Formulieren

Tags: Formulierflow, Triggers, Opdrachten, Formulierantwoorden, Automatische opvolging

Beschrijving

Met triggers koppelt u een antwoord in een formulier aan een opdracht. Wanneer een vestiging het betreffende antwoord selecteert, kent eQuse de gekoppelde opdracht automatisch aan die vestiging toe.

Hiermee legt u de opvolging van formulierantwoorden vooraf vast. Een antwoord dat om een concrete actie vraagt, leidt automatisch tot de bijbehorende opdracht voor de vestiging die het formulier heeft ingevuld.

Voordat u een trigger instelt, maakt u zowel de formulierflow als de opdrachten aan. Voeg de formulierflow toe zonder deze in de stap Activatie te publiceren. Maak daarna de opdrachten aan die uit de antwoorden moeten volgen.

In dit artikel leest u hoe u:

De opdrachten voor een trigger voorbereidt.

Een opdracht aan een formulierantwoord koppelt.

Rekening houdt met herhaald invullen, wijzigingen en verwijderde registraties.

Opdrachttriggers instellen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor en Maatschap

Toepasselijke permissies:

Calamiteitenflows beheren

Formulierflows beheren

Huiselijk geweld flows beheren

Incidentflows beheren

Klachtenflows beheren

Meldingenflows beheren

Een opdrachttrigger bestaat uit een formulierantwoord en de opdracht die na dat antwoord aan de invullende vestiging wordt toegekend.

De opdracht moet zijn aangemaakt voordat u deze als trigger aan een antwoord kunt koppelen. Selecteer bij het aanmaken van de opdracht Specifieke vestigingen als ontvanger, maar selecteer nog geen afzonderlijke vestiging. De vestiging wordt later bepaald door de registratie waarmee de trigger wordt geactiveerd.

De formulierflow en opdrachten voorbereiden

Stappen:

Voeg een nieuwe formulierflow toe.

Publiceer de formulierflow nog niet in de stap Activatie.

Maak de opdracht aan die uit een formulierantwoord moet volgen.

Ga bij het aanmaken van de opdracht naar de stap Ontvangers.

Selecteer Specifieke vestigingen.

Selecteer geen vestiging uit de lijst.

Rond het aanmaken van de opdracht af.

Herhaal deze stappen voor iedere opdracht die u aan een formulierantwoord wilt koppelen.

Een opdracht aan een antwoord koppelen

Nadat de opdrachten zijn aangemaakt, stelt u de triggers in bij het veld met de antwoorden waarop de automatische opvolging moet reageren.

Bij het selecteren van een opdracht zijn de beschikbare opdrachten per opdrachtmodule gegroepeerd. Binnen iedere module worden de bijbehorende opdrachten alfabetisch weergegeven. Zo kunt u een opdracht gemakkelijker terugvinden wanneer meerdere opdrachten beschikbaar zijn.

Alleen opdrachten waarbij bij de ontvangers Specifieke vestigingen is geselecteerd, worden in de keuzelijst getoond. De opdracht hoeft daarbij nog niet aan een afzonderlijke vestiging te zijn gekoppeld.

Wanneer de naam van een opdracht niet volledig in de keuzelijst past, beweegt u met de muis over de naam om deze volledig te bekijken.

Stappen:

Open het formulier binnen de formulierflow.

Ga naar het veld met de antwoordopties waarvoor u een trigger wilt instellen.

Klik bij het veld op het triggerpictogram.

Klik op Trigger toevoegen.

Selecteer het antwoord waarop de trigger moet reageren.

Selecteer de opdracht die na dit antwoord moet worden toegekend.

Voeg voor andere antwoorden eventueel aanvullende triggers toe.

Sla de triggers op.

Rekening houden met herhaald invullen

Een opdrachttrigger kan een opdracht niet opnieuw aan dezelfde vestiging toekennen wanneer die vestiging al als ontvanger aan de opdracht is gekoppeld.

Bij een formulier dat meerdere keren kan worden ingevuld, wordt dezelfde trigger daarom niet opnieuw uitgevoerd als de betreffende vestiging de opdracht al heeft ontvangen.

Gebruik opdrachttriggers vooral bij een formulier dat eenmalig wordt gepland en bij opdrachten waarvan de planning na de invuldatum ligt.

Let op:

Een registratie kan niet meer achteraf worden aangepast nadat de opdrachttrigger is uitgevoerd.

Wanneer u een registratie na het uitvoeren van de trigger verwijdert via Beoordelen, wordt de bijbehorende opdracht niet automatisch bij de vestiging verwijderd.

Verwijder de vestiging in dat geval handmatig uit de ontvangers van de opdracht.

Tips & Best Practices

Maak alle benodigde opdrachten aan voordat u de triggers in het formulier instelt. U kunt een antwoord alleen koppelen aan een opdracht die al bestaat.

Selecteer bij de opdracht Specifieke vestigingen, maar kies nog geen vestiging. Zo kan de trigger de opdracht toekennen aan de vestiging die het formulier invult.

Gebruik een afzonderlijke trigger voor ieder antwoord dat tot een andere opdracht moet leiden.

Gebruik opdrachttriggers bij voorkeur bij een eenmalig gepland formulier wanneer dezelfde opdracht niet meerdere keren aan dezelfde vestiging hoeft te worden toegekend.

Controleer vóór het verwijderen van een registratie of hiermee een opdracht is gestart. Verwijder de vestiging daarna zo nodig handmatig uit de ontvangers van die opdracht.

Veelgestelde vragen

Wat doet een opdrachttrigger?
Een opdrachttrigger kent automatisch een vooraf ingestelde opdracht toe aan de vestiging die in het formulier een gekoppeld antwoord selecteert.

Waarom selecteer ik bij de opdracht nog geen specifieke vestiging?
De trigger bepaalt op basis van de ingediende registratie aan welke vestiging de opdracht wordt toegekend.

Kan ik meerdere antwoorden aan verschillende opdrachten koppelen?
Ja. Voeg per antwoord een trigger toe en selecteer de opdracht die bij dat antwoord hoort.

Kan dezelfde trigger meerdere keren voor dezelfde vestiging worden uitgevoerd?
Niet wanneer de vestiging al aan de gekoppelde opdracht is toegewezen. Dezelfde opdracht wordt dan niet opnieuw aan die vestiging toegekend.

Kan ik een registratie aanpassen nadat de trigger is uitgevoerd?
Nee. Nadat de opdrachttrigger is uitgevoerd, kan de registratie niet meer achteraf worden aangepast.

Wat gebeurt er met de opdracht wanneer ik de registratie verwijder?
De opdracht wordt niet automatisch bij de vestiging verwijderd. Pas de ontvangers van de opdracht handmatig aan om de vestiging te verwijderen.

Gerelateerde artikelen

Formulieren opbouwen die gericht en gebruiksvriendelijk worden ingevuld.

Gerichte e-mailnotificaties versturen bij specifieke antwoorden.

Formulierflows centraal beschikbaar stellen aan vestigingen.

Formulierflows activeren, tijdelijk stoppen en archiveren.

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het voorbereiden van opdrachten of het koppelen van opdrachten aan formulierantwoorden? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.