Formulieren

Tags: Formulierflow, Activeren, Deactiveren, Archiveren, Formulierbeheer

Beschrijving

Met de activatie- en archiveringsmogelijkheden bepaalt u of een formulierflow beschikbaar is voor nieuwe registraties en in welk overzicht de flow wordt weergegeven.

Een formulierflow is pas zichtbaar voor andere medewerkers wanneer deze actief is. U kunt een actieve formulierflow tijdelijk deactiveren wanneer er tijdelijk niet meer op geregistreerd mag worden. Een formulierflow die niet meer in het reguliere overzicht nodig is, kunt u archiveren.

Een gearchiveerde formulierflow blijft beschikbaar voor analyse. Reeds gestarte registraties kunnen nog worden afgerond, maar gebruikers kunnen geen nieuwe registraties meer starten.

In dit artikel leest u hoe u:

Een formulierflow nog niet zichtbaar maakt voor andere medewerkers.

Een formulierflow tijdelijk deactiveert en opnieuw activeert.

Een formulierflow archiveert.

Gearchiveerde formulierflows weergeeft.

Een formulierflow dearchiveert en opnieuw activeert.

Zichtbaarheid en activatie beheren

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Calamiteitenflows beheren

Formulierflows beheren

Huiselijk geweld flows beheren

Incidentflows beheren

Klachtenflows beheren

Meldingenflows beheren

De activatiestatus bepaalt of andere medewerkers de formulierflow kunnen gebruiken. Een formulierflow is pas zichtbaar voor andere medewerkers nadat deze is geactiveerd. Hierdoor kunt u een nieuwe flow eerst toevoegen en inrichten voordat deze beschikbaar wordt gemaakt.

Een formulierflow tijdelijk deactiveren

Met deactiveren stopt u tijdelijk de mogelijkheid om nieuwe registraties binnen de formulierflow te starten. U kunt de formulierflow later opnieuw activeren.

U kunt een formulierflow deactiveren vanuit de beheeromgeving van de module waarin deze is toegevoegd. Dit kan binnen Formulieren, Klachten, Meldingen, Incidenten, Huiselijk geweld of Calamiteiten.

Stappen:

Open de beheeromgeving van de module waarin de formulierflow is toegevoegd.

Selecteer de formulierflow via het selectievakje of het tandwielpictogram.

Klik op Deactiveren.

Na het deactiveren kunnen gebruikers geen nieuwe registraties meer starten binnen de formulierflow. Bij een formulierflow met een planning worden de afgehandelde registraties na deactivering verborgen in de kalender.

Een formulierflow opnieuw activeren

Activeer de formulierflow opnieuw wanneer gebruikers weer nieuwe registraties moeten kunnen starten. Het activeren verloopt op dezelfde manier als het deactiveren.

Stappen:

Open de beheeromgeving van de module waarin de formulierflow is toegevoegd.

Selecteer de formulierflow via het selectievakje of het tandwielpictogram.

Klik op Activeren.

Een formulierflow archiveren en herstellen

Beschikbaar voor:

Hoofdkantoor, Maatschap en Vestiging

Toepasselijke permissies:

Calamiteitenflows beheren

Formulierflows beheren

Huiselijk geweld flows beheren

Incidentflows beheren

Klachtenflows beheren

Meldingenflows beheren

Met archiveren verwijdert u een formulierflow uit het reguliere formulierenoverzicht. De formulierflow wordt hierbij ook automatisch gedeactiveerd.

Na het archiveren gelden de volgende gevolgen:

Gebruikers kunnen geen nieuwe registraties starten.

Reeds gestarte registraties kunnen nog worden afgerond.

Geplande registraties worden verborgen in de kalender.

De registraties binnen de formulierflow blijven beschikbaar voor analyse.

Een formulierflow archiveren

Stappen:

Ga naar Formulieren > Beheren > Formulieren.

Selecteer de formulierflow via het selectievakje.

Klik bovenaan de lijstweergave op Archiveren.

De formulierflow verdwijnt daarna uit het reguliere overzicht.

Let op:

Door het archiveren wordt de formulierflow ook gedeactiveerd. Wanneer u de flow later dearchiveert, moet u deze afzonderlijk opnieuw activeren voordat gebruikers nieuwe registraties kunnen starten.

Gearchiveerde formulierflows weergeven

Gearchiveerde formulierflows worden standaard niet in het reguliere formulierenoverzicht getoond. U maakt deze zichtbaar met Gearchiveerde items tonen.

Stappen:

Ga naar Formulieren > Beheren > Formulieren.

Activeer rechtsboven Gearchiveerde items tonen.

Een formulierflow dearchiveren

Met dearchiveren plaatst u een gearchiveerde formulierflow terug in het reguliere formulierenoverzicht.

Stappen:

Ga naar Formulieren > Beheren > Formulieren.

Activeer Gearchiveerde items tonen.

Selecteer de formulierflow via het selectievakje.

Klik bovenaan de lijstweergave op Dearchiveren.

De formulierflow staat daarna niet meer tussen de gearchiveerde formulierflows. Omdat archiveren de flow ook deactiveert, moet u de formulierflow opnieuw activeren voordat gebruikers nieuwe registraties kunnen starten.

Tips & Best Practices

Deactiveer een formulierflow wanneer u nieuwe registraties tijdelijk wilt stoppen, maar de flow later opnieuw wilt gebruiken.

Archiveer een formulierflow wanneer deze niet meer in het reguliere formulierenoverzicht hoeft te staan, maar de registraties beschikbaar moeten blijven voor analyse.

Controleer vóór het archiveren of er nog gestarte registraties openstaan. Deze registraties kunnen na het archiveren nog worden afgerond.

Activeer een gedearchiveerde formulierflow opnieuw wanneer gebruikers weer nieuwe registraties moeten kunnen starten.

Houd er bij geplande formulierflows rekening mee dat geplande registraties na archivering niet meer in de kalender worden weergegeven.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen deactiveren en archiveren?
Bij deactiveren stopt u tijdelijk nieuwe registraties. Bij archiveren verdwijnt de formulierflow daarnaast uit het reguliere formulierenoverzicht en wordt deze automatisch gedeactiveerd.

Kunnen gebruikers een inactieve formulierflow zien?
Een formulierflow is alleen zichtbaar voor andere medewerkers wanneer deze actief is.

Kunnen reeds gestarte registraties na het archiveren worden afgerond?
Ja. Gebruikers kunnen reeds gestarte registraties nog afronden, maar geen nieuwe registraties meer starten.

Kan ik registraties uit een gearchiveerde formulierflow blijven analyseren?
Ja. Analyse van een gearchiveerde formulierflow blijft mogelijk.

Waar vind ik gearchiveerde formulierflows?
Ga naar Formulieren > Beheren > Formulieren en activeer Gearchiveerde items tonen.

Waarom kunnen gebruikers na het dearchiveren nog niet registreren?
Archiveren deactiveert de formulierflow. Na het dearchiveren moet u de flow daarom afzonderlijk opnieuw activeren.

Gerelateerde artikelen

Formulierflows afstemmen op uw beoordelingsproces.

Formulierflows centraal beschikbaar stellen aan vestigingen.

Externe registraties toegankelijk en zorgvuldig verwerken.

De juiste betrokkenen informeren over registraties.

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het activeren, deactiveren, archiveren of herstellen van een formulierflow? Neem dan contact op met onze helpdesk via support@equse.nl. Wij helpen u graag verder.