Formulieren

Tags: Formulierflow, Berichtgeving, E-mailnotificaties, Registraties, Geselecteerde medewerkers

Beschrijving

Met de berichtgevingsinstellingen van een formulierflow bepaalt u wie een e-mailnotificatie ontvangt wanneer een registratie wordt verzonden of afgehandeld.

U kunt notificaties versturen naar vaste e-mailadressen en naar medewerkers die tijdens het registreren of beoordelen in het formulier zijn geselecteerd. Daarnaast kunt u bepalen welke informatie in de notificatie-e-mail wordt getoond.

Voor formulierflows die door een hoofdkantoor beschikbaar zijn gesteld, wijzigt u de berichtgevingsinstellingen vanuit het overzicht met beschikbaar gestelde formulierflows.

In dit artikel leest u hoe u:

Notificaties voor verzonden en afgehandelde registraties instelt.

Geselecteerde medewerkers automatisch informeert.

De berichtgeving van een beschikbaar gestelde formulierflow wijzigt.

Notificaties voor verzonden en afgehandelde registraties instellen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Calamiteitenflows beheren

Formulierflows beheren

Huiselijk geweld flows beheren

Incidentflows beheren

Klachtenflows beheren

Meldingenflows beheren

U kunt instellen dat eQuse een notificatie verstuurt wanneer een registratie wordt verzonden of wanneer een registratie is afgehandeld.

Als ontvanger kunt u één of meerdere vaste e-mailadressen invoeren. U kunt daarnaast bepalen of de notificatie-e-mail alleen het kenmerkveld of het volledig ingevulde formulier toont.

Berichtgeving instellen bij een nieuwe formulierflow

Stappen:

Voeg een nieuwe formulierflow toe.

Ga naar de stap Berichtgeving.

Stel in of een notificatie moet worden verstuurd bij een verzonden registratie, een afgehandelde registratie of beide momenten.

Activeer Notificatie sturen naar specifieke e-mailadressen wanneer vaste ontvangers een notificatie moeten krijgen.

Voer één of meerdere e-mailadressen in.

Kies bij Inhoud in e-mails of alleen het kenmerkveld of het volledig ingevulde formulier wordt getoond.

Klik op Volgende om de instellingen op te slaan en door te gaan.

Berichtgeving wijzigen bij een bestaande formulierflow

Stappen:

Ga naar Formulieren > Beheren > Overzicht.

Open de formulierflow waarvan u de berichtgeving wilt wijzigen.

Klik in het zijpaneel bij Berichtgeving op Wijzigen.

Activeer Verzonden registratie.

Bepaal wie de notificatie moet ontvangen.

Voeg eventueel één of meerdere vaste e-mailadressen toe.

Klik onderaan het formulier op Opslaan.

Geselecteerde medewerkers automatisch informeren

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Calamiteitenflows beheren

Formulierflows beheren

Huiselijk geweld flows beheren

Incidentflows beheren

Klachtenflows beheren

Meldingenflows beheren

U kunt automatisch een e-mailnotificatie versturen naar medewerkers die tijdens het invullen van een formulier worden geselecteerd.

Hiervoor moet het formulier een veld van het type Gegevensbron bevatten waarvoor Medewerkers als gegevensbron is ingesteld. Medewerkers die via een ander veldtype worden ingevoerd, ontvangen via deze instelling geen automatische notificatie.

U kunt medewerkers op twee momenten informeren:

Bij een verzonden registratie ontvangen medewerkers die in het registratieformulier zijn geselecteerd een notificatie nadat de registratie is verzonden of direct zonder beoordeling is afgehandeld.

Bij een afgehandelde registratie ontvangen medewerkers die tijdens het beoordelen zijn geselecteerd een notificatie nadat de beoordeling is afgehandeld.

Stappen:

Voeg aan het registratieformulier of beoordelingsformulier een veld van het type Gegevensbron toe.

Selecteer Medewerkers als gegevensbron.

Open de berichtgevingsinstellingen van de formulierflow.

Activeer Gekozen medewerkers in registratieformulier e-mailen? bij het gewenste notificatiemoment.

Sla de berichtgevingsinstellingen op.

Berichtgeving van een beschikbaar gestelde formulierflow wijzigen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Calamiteitenflows beheren

Formulierflows beheren

Huiselijk geweld flows beheren

Incidentflows beheren

Klachtenflows beheren

Meldingenflows beheren

Een formulierflow die door een hoofdkantoor beschikbaar is gesteld, beheert u vanuit de module waarin de flow beschikbaar is gemaakt. U wijzigt de berichtgeving daarom niet vanuit Formulieren > Beheren > Overzicht, maar vanuit het overzicht Beschikbaargesteld van de betreffende module.

Stappen:

Open de module waarin de formulierflow beschikbaar is gesteld, bijvoorbeeld Klachten.

Ga naar Beheren > Beschikbaargesteld.

Open de formulierflow waarvan u de berichtgevingsinstellingen wilt wijzigen.

Klap in het zijpaneel de instellingen bij Berichtgeving open.

Wijzig de benodigde berichtgevingsinstellingen.

Tips & Best Practices

Voeg vaste e-mailadressen toe wanneer dezelfde personen bij iedere verzonden of afgehandelde registratie een notificatie moeten ontvangen.

Gebruik Gekozen medewerkers in registratieformulier e-mailen? wanneer de ontvangers per registratie verschillen en in het formulier worden geselecteerd.

Gebruik voor geselecteerde medewerkers uitsluitend een veld van het type Gegevensbron met Medewerkers als gegevensbron. Anders kan eQuse de geselecteerde medewerkers niet via deze instelling informeren.

Kies bij Inhoud in e-mails voor alleen het kenmerkveld wanneer ontvangers de registratie in eQuse moeten openen om de overige informatie te bekijken.

Kies voor het volledig ingevulde formulier wanneer de volledige geregistreerde inhoud in de notificatie-e-mail moet worden opgenomen.

Wijzig de berichtgeving van een beschikbaar gestelde formulierflow vanuit Beheren > Beschikbaargesteld binnen de module waarin de flow beschikbaar is gemaakt.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere vaste e-mailadressen als ontvanger instellen?
Ja. Met Notificatie sturen naar specifieke e-mailadressen kunt u één of meerdere e-mailadressen invoeren.

Welke informatie kan in de notificatie-e-mail worden getoond?
U kunt alleen het kenmerkveld of het volledig ingevulde formulier in de notificatie-e-mail tonen.

Wanneer ontvangen medewerkers die in het registratieformulier zijn geselecteerd een notificatie?
Zij ontvangen een notificatie nadat de registratie is verzonden of direct zonder beoordeling is afgehandeld.

Wanneer ontvangen medewerkers die tijdens de beoordeling zijn geselecteerd een notificatie?
Zij ontvangen een notificatie nadat de beoordeling is afgehandeld.

Waarom ontvangt een geselecteerde medewerker geen automatische notificatie?
Controleer of de medewerker is geselecteerd via een veld van het type Gegevensbron met Medewerkers als gegevensbron en of Gekozen medewerkers in registratieformulier e-mailen? is geactiveerd.

Waar wijzig ik de berichtgeving van een beschikbaar gestelde formulierflow?
Open de module waarin de formulierflow beschikbaar is gesteld en ga naar Beheren > Beschikbaargesteld.

Gerelateerde artikelen

Gerichte e-mailnotificaties versturen bij specifieke antwoorden.

Formulierflows centraal beschikbaar stellen aan vestigingen.

Externe registraties toegankelijk en zorgvuldig verwerken.

Formulierflows afstemmen op uw beoordelingsproces.

Hulp nodig?

Heeft u vragen over notificatiemomenten, ontvangers of de inhoud van notificatie-e-mails? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.