad Functies.

Kan ik een bestaande werkzaamheid voor meerdere functies gebruiken?
Ja. Kies bij het toevoegen van een werkzaamheid voor Bestaande werkzaamheid en selecteer de gewenste werkzaamheid uit de lijst.

Kan een werkzaamheid alleen voor bepaalde medewerkers met een functie gelden?
Ja. Bij het toevoegen van de werkzaamheid kunt u aangeven dat deze alleen voor specifieke medewerkers met de functie geldt.

Wat doe ik wanneer een bevoegdheid niet in de lijst staat?
Voeg de bevoegdheid toe via de link onderaan de lijst met bevoegdheden.

Kan ik vereiste bekwaamheden later wijzigen?
Ja. Open de functie via Medewerkers > Beheren > Functies en klik op Bekwaamheden instellen.

Waarom kan ik een functie niet wijzigen?
Waarschijnlijk is de functie vanuit het hoofdkantoor beschikbaar gesteld. U herkent deze functie aan het kantooricoon vóór de functienaam. Alleen functies die binnen de eigen vestiging zijn aangemaakt, kunnen daar worden gewijzigd.

Gerelateerde artikelen

Bekwaamheidsdekking per functie vastleggen

Functies en permissiegroepen centraal beschikbaar maken voor vestigingen

Ondersteunende documenten bij medewerkers en functies vastleggen

Medewerkers toevoegen, uitnodigen en toegang volgen

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het inrichten van functies, werkzaamheden, verantwoordelijkheden, bevoegdheden of bekwaamheden? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.