Formulieren

Tags: Formulierflow, Extern formulier, Externe registratie, Direct verwerken, Bedankttekst

Beschrijving

Met een extern beschikbaar registratieformulier kunnen personen een formulier invullen zonder dat zij in eQuse hoeven in te loggen. eQuse maakt hiervoor een unieke weblink aan. U kunt deze link bijvoorbeeld op een website of intranet plaatsen of via een e-mail delen.

Een ingevuld extern formulier wordt standaard als conceptregistratie opgeslagen. Een medewerker verwerkt de registratie vervolgens in eQuse. U kunt er ook voor kiezen om externe registraties direct te laten verwerken.

Daarnaast kunt u na het verzenden van het formulier een eigen bedankttekst aan de invuller tonen. Zo kunt u uitleggen wat er met de registratie gebeurt of het registratienummer tonen.

In dit artikel leest u hoe u:

Een nieuw of bestaand formulier extern beschikbaar maakt.

De externe registratielink gebruikt.

Externe registraties direct laat verwerken.

Een alternatieve bedankttekst instelt.

Een formulier extern beschikbaar maken

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Calamiteitenflows beheren

Formulierflows beheren

Huiselijk geweld flows beheren

Incidentflows beheren

Klachtenflows beheren

Meldingenflows beheren

Met Registratie formulier extern beschikbaar maakt u een formulier toegankelijk voor personen die niet in eQuse zijn ingelogd. eQuse genereert hiervoor een unieke weblink. Het ingevulde formulier wordt als registratie opgeslagen in de module waarin de formulierflow is aangemaakt.

Een nieuwe formulierflow extern beschikbaar maken

Bij een nieuwe formulierflow activeert u de externe beschikbaarheid tijdens het toevoegen van de flow. De weblink wordt daarna in de stap Extern weergegeven.

Stappen:

Voeg een nieuwe formulierflow toe.

Activeer Registratie formulier extern beschikbaar.

Ga naar de stap Extern.

Kopieer de weergegeven weblink via het klembordpictogram.

Deel de link via het gewenste communicatiekanaal.

Alleen het formulier weergeven

Met Alleen formulier gebruiken toont u het externe formulier zonder de overige opmaak. Gebruik deze weergave wanneer u het formulier bijvoorbeeld in een website wilt insluiten.

Stappen:

Open de instellingen voor de externe registratie.

Activeer Alleen formulier gebruiken.

Sla de instellingen op.

Een bestaande formulierflow extern beschikbaar maken

U kunt een bestaande formulierflow alleen extern beschikbaar maken wanneer nog geen registraties binnen deze flow zijn vastgelegd. Deactiveer de formulierflow eerst, zodat u de instellingen kunt wijzigen.

Let op:

Het extern beschikbaar maken van een bestaande formulierflow is niet meer mogelijk zodra registraties binnen deze flow zijn vastgelegd.

Stappen:

Deactiveer de formulierflow.

Open de formulierflow.

Klik in het zijpaneel bij Instellingen op Wijzigen.

Activeer Registratie formulier extern beschikbaar.

Klik op Opslaan.

Klik bij Externe registratie op Wijzigen.

Klik op Opslaan.

Klap Externe registratie open.

Kopieer de weblink via het klembordpictogram.

Activeer de formulierflow opnieuw.

Externe registraties direct verwerken

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Calamiteitenflows beheren

Formulierflows beheren

Huiselijk geweld flows beheren

Incidentflows beheren

Klachtenflows beheren

Meldingenflows beheren

Externe registraties worden standaard als conceptregistratie opgeslagen. Een medewerker moet de registratie daarna verwerken. Met Registratie direct verwerken slaat u deze tussenstap over.

Na directe verwerking wordt de registratie:

Ter beoordeling verzonden wanneer binnen de formulierflow een beoordeling nodig is.

Direct afgehandeld wanneer geen beoordeling nodig is.

Let op:

Wanneer externe registraties direct worden verwerkt, ontvangt u geen notificatie voor een nieuwe externe registratie. Notificaties voor verzonden of afgehandelde registraties blijven wel mogelijk.

Stappen:

Open de instellingen van de formulierflow.

Ga naar de stap Extern.

Activeer Registratie direct verwerken.

Sla de formulierflow op.

Een alternatieve bedankttekst instellen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Calamiteitenflows beheren

Formulierflows beheren

Huiselijk geweld flows beheren

Incidentflows beheren

Klachtenflows beheren

Meldingenflows beheren

Met een alternatieve bedankttekst bepaalt u welke tekst de invuller ziet nadat het externe formulier is verzonden. U kunt deze tekst gebruiken om de invuller aanvullende informatie te geven.

De alternatieve bedankttekst is alleen beschikbaar wanneer Registratie formulier extern beschikbaar is geactiveerd.

U kunt $registration_number$ in de bedankttekst opnemen. eQuse vervangt deze tekst na verzending automatisch door het registratienummer van de ingediende registratie.

Een bedankttekst aan een nieuwe formulierflow toevoegen

Stappen:

Voeg een nieuwe formulierflow toe.

Activeer Registratie formulier extern beschikbaar.

Ga naar de stap Extern.

Activeer Alternatieve bedankt tekst gebruiken.

Voer de tekst in die na verzending moet worden getoond.

Rond het toevoegen van de formulierflow af.

De bedankttekst van een bestaande formulierflow wijzigen

Stappen:

Open de instellingen voor de externe registratie.

Activeer Alternatieve bedankt tekst gebruiken.

Voer de tekst in die na verzending moet worden getoond.

Klik op Opslaan.

Tips & Best Practices

Activeer Alleen formulier gebruiken wanneer u het externe formulier zonder de overige opmaak in een website wilt insluiten.

Controleer vóór het extern beschikbaar maken van een bestaande formulierflow of nog geen registraties zijn vastgelegd. Na de eerste registratie kan deze instelling niet meer worden geactiveerd.

Activeer Registratie direct verwerken alleen wanneer een medewerker externe registraties niet eerst als concept hoeft te controleren.

Houd bij directe verwerking rekening met het vervallen van de notificatie voor een nieuwe externe registratie.

Neem $registration_number$ in de bedankttekst op wanneer de invuller het registratienummer na verzending moet kunnen bewaren.

Veelgestelde vragen

Moet een externe invuller een eQuse-account hebben?
Nee. Een extern beschikbaar formulier kan zonder inloggen in eQuse worden ingevuld.

Waar vind ik de externe registratielink?
Bij een nieuwe formulierflow staat de weblink in de stap Extern. Bij een bestaande formulierflow vindt u de link door Externe registratie in het zijpaneel open te klappen.

Kan ik een bestaande formulierflow extern beschikbaar maken?
Ja, maar alleen wanneer nog geen registraties binnen de formulierflow zijn vastgelegd.

Wat gebeurt er standaard met een extern ingediend formulier?
De registratie wordt als conceptregistratie opgeslagen en moet daarna door een medewerker worden verwerkt.

Wat gebeurt er wanneer ik Registratie direct verwerken activeer?
De registratie wordt direct ter beoordeling verzonden of direct afgehandeld, afhankelijk van de inrichting van de formulierflow.

Ontvang ik een notificatie voor een direct verwerkte externe registratie?
U ontvangt geen notificatie voor een nieuwe externe registratie. Notificaties voor verzonden of afgehandelde registraties blijven wel mogelijk.

Kan ik het registratienummer in de bedankttekst tonen?
Ja. Voeg $registration_number$ aan de bedankttekst toe. eQuse vervangt dit na verzending door het daadwerkelijke registratienummer.

Gerelateerde artikelen

De juiste betrokkenen informeren over registraties.

Formulierflows centraal beschikbaar stellen aan vestigingen.

Formulierflows afstemmen op uw beoordelingsproces.

Formulierflows activeren, tijdelijk stoppen en archiveren.

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het extern beschikbaar maken van formulieren, het direct verwerken van externe registraties of het instellen van een bedankttekst? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.