Formulieren
Formulierflows centraal beschikbaar stellen aan vestigingen
Tags: Formulierflow, Vestigingen, Beschikbaar stellen, Beoordelen, Externe registratie
Beschrijving
Met Beschikbaar maken stelt u een formulierflow vanuit het hoofdkantoor beschikbaar aan geselecteerde vestigingen of vestigingsgroepen. De vestigingen kunnen vervolgens registratie- en beoordelingsformulieren gebruiken om informatie vast te leggen. Het hoofdkantoor kan de vastgelegde informatie centraal analyseren.
Een beschikbaar gestelde formulierflow kan vanuit de geselecteerde vestigingen en vanuit het hoofdkantoor worden ingevuld. U kunt daarnaast instellen dat de vestiging waar een registratie is gedaan, de registratie ook beoordeelt.
Wanneer een beschikbaar gestelde formulierflow ook extern toegankelijk is, beheert u de externe registratielink vanuit het overzicht Beschikbaargesteld van de betreffende module.
In dit artikel leest u hoe u:
Een formulierflow beschikbaar stelt aan vestigingen.
De beoordeling laat uitvoeren door de vestiging waar de registratie is gedaan.
De externe registratielink van een beschikbaar gestelde formulierflow beheert.
Een formulierflow beschikbaar stellen aan vestigingen
Beschikbaar voor:
Hoofdkantoor en Maatschap
Toepasselijke permissies:
Calamiteitenflows beheren
Formulierflows beheren
Huiselijk geweld flows beheren
Incidentflows beheren
Klachtenflows beheren
Meldingenflows beheren
U kunt een formulierflow beschikbaar stellen vanuit de modules Calamiteiten, Formulieren, Incidenten, Huiselijk geweld, Klachten en Meldingen.
Bij het beschikbaar stellen kiest u welke vestigingen de formulierflow kunnen gebruiken. U kunt afzonderlijke vestigingen selecteren of gebruikmaken van vestigingsgroepen.
Stappen:
Voeg een formulierflow toe in de gewenste formulierenmodule.
Ga naar de stap Instellingen.
Activeer Beschikbaar maken.
Selecteer bij de ontvangers Vestigingsgroepen of Vestigingen.
Selecteer de vestigingsgroepen of vestigingen waarvoor de formulierflow beschikbaar moet zijn.
Een beschikbaar gestelde formulierflow kan zowel vanuit de geselecteerde vestigingen als vanuit het hoofdkantoor worden ingevuld.
De beschikbaarheid achteraf wijzigen
U kunt de beschikbaarheid voor specifieke vestigingen achteraf aanpassen. Deactiveer een actieve formulierflow tijdelijk voordat u de geselecteerde vestigingen of vestigingsgroepen wijzigt.
De beoordeling door de registrerende vestiging laten uitvoeren
Beschikbaar voor:
Hoofdkantoor en Maatschap
Toepasselijke permissies:
Calamiteitenflows beheren
Formulierflows beheren
Huiselijk geweld flows beheren
Incidentflows beheren
Klachtenflows beheren
Meldingenflows beheren
Standaard kan de beoordeling van een centraal beschikbaar gestelde formulierflow bij het hoofdkantoor plaatsvinden. U kunt er ook voor kiezen om de beoordeling te laten uitvoeren door de vestiging waar de registratie is gedaan.
Hiermee blijven het registreren en beoordelen van de informatie binnen dezelfde vestiging.
Let op:
De instelling voor beoordeling door de registrerende vestiging is alleen beschikbaar wanneer:
Beschikbaar maken is geactiveerd.
Afhandelen zonder beoordeling niet is geactiveerd.
U kunt deze instelling alleen wijzigen zolang nog geen registraties binnen de formulierflow zijn vastgelegd.
Stappen:
Open de stap Instellingen van de formulierflow.
Activeer Beschikbaar maken.
Controleer of Afhandelen zonder beoordeling is uitgeschakeld.
Activeer Beoordeling vindt plaats in de vestiging waar registratie wordt gedaan.
De externe registratielink beheren
Beschikbaar voor:
Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging
Toepasselijke permissies:
Calamiteitenflows beheren
Formulierflows beheren
Huiselijk geweld flows beheren
Incidentflows beheren
Klachtenflows beheren
Meldingenflows beheren
Wanneer een beschikbaar gestelde formulierflow ook extern toegankelijk is, vindt u de externe registratielink in het overzicht Beschikbaargesteld van de module waarin de formulierflow beschikbaar is gemaakt.
Gebruik deze link om het registratieformulier buiten eQuse beschikbaar te stellen. De algemene inrichting van externe formulieren wordt afzonderlijk beschreven in het artikel Externe registraties toegankelijk en zorgvuldig verwerken.
Stappen:
Open de module waarin de formulierflow beschikbaar is gemaakt, bijvoorbeeld Klachten.
Ga naar Beheren > Beschikbaargesteld.
Open de formulierflow waarvan u de externe registratielink wilt bekijken.
Klap in het zijpaneel Externe registratie open.
Klik op Wijzigen wanneer nog geen link is aangemaakt.
Sla de instellingen op.
Open Externe registratie opnieuw.
Kopieer de externe registratielink.
Let op:
Kopieer de externe registratielink pas nadat u de wijzigingen heeft opgeslagen. De link kan tijdens het opslaan veranderen.
Tips & Best Practices
Selecteer alleen de vestigingen of vestigingsgroepen die de formulierflow daadwerkelijk moeten gebruiken. Zo is de flow niet zichtbaar voor vestigingen waarvoor deze niet bedoeld is.
Deactiveer een actieve formulierflow tijdelijk voordat u de geselecteerde vestigingen of vestigingsgroepen wijzigt.
Activeer Beoordeling vindt plaats in de vestiging waar registratie wordt gedaan alleen wanneer de registrerende vestiging ook verantwoordelijk is voor de beoordeling.
Controleer vóór de eerste registratie of de beoordeling door het hoofdkantoor of door de registrerende vestiging moet worden uitgevoerd. Na de eerste registratie kan deze instelling niet meer worden gewijzigd.
Sla de instellingen voor Externe registratie op voordat u de link kopieert. Zo deelt u de definitieve link.
Veelgestelde vragen
Kan een beschikbaar gestelde formulierflow ook door het hoofdkantoor worden ingevuld?
Ja. Een formulierflow die beschikbaar is gesteld aan vestigingen, kan zowel vanuit de geselecteerde vestigingen als vanuit het hoofdkantoor worden ingevuld.
Kan ik de geselecteerde vestigingen achteraf wijzigen?
Ja. Deactiveer een actieve formulierflow tijdelijk en pas daarna de geselecteerde vestigingen of vestigingsgroepen aan.
Wanneer kan de registrerende vestiging de beoordeling uitvoeren?
Dit kan wanneer Beschikbaar maken is geactiveerd en Afhandelen zonder beoordeling is uitgeschakeld.
Kan ik de locatie van de beoordeling achteraf wijzigen?
U kunt deze instelling alleen wijzigen zolang nog geen registraties binnen de formulierflow zijn vastgelegd.
Waar vind ik de externe registratielink van een beschikbaar gestelde formulierflow?
Open de betreffende module en ga naar Beheren > Beschikbaargesteld. Open de formulierflow en klap in het zijpaneel Externe registratie open.
Waarom moet ik de instellingen opslaan voordat ik de link kopieer?
De externe registratielink kan tijdens het opslaan veranderen. Kopieer daarom pas daarna de definitieve link.
Gerelateerde artikelen
De juiste betrokkenen informeren over registraties.
Externe registraties toegankelijk en zorgvuldig verwerken.
Formulierflows afstemmen op uw beoordelingsproces.
Formulierflows activeren, tijdelijk stoppen en archiveren.
Hulp nodig?
Heeft u vragen over het beschikbaar stellen van een formulierflow, de locatie van de beoordeling of de externe registratielink? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.