Formulieren

Tags: Berichtgeving, E-mailnotificaties, Formulierflow, Condities, Automatisering

Beschrijving

Niet iedere registratie vraagt om dezelfde opvolging. Met Notificaties versturen op basis van condities bepaalt u welke aanvullende personen een e-mailnotificatie ontvangen wanneer de antwoorden in een formulier aan ingestelde voorwaarden voldoen.

U kunt interne medewerkers en externe e-mailadressen als ontvanger toevoegen. Hierdoor hoeft een registratie niet handmatig te worden doorgestuurd wanneer een specifieke situatie onder de aandacht van een leidinggevende, kwaliteitsmedewerker of externe contactpersoon moet komen.

In dit artikel leest u hoe u:

Een notificatieregel aan een e-mailmoment toevoegt.

Voorwaarden op basis van formulierantwoorden instelt.

Interne en externe ontvangers selecteert.

Meerdere voorwaarden en notificatieregels gebruikt.

E-mailregels instellen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Voor het opstellen van e-mailregels heeft u één van de volgende permissies nodig:

Calamiteitenflows beheren

Formulierflows beheren

Huiselijk geweld flows beheren

Incidentflows beheren

Klachtenflows beheren

Meldingenflows beheren

Voor het openen van een registratie vanuit een notificatie bij Verzonden, Direct afgehandeld, Direct verwerkte externe registratie of Afgehandeld heeft u de toepasselijke beoordelingspermissie nodig:

Calamiteiten beoordelen

Geregistreerde formulieren beoordelen

Huiselijk geweld beoordelen

Incidenten beoordelen

Klachten beoordelen

Meldingen beoordelen

Voor het openen van een registratie vanuit een notificatie bij Nieuwe externe registratie, wanneer de registratie niet direct wordt verwerkt, heeft u per module de bijbehorende combinatie van permissies nodig:

Calamiteiten registreren en Externe calamiteiten verwerken

Formulieren registreren en Externe formulieren verwerken

Huiselijk geweld registreren en Externe huiselijk geweld registraties verwerken

Incidenten registreren en Externe incidenten verwerken

Klachten registreren en Externe klachten verwerken

Meldingen registreren en Externe meldingen verwerken

De benodigde permissie om een registratie te openen, hangt af van de module en het e-mailmoment waarop de notificatie wordt verstuurd.

Met een e-mailregel stelt u per e-mailmoment in welke aanvullende ontvangers een notificatie krijgen. De notificatie wordt alleen verstuurd wanneer de registratie aan de voorwaarden van de regel voldoet.

Stappen:

Ga naar Formulieren > Beheren > Overzicht.

Maak een nieuwe formulierflow aan of open een bestaande formulierflow.

Open de berichtgevingsinstellingen van het gewenste e-mailmoment.

Klik op Notificaties versturen op basis van condities.

Klik op Notificatieregel toevoegen.

Geef de notificatieregel een naam waaraan u de ontvanger en het doel kunt herkennen.

Selecteer de interne medewerkers die de aanvullende notificatie moeten ontvangen.

Voeg eventueel één of meerdere externe e-mailadressen toe.

Stel de voorwaarden in op basis van de antwoorden die in het formulier zijn gegeven.

Sla de notificatieregel op.

Voeg een nieuwe notificatieregel toe wanneer u een andere situatie of andere ontvangers wilt instellen.

Voorwaarden combineren

Een notificatieregel kan uit meerdere voorwaarden bestaan. De aanvullende notificatie kan daardoor worden gekoppeld aan een specifieke combinatie van antwoorden.

Gebruik één regel voor één herkenbare situatie. Maak een afzonderlijke notificatieregel wanneer een andere combinatie van antwoorden tot andere ontvangers moet leiden.

Interne en externe ontvangers instellen

U kunt per notificatieregel één of meerdere medewerkers selecteren en externe e-mailadressen toevoegen.

Wanneer u een medewerker selecteert, gebruikt eQuse het e-mailadres uit het profiel van die medewerker. Wanneer dat e-mailadres in het profiel wordt gewijzigd, hoeft u de notificatieregel niet aan te passen.

Een extern e-mailadres wordt rechtstreeks in de notificatieregel vastgelegd. Wijzigingen aan dit adres moet u daarom ook in de notificatieregel verwerken.

E-mailregels toepassen binnen het werkproces

E-mailregels kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om:

Een leidinggevende te informeren wanneer een registratie een hoge urgentie heeft.

Een kwaliteitsmedewerker te informeren wanneer een specifieke categorie is geselecteerd.

Een externe contactpersoon te informeren wanneer de antwoorden in de registratie daartoe aanleiding geven.

De ontvangers worden automatisch geïnformeerd zodra de registratie aan de ingestelde voorwaarden voldoet.

Tips & Best Practices

Neem in de naam van iedere notificatieregel zowel de ontvanger als het doel op, bijvoorbeeld Support – Contact opnemen na enquête.

Gebruik één notificatieregel voor één specifieke situatie. Hierdoor blijft herkenbaar welke voorwaarden en ontvangers bij elkaar horen.

Maak afzonderlijke notificatieregels wanneer verschillende antwoorden tot verschillende ontvangers moeten leiden.

Selecteer een medewerker als ontvanger wanneer de notificatie naar het e-mailadres uit het medewerkersprofiel moet worden verstuurd.

Gebruik een extern e-mailadres alleen wanneer de ontvanger niet als medewerker in eQuse wordt geselecteerd.

Dien na het instellen van een notificatieregel een proefregistratie in en controleer of de bedoelde ontvangers de notificatie ontvangen.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere notificatieregels aan hetzelfde e-mailmoment toevoegen?
Ja. Iedere notificatieregel kan eigen voorwaarden en aanvullende ontvangers bevatten.

Kan een notificatieregel uit meerdere voorwaarden bestaan?
Ja. U kunt meerdere voorwaarden combineren, zodat de notificatie alleen wordt verstuurd bij een specifieke combinatie van antwoorden.

Kan ik interne en externe ontvangers in dezelfde notificatieregel opnemen?
Ja. U kunt één of meerdere medewerkers selecteren en daarnaast één of meerdere externe e-mailadressen invoeren.

Wat is het verschil tussen een medewerker en een extern e-mailadres als ontvanger?
Bij een geselecteerde medewerker gebruikt eQuse het e-mailadres uit het medewerkersprofiel. Een extern e-mailadres beheert u rechtstreeks in de notificatieregel.

Moet ik een notificatieregel wijzigen wanneer het e-mailadres van een medewerker verandert?
Nee. Wanneer de medewerker als interne ontvanger is geselecteerd, gebruikt de notificatie het actuele e-mailadres uit het medewerkersprofiel.

Waarom kan een ontvanger de registratie niet vanuit de notificatie openen?
Controleer of de ontvanger beschikt over de permissies die gelden voor de betreffende module en het e-mailmoment. De permissies voor het openen van een nieuwe externe registratie verschillen van de permissies voor verzonden, direct verwerkte en afgehandelde registraties.

Gerelateerde artikelen

De juiste betrokkenen informeren over registraties.

Actuele keuzes in formulieren beheren met gegevensbronnen.

Automatisch opvolgopdrachten starten vanuit formulierantwoorden.

Externe registraties toegankelijk en zorgvuldig verwerken.

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het instellen van voorwaarden, ontvangers of e-mailmomenten? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.